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Buchhaltung: Umfassende Änderungen geplant

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat einen Entwurf für die neuen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vorgelegt.

Ziel des GoBD ist es, ein computergestütztes Buchungsverfahren flächendeckend einzuführen und dabei alle Unternehmen gleichzu behandeln. So gelten die neuen Regelungen dann sowohl für Großkonzerne, aber auch für GmbH´s, UG´s, GbR´s und alle Einzelunternehmen.

So werden zum Beispiel für Bareinnahmen, die sofort bezahlt werden, detaillierte Aufzeichnungen zu den Inhalten des Geschäftes sowie den Namen des Geschäftspartners gefordert. Das neue Verfahren, welches Unternehmen anwenden müssen, muss nachvollziehbare Geschäftsvorfälle beinhalten. Zusätzlich muss gegenüber dem Finanzamt ein verantwortlicher Ansprechpartner benannt werden.

Ganz wichtig: Jeder Geschäftsvorfall ist demanch urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen.

Hierzu drei Beispiele:

  1. Bei Ihnen bestellt ein Kunde eine Ware. Diese Bestellung erhält eine Vorgangs-ID und wird gespeichert. Darüber hinaus gehört in die Buchhaltung neben der Bestellung, die Auftragsbestätigung, der Lieferschein und die Rechnung. Bitte unbedingt auch die Dokumenten-ID speichern.
  2. Sie buchen einen Mietwagen über das Internet. Sowohl die Mail, als auch alle Mitteilungen bis zur Rechnung/Rückgabe müssen in die Buchhaltung.
  3. Sie erhalten telefonisch einen Auftrag. Dafür muss zukünftig ein Eigenbeleg (z.B. Telefonnotiz) erstellt werden. Dieser muss zusammen mit dem gesamten Schriftverkehr (z.B. Verträge, Emails, ect.) unter einer Dokumenten-ID abgespeichert werden und gehört ebenfalls mit in die Buchhaltung.

Die vielleicht schwerste Aufgabe ist es, dass alle Belege in Zukunft zeitnah elektronisch erfasst werden sollen. Das Bundesfinanzministerium geht dabei nach ersten Aussagen von einer Fristvon zehn Tagen nach Belegerstellung aus. Im Klartext: Ein Geschäftsvorfall, der am 03. eines Monats anfällt, muss spätestens am13. eines Monats gebucht sein. Zusätzlich muss jeder Buchungsstapel mit einer Unterschrift vor dem Festschreiben frei gegeben werden.

Unklar ist, wie Betriebsprüfer damit umgehen, wenn die Fristüberschritten wird. Nach aktueller Schätzung sind Ordnungswidrigkeiten genauso möglich, wie auch der Straftatbestand einer Steuerhinterziehung.

Darüber hinaus soll die zehnjährige Aufbewahrungsfrist der Buchhaltungsunterlagen zukünftig erst beginnen, nachdem ein Wirtschaftsgut abgeschrieben ist. Hierzu ein Beispiel: Sie kaufen sich einen neuen PKW, der über sechs Jahre abgeschrieben wird. Die Buchhaltung ist damit zukünftig 16 Jahre aufzubewahren. Alternativ: Sie kaufen sich einen neuen Bürostuhl für 1.000,00 Euro, der 13 Jahre abgeschrieben wird. Die Aufbewahrungspflicht beträgt damit 23 Jahre.

Den kompletten Entwurf des neuen Gesetzes finden Sie hier.

Unser Tipp: Fangen Sie bereits heute an, sich Gedanken über die Archivierung Ihrer Geschäftsvorgänge zu machen. Auf Wunsch stehen wir dazu im Rahmen einer kostenfreien Beratungsstunde gerne zur Verfügung - bitte sprechen Sie uns einfach an. Über die aktuellen Entwicklungen zum GoBD werden wir Sie ebenfalls auf dem Laufenden halten.

(Steffen Ehlert)


 


 

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