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SRP Add-on für SAP ERP

Wie enycon für eine Senkung der Kosten in der Rechnungsprüfung sorgt

Die Prüfung von Eingangsrechnungen ist für alle Unternehmen auf Grund der kaufmännischen Sorgfalt verpflichtend. Für Unternehmen, die pro Jahr viele Tausende Rechnungen erhalten, ist eine effiziente Rechnungsprüfung unumgänglich, will man nicht viel Zeit und Kosten darauf verwenden. Um die Effizienz der Rechnungsprüfung zu steigern, hat das IT-Unternehmen enycon die Software SRP für SAP-Systeme entwickelt: Das Add-on Stochastische Rechnungsprüfung (SRP) soll den Personal- und Kostenaufwand deutlich senken.

„Die Eingangsrechnungsprüfung ist ein personalintensiver und sehr sensibler Geschäftsprozess. Beim Eingang von Lieferantenrechnungen müssen diese zugeordnet, gebucht und geprüft werden. Dieser Vorgang ist in den meisten Unternehmen sehr zeitaufwändig und oft auch optimierungsbedürftig. Viele Betriebe setzen daher auf Automatisierung . Belege werden gescannt oder per EDI übertragen. Die Zuordnung erfolgt dann weitestgehend automatisch. Wareneingänge und Leistungserfassungen werden geprüft und Schwellwerte berücksichtigt. Zurück bleibt eine Teilmenge an manuell zu klärenden Fällen und die Frage, ob der Automatismus korrekt arbeitet.“, erklärt Uwe Cavelius, Gründer der enycon Unternehmensberatung GmbH.

„Insbesondere bei Betragsabweichungen, Eingangsrechnungen ohne Bestellbezug oder Dauerlastschriften wie zum Bespiel für Mieten, Strom- und Wasserabrechnungen oder Frachtrechnungen mit Zuschlägen gibt es noch einigen Handlungsbedarf.“

Will man nun jede Rechnung manuell nachprüfen, bedeutet dies einen enormen personellen Aufwand, der nur selten effizient ist. Geht man davon aus, dass ein Mitarbeiter für jede Rechnung etwa 15-20 Minuten benötigt, kann er pro Arbeitstag gerade einmal 20-30 Rechnungen prüfen.

Ein Unternehmen, das Tausende Rechnungen erhält und entsprechend viele Nachprüfungen hat, benötigt also Dutzende von Mitarbeitern, die ausschließlich für die Rechnungsprüfung zuständig sind. Dies verursacht enorme Personalkosten.

„Statistisch gesehen sind die allermeisten Rechnungen völlig in Ordnung. Es geht eigentlich nur darum, innerhalb der Masse von Belegen die falschen Rechnungen zu finden - sozusagen die schwarzen Schafe. Dafür bieten wir jetzt die entsprechenden Verfahren.“ erläutert Uwe Cavelius.

Intelligente Algorithmen optimieren die Rechnungsprüfung in SAP

Die zugrunde liegende Logik ist einsichtig. Da die allermeisten Rechnungen, die üb ERP rüft werden, nicht zu beanstanden sind, ist der Großteil des Aufwandes bei der Rechnungsprüfung im Grunde ohne Nutzen. Würde man zum Beispiel nur jede zehnte Rechnung prüfen, hätte man auch nur 10% des Aufwandes. Dummerweise liegt dann auch liegt auch die Wahrscheinlichkeit, eine fehlerhafte Rechnung zu identifizieren auch nur bei 10 Prozent.

„Das Problem ist also, die richtigen 10 Prozent zu überprüfen.“, sagt Softwareentwickler Ewald Rech „Unsere Erweiterung SRP hilft dabei. Sie erkennt mit intelligenten Algorithmen die Abweichungen vom Normalfall und markiert diese Rechnungen dann zur Folgebearbeitung.“

Das Regelwerk für SRP kann alle Felder des Buchhaltungsbelegs, der Rechnung und der Bestellung umfassen. Von sehr einfachen bis komplexen Regeln lässt sich jede Prüfung erstellen. So kann man durch die Erweiterung SRP für SAP ERP einstellen, dass jede zweite Rechnung von neuen Geschäftspartnern kontrolliert wird, wenn sie über einem Schwellwert liegt und/oder bestimmte Material- oder Dienstleistungsarten betrifft. Oder ein Unternehmen möchte jede Rechnung von Zulieferern überprüfen, die den Durchschnittsbetrag der letzten 12 Monate um mehr als 30 Prozent überschreitet. Bei Abweichungen von 10-30 % soll nur jede Dritte geprüft werden.

„Anhand solcher Regeln, lässt sich die gesamte Rechnungsprüfung intelligent steuern.“, so Cavelius.

Die Definition von Regeln sowie deren Gültigkeitsdauer und Anwendungsbereich unterliegen einem Berechtigungskonzept und Abgrenzungskonzept, so dass abhängig von Organisation und Prozess exakt die richtigen Regeln ausgeführt werden.

Erhebliche Personal- und Kosteneinsparungen dank effizienter Rechnungsprüfung

„Durch die SRP-Einführung können sich enorme Personal- und somit Kosteneinsparungen ergeben“, beschreibt Cavelius die deutliche Effizienzsteigerung, die die Software-Erweiterung bei der Rechnungsprüfung ermöglicht. „Der Einsatz von SRP amortisiert meist schon nach wenigen Wochen.“

Die Integration des Add-on in bestehende SAP-Systeme ist selbstverständlich modifikationsfrei. „Das heißt, der SAP-Standard wird nicht verändert.“, erklärt Ewald Rech. „Dadurch ist sichergestellt, dass alle künftigen Updates problemlos durchgeführt werden können.“

Die Auslieferung der Software erfolgt standardisiert über SAP-Transport-Aufträge. Für die technische Installation steht ein eigener Namensraum zur Verfügung. Die Unterstützung der Installation, das Customizing und die Planung der Integrationstests sowie die Schulung gehören zum enycon-Service.

In der Schulung der Anwender werden die Arbeitsprinzipien und alle Optionen des Systems vermittelt. Anschließend werden gemeinsam die ersten Regeln für die stochastische Rechnungsprüfung erstellt. Danach sind die User in der Lage eigenständig neue Regeln zu definieren, um die Effizienz der unternehmenseigenen Rechnungsprüfung nachhaltig zu steigern.

Weitere Informationen zur stochastischen Rechnungsprüfung und weiteren Erweiterungen für SAP ERP unter www.enycon.de

(Redaktion)


 


 

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