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  • 27.05.2013, 16:09 Uhr
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  • Deutschland
Spesen-Abrechnung

Spesen korrekt protokollieren

Wer von Ihnen regelmäßig geschäftlich auf Reisen ist, wird die Problematik der Spesen-Abrechnung nur zu gut kennen. Dies ist häufig mit zusätzlichem Aufwand verbunden, dabei sind Spesen in der Regel steuerlich so geregelt, dass Sie als Arbeitnehmer daraus einen Vorteil ziehen können. Jedoch erfordert das natürlich, dass alle Schritte auch nachvollziehbar und transparent protokolliert wurden, sodass es später keinen Grund zur Beanstandung gibt.

Das Bundesfinanzministerium regelt nahezu jedes Jahr aufs Neue, welche Aufwendungen im Bereich der Verpflegung oder geschäftlich begründeten Übernachtungen angesetzt werden können – dies macht es zwangsläufig nicht einfacher, den Durchblick zu behalten.

Pauschalen beachten

Der Bereich der Reise-Spesen wirft vielfach offene Fragen auf, die in manchen Fällen nur professionell geklärt werden können.Wir möchten jedoch den Versuch wagen, anhand der folgenden Auflistung darzulegen, welche Sachen grundsätzlich zu beachten sind.
Viele Pauschalen nämlich, beispielsweise für London, sind zum Jahreswechsel drastisch gesunken.

  • Dabei spielt es keine Rolle, wie lange Sie am Ausgangsort waren oder benötigt haben, um an den Zielort zu gelangen.
    Wählen Sie Ihre Reiseroute deshalb so, dass der Ort mit den höheren Spesen in jedem Fall rechtzeitig erreicht wird.

  • Auf der Rückseite ist es irrelevant, wann Sie wieder in Deutschland ankommen.
    Hier gilt immer nur die Pauschale des Landes, wo zuletzt gearbeitet worden ist.

  • Die Zeit, in der Sie abwesend waren, muss am Ende des Tages von der Basis 24 Stunden abgezogen werden.
    Sie kann auch nicht auf den nächsten Tag anteilig aufgeschlagen werden, denn jeder Tag zählt einzeln.

  • Eine Besonderheit jedoch gibt es, und zwar dann, wenn die Geschäftsreise nach 16 Uhr Ortszeit begonnen, jedoch vor 8 Uhr des Folgetages beendet wurde. Hier kann die komplette Zeit ohne Probleme zusammengerechnet angegeben werden.

Die genaue Kenntnis landesspezifischer Eigenheiten gehört des Weiteren zum Standardprogramm der ausreichenden Vorbereitung hierauf.

Ordnungsgemäße Abgabe

Nur wenn Sie fehlerhafte Spesenabrechnungen entsprechend korrigieren beziehungsweise überhaupt erst richtig protokollieren, können Sie diese beim Arbeitgeber sowie beim Finanzamt geltend machen.
Informieren Sie sich dazu immer über die jeweiligen, landestypischen Sätze und halten Sie notfalls Rücksprache mit der Abteilung im Unternehmen, die für diesen Bereich zuständig zeichnet.

Zwar muss eine Manipulation einwandfrei nachgewiesen werden, doch häufig sehen Arbeitgeber in diesem Punkt auch die Möglichkeit, unliebsame Mitarbeiter loszuwerden.
Dies kann so weit gehen, dass eine fristlose Kündigung ausgesprochen wird und vor den Arbeitsgerichten tatsächlich Bestand hat.

(Redaktion)


 

 

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