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Saarbrücker Feuerwehr baut zentrale Plattform für interdisziplinäre Zusammenarbeit im Ehrenamt

Für eine einheitliche, sichere Kommunikation führt der Feuerwehrverband der freiwilligen Feuerwehr des Regionalverbands Saarbrücken Microsoft Office 365 als zentrale Plattform für die interdisziplinäre Zusammenarbeit ein. Die Freiwilligen Feuerwehren der zehn Kommunen im Regionalverband Saarbrücken lösen damit ein über die Jahre gewachsenes, aber letztlich ineffizientes, System unterschiedlicher Kommunikationstools, Cloud-Systeme und privater E-Mail-Accounts ab.

Die Organisation ehrenamtlicher Tätigkeit ist mit großen Herausforderungen verbunden: Die freiwilligen Helfer kommunizieren oft über einen bunten Mix von privat gewachsenen Kommunikationstools, der aber die Anforderungen an eine einheitliche und zentral gesteuerte Infrastruktur kaum erfüllen kann. So lief es vor der Einführung von Microsofts Office 365 auch bei den Feuerwehren im Regionalverband Saarbrücken:

Die Feuerwehrangehörigen waren dort hauptsächlich über private E-Mail-Accounts sowie über ebenfalls privat betriebene Tools wie Dropbox oder WhatsApp zu erreichen. „Das Ehrenamt benötigt professionelle IT-Infrastrukturen wie sie in größeren Unternehmen längst Standard sind“, unterstreicht Dr. Thorsten Hübschen, verantwortlich für Produktivität 4.0 mit Office, Yammer und Skype vor Business bei Microsoft Deutschland. „Nur dann können sich die Helfer wirklich aufs Helfen konzentrieren.“

Office 365 für einfache, schnelle und sichere Zusammenarbeit

Um die Arbeit der Feuerwehren des Regionalverbands Saarbrücken für die fast 2.400 haupt- und ehrenamtlichen Helfer auf eine einheitliche Basis zu stellen, setzen der Feuerwehrverband und der Brandinspekteur für den Großraum Saarbrücken im Bundesland Saarland in einer ersten Projektphase auf Office 365 und hierbei insbesondere auf SharePoint Online.

„Für uns war es wichtig, unseren ehrenamtlichen Mitarbeitern und hauptamtlichen Führungskräften Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, mit denen sie einfach, schnell und sicher in Projekten oder Fachbereichen zusammenarbeiten können“, kommentiert Tony Bender, Brandinspekteur der Freiwilligen Feuerwehren im Regionalverband Saarbrücken. Perspektivisch sollen auch Exchange Online, das Social Network Yammer, OneDrive for Business und Skype for Business zum Einsatz kommen. Damit verfügt der Verband der freiwilligen Feuerwehr dann über die gewünschte zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform, wie sie beispielsweise beim Malteser Hilfsdienst bundesweit bereits erfolgreich im Einsatz ist.

Die erste Phase des Projekts konnte schnell abgeschlossen werden: „Mit Microsofts speziell zugeschnittenem Angebot für einen öffentlichen, aber ehrenamtlich gelebten Bereich konnten wir eine Projektumgebung realisieren, mit der wir innerhalb kurzer Zeit an den Start gehen konnten“, so Bender weiter. Das Saarbrücker Software- und Beratungshaus Data One sorgte als Implementierungspartner dafür, den modernen Arbeitsplatzes zu realisieren.

Weniger E-Mails und bessere Kommunikation im Ernstfall

Office 365 integriert die wichtigsten Produktivitäts- und Kommunikationswerkzeuge und bietet für ehrenamtliche Einrichtungen attraktive Implementierungsmöglichkeiten. Aufgrund der großen Verbreitung - mehr als 1,3 Milliarden Menschen arbeiten weltweit mit Office – lassen sich die Anwendungen schnell und mit steiler Lernkurve produktiv nutzen. Mit ihrem Funktionsumfang sowie der Integration wichtiger Kollaborations- und Kommunikationswerkzeuge sind sie die bessere Alternative zu den bisher eingesetzten Tools, verschlanken und vereinheitlichen die IT-Infrastruktur. Schon der Umstieg auf Office 365 und SharePoint Online im ersten Schritt hat sich aus Sicht des Feuerwehrverbandes im Regionalverband Saarbrücken gelohnt:

Der E-Mail-Verkehr konnte deutlich reduziert werden, Dokumente können unabhängig von ihrer Größe zentral bereitgestellt werden und Informationen zur Organisation der ehrenamtlichen Arbeit sind für alle Mitarbeiter besser zugänglich. Auch das Lehrgangsmanagement konnte völlig neu organisiert und deutlich gestrafft werden.

(Redaktion)


 


 

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