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PR-Kolumne

So wird die nächste Veranstaltung ein Erfolg

Zeitplanung

Beginnen Sie möglichst früh mit den Planungen und versuchen Sie so genau wie möglich einzuschätzen, wie viel Zeit für welche Aufgaben benötigt wird. Alleine die Einladungen müssen zunächst entworfen, dann gedruckt und schließlich an alle Gäste verschickt werden. Und zwar möglichst sechs Wochen vor dem Termin – damit nicht ein Großteil der Gäste bereits andere Pläne hat.

Das Budget

Das kennen Sie wahrscheinlich bereits von größeren privaten Veranstaltungen wie Hochzeiten oder runden Geburtstagen: Meist sind die Kosten am Ende doch höher, als man erwartet hatte. Das hat in der Regel zwei Gründe: Viele Kleinigkeiten, die vorher nicht beachtet wurden, können sich ganz schön summieren. Und: Oft stellt man erst im Nachhinein fest, dass die eine oder andere Leistung woanders erheblich günstiger angeboten wird.

Machen Sie vorab am besten eine umfassende Liste, die alle für die Veranstaltung nötigen Posten aufführt und vergessen Sie kein Detail. Verteilen Sie Prioritäten und beginnen Sie, zunächst für die wichtigsten Posten Kostenvoranschläge einzuholen. Sind die abgedeckt, finanzieren Sie mit dem restlichen Geld die Extras. Lassen Sie jedoch immer 5-10% Spielraum für Unvorhergesehenes.

Einladungen

Je nachdem, wen Sie einladen möchten, kann dies via Telefon, Post und E-Mail, aber auch über Plakate, Anzeigen und Aushänge geschehen. Etwa vier bis sechs Wochen vor der Veranstaltung ist dafür der richtige Termin. Informieren Sie über die Art der Veranstaltung, den genauen Ort, das Programm, den Beginn und die Dauer. Gegebenenfalls ist eine Anfahrtsbeschreibung sinnvoll sowie eine Rückantwortmöglichkeit.

Umgang mit der Presse

Pressevertreter sind keine „normalen“ Gäste und erwarten eine entsprechende Ansprache und Betreuung. Das beginnt bereits bei der Einladung. Zunächst ist es wichtig, in den einzelnen Redaktionen den jeweils zuständigen Ansprechpartner zu ermitteln und persönlich anzusprechen. Ein kurzer Telefonanruf mit anschließendem Zusenden der Einladung empfiehlt sich gerade bei Veranstaltungen von lokalem Interesse. Neben der regulären Einladung sollten Sie unbedingt einen Ablaufplan und eine Anfahrtsskizze beifügen. Nennen Sie auch Zeiten oder separate Pressetermine, in denen Sie für Interviews, Fotos oder Führungen zur Verfügung stehen.

Während der Veranstaltung sollte nur ein fester Ansprechpartner für die Presse zuständig sein. Gerade bei Firmenjubiläen oder Vernissagen sind zudem schriftliche Informationen (über den Künstler, über die Firmengeschichte, etc.) sinnvoll, die den Journalisten ausgehändigt werden können.

Auch hier gilt: Professionelle Unterstützung ist sinnvoll. Sei es, um die relevanten Journalisten überhaupt zu recherchieren und anzusprechen, um professionelles Material zu erstellen oder eine reibungslose Betreuung zu gewährleisten. PR-Agenturen und –Berater sind die richtigen Ansprechpartner.

(Katrin van Herck)


 


 

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