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Beschaffungsmanagement

Den Einkauf von Rohstoffen optimieren

Kautschuk oder Kaffee, Stahl oder „seltene Erden“ – ganz gleich, um welche Rohstoffe oder -materialien es sich handelt, für sie gilt: Bei ihrem Einkauf gibt es eigentlich stets etwas zu optimieren. Denn neben den Preisen sind auch die Marktbedingungen starken Schwankungen unterworfen.

„Die Preise für Kautschuk und ‚seltene Erden’ explodieren.“ „Stahl und Kupfer kosten mehr.“ „Kaffee und Weizen erzielen Top-Preise.“ Regelmäßig liest man solche Meldungen in den Wirtschaftsmagazinen. Und einige Wochen oder Monate später liest man in denselben Medien: Die Preise für dieselben Materialien sind wieder stark gesunken.

Für fast alle Rohstoffe und -materialien gilt: Ihre Preise sind starken Schwankungen unterworfen. Dasselbe gilt für die Marktbedingungen. Wird der Markt heute zum Beispiel von Stahl oder Zellulose, Mais oder Baumwolle überschwemmt, so sind sie oft wenige Monate später nur noch schwer zu haben – das heißt beispielsweise nur mit langen Lieferfristen. Und dies zudem zu einem exorbitant hohen Preis.

Den Einkaufsprozess „sauber“ definieren

Aufgrund dieses starken Schwankens der Marktpreise und -bedingungen gibt es beim Einkauf von Rohstoffen und -materialien eigentlich stets etwas zu optimieren. Und diese Entwicklung wird sich in den kommenden Jahren verschärfen, da der Rohstoffhunger solcher Länder wie China immer größer wird. Ein entsprechend scharfes Auge sollten Einkäufer gerade bei den Rohstoffen und -materialien darauf haben, ob die Einkaufsstrategie und der Einkaufsprozess noch der Marktsituation gerecht werden. Sonst ist die Gefahr groß, dass irgendwann Versorgungsengpässe auftreten. Oder dass das Unternehmen seinen Bedarf nur noch zu einem Preis stillen kann, der seine Wettbewerbsfähigkeit und das Erreichen seiner Ertragsziele gefährdet.

Um solche Fehlentwicklungen zu vermeiden, müssen Einkäufer von Rohstoffen den strategischen Einkaufsprozess für die benötigten Materialien sehr sauber definieren – und zwar in allen sechs Stufen:

•   Bedarfsanalyse,

•   Einkaufsmarktanalyse,

•   Ableiten der Einkaufsstrategien,

•   Auswahl des Implementierungspfads,

•   Lieferantenanalyse und -auswahl sowie

•   Vertrag sabschluss und Implementierung

9 Tipps für Rohstoff-Einkäufer

Hier einige Tipps, was Einkäufer beim Definieren und Optimieren des strategischen Einkaufsprozesses für Rohstoffe und -materialien beachten sollten.

Tipp 1: Machen Sie es richtig: Nehmen Sie den gesamten strategischen Einkaufsprozess rigoros ins Visier, selbst wenn die Einkaufsentscheidung und die Lieferantenauswahl dann etwas länger dauern. Denn Sorgfalt zahlt sich mittelfristig aus. Dass Sie nicht unmittelbar in die Verhandlungen mit (potenziellen) Lieferanten „springen“, macht Sie nicht zur „lahmen Ente“. Das bewahrt Sie vielmehr davor, wenig informiert Entscheidungen zu treffen. Markt- und Wettbewerbskenntnis sind die entscheidenden Stellgrößen, nicht die Geschwindigkeit Ihrer Entscheidung.

Tipp 2: Behalten Sie dabei im Blick, wer Ihre wirklich wichtigen Partner sind – unabhängig davon, ob es sich hierbei um externe Partner wie Lieferanten, Informanten und Kunden oder interne Partner, also Kollegen aus den Fachbereichen, handelt. Fragen Sie deren Bedarf und Prioritäten im Detail ab. Denn Sie müssen wissen, was zum Beispiel in der Produktion wirklich gebraucht wird. Und Sie brauchen Verbündete, um die Einkaufsstrategie im Unternehmen durch- und umzusetzen.

Tipp 3: Die Bedarfsabfrage liefert Ihnen einen „Wust“ an Daten und Informationen, die es zu entwirren, zu ordnen und zu bewerten gilt. Ordnen Sie hierfür die von Ihren Partnern skizzierten Bedarfe und Volumina wohlsortiert definierten Materialgruppen zu, um sich einen Überblick zu verschaffen. Danach können Sie eine Zuordnung der Spezifikationen und bestehenden Verträge vornehmen sowie der Informationen über die bisherigen Optimierungsmaßnahmen, die im „Gedächtnis“ Ihrer Organisation gespeichert sind. Nur so gewinnen Sie den erforderlichen Überblick, der Ihnen ein realistisches Abschätzen des Bedarfs sowie der Einsparpotenziale und ein Bewerten der möglichen Einkaufsstrategien erlaubt. 

Tipp 4: Zapfen Sie bei der Einkaufsmarktanalyse mög-lichst alle relevanten Quellen an, um Antworten auf Ihre Fragen zu finden. Verbände, Suchmaschinen, Datenbanken und Fachzeitschriften bieten Ihnen ausreichend Material. Ermitteln Sie: Wie „tickt“ der (Einkaufs-)Markt für Zellulose, Kaffee oder Stahl? Welche Marktkräfte wirken in ihm, und wer sind die namhaften Player? Nach welchen Regeln werden die Preise gemacht? Was sind die Prognosen für die Preisentwicklung? Schauen Sie sich vor allem auch die typische Wertschöpfungskette an: von der Gewinnung des Rohstoffs über dessen Weiterverarbeitungsstufen bis hin zur Auslieferung. Gegebenenfalls können Sie bestimmte Weiterverarbeitungsstufen getrennt voneinan-der einkaufen oder sogar ausschalten und so Geld sparen. So können Sie zum Beispiel beim Stahleinkauf Muttercoil und Spaltvorgang getrennt einkaufen, sofern Sie bestimmte Mengen benötigen.

Tipp 5: Ihre Aufgabe lautet in der Regel nicht, „möglichst billig“, sondern „möglichst preiswert“ einzukaufen – also eine möglichst gute Kosten-Nutzen-Relation zu erzielen. Und diese Relation können Sie als Einkäufer über mehrere Wege verbessern. Zum Beispiel durch eine Re-duktion des Einkaufspreises durch ein Preis- Benchmarking . Oder durch ein Verringern der benötigten Menge. Oder durch die Optimierung der Spezifikationen. Oder durch ein Optimieren der Supply Chain.

Seien Sie kreativ und kombinieren Sie die richtigen Hebel miteinander. Halten Sie nicht stoisch an der einmal gewählten Strategie fest. Gehen Sie die strategische Ausrichtung Ihres Einkaufs clever an, ohne den Überblick zu verlieren. Erst wenn Sie alle denkbaren Strategien „sauber abgeklopft“ haben, können Sie entscheiden, welches Strategiebündel angewendet werden sollte.

Doch Vorsicht! Nicht jede (Einkaufs-)Strategie eignet sich für jede Warengruppe. Die Wahl der Strategie ist individuell auf die Warengruppen abzustimmen – auch weil diese eine unterschiedliche Bedeutung für die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens haben. In der Regel besteht die Herausforderung darin, mehrere Einsparhebel zu einem Einkaufsstrategiebündel zu kombinieren.

Tipp 6: Mit der richtigen Einkaufsstrategie an der Hand können Sie in die Ausschreibungen einsteigen, um den geeigneten Lieferanten zu identifizieren. Setzen Sie dabei Ihre Marktkenntnisse ein, um den Wettbewerb anzufachen. Zum Beispiel Ihr Wissen darüber, wie der Markt für Stahl oder Zellulose oder Baumwolle strukturiert ist und wie er sich voraussichtlich entwickeln wird. Oder Ihr Wissen, wer die schärfsten Wettbewerber der potenziellen Lieferanten sind. Führen Sie, nachdem Sie die Ausschreibung ausgewertet haben, mit den Lieferanten der engeren Wahl die erforderlichen Verhandlungen, bis die Entscheidung für einen oder mehrere Anbieter fällt. Auch für die Verhandlungen gilt: Je mehr Sie über den Markt und die potenziellen Lieferanten wissen, um so bessere Ergebnisse können Sie erzielen. 

Tipp 7: Achten Sie beim Vertragsabschluss darauf, dass der Vertrag die Besonderheiten des Marktes für Rohstoffe und -materialien berücksichtigt – zum Beispiel das starke Schwanken der Marktpreise sowie das rasche Verändern der Marktbedingungen. Fügen Sie abhängig von Ihren Einkaufs- oder Unternehmenszielen entsprechende Klauseln in die Verträge ein, die Ihnen zum Beispiel die gewünschte Preisstabilität oder -flexibilität garantieren. 

Falls Ihr Unternehmen mit den vereinbarten Konditionen „gut leben kann“, sollten Sie überlegen, die Preise durch langfristige Verträge und/oder durch Hedging abzusichern. Spekulieren Sie besser nicht auf fallende Preise, solange die aktuellen Einkaufskonditionen eine gute Kalkulationsgrundlage für Ihr Unternehmen bilden – getreu der alten Börsenweisheit: „An realisierten Gewinnen ist noch niemand verarmt.“

Tipp 8: Messen Sie nach Vertragsabschluss während der anschließenden Implementierung die erzielten Einsparungen sowie Kostenvermeidungen und behalten Sie deren Relevanz für die Gewinn -und- Verlust -Rechnung kontinuierlich im Auge. Suchen Sie einen passenden Rohstoffindex, um den Nachweis zu führen, wie sich Ihre vereinbarten Konditionen im Vergleich zu einem Index entwickeln. Hierbei ist wichtig, dass die Finanz- und Controllingabteilung mit der Einsparmessmethode einverstanden ist. 

Tipp 9: Stellen Sie Ihre einmal getroffenen Einkaufsstra-tegie-Entscheidungen regelmäßig – nicht nur anlassbezogen – auf den Prüfstand. Denn wie bereits gesagt: Bei den Rohstoffen und -materialien schwanken die Marktpreise und -bedingungen stark. Deshalb gibt es stets etwas zu optimieren – selbst wenn Sie sich zum Beispiel durch langfristige Lieferverträge gegen die größten Risiken abgesichert haben. Denn auch dann hindert Sie niemand daran, wenn zum Beispiel die Preise gerade im Keller sind, mit Ihrem Lieferanten in eine Nachverhandlung einzutreten. Seien Sie sicher: Er hat für Ihre Bedürfnisse ein offenes Ohr – zumindest dann, wenn Sie ein guter Kunde von ihm sind und er sie langfristig an sich binden möchte.

(Dr. Bernhard Höveler)


 


 

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