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Tschüss Papierablage – Studie zeigt den Weg zum papierlosen Büro

Die Papierablage ist für viele kleine und mittelständische Betriebe immer noch ein notwendiges Übel. Jede Rechnung und jeden Brief über Jahre aufzubewahren, verursacht viel Arbeit und hohe Kosten: Auf 3,2 Milliarden Euro pro Jahr schätzt das Statistische Bundesamt bundesweit die Aufwendungen für das Aufbewahren von Papierrechnungen.

 Doch nun zeichnen sich Alternativen ab, berichtet Klaus Pelzer, Leiter der DATEV-Niederlassung in Stuttgart: „Wer bei den Prozessen rund um das Scannen der alltäglichen Rechnungsbelege definierte Regeln einhält, kann das Papier danach wegwerfen und somit die Verwaltung seines Betriebs deutlich vereinfachen.“

Eine Studie des IT-Dienstleisters DATEV eG und des Instituts für Wirtschaftsrecht der Universität Kassel hat ergeben, dass digitale Kopien von Papierbelegen grundsätzlich ausreichen, um vor Gericht zu bestehen. Ulrich Schwenkert, Vorsitzender Richter am Finanzgericht Berlin-Brandenburg und an der Studie beteiligt, betonte in diesem Zusammenhang, dass schließlich auch heute schon in Ämtern und Gerichten viel mit Belegkopien gearbeitet wird. Und ein Scan sei nichts anderes als eine elektronische Kopie. „Vor dem Hintergrund dieser Studie kann die Papierablage in Zukunft hoffentlich bald ganz eingestellt werden“, so Pelzer. „Insbesondere für den Mittelstand wird das ersetzende Scannen von Belegen künftig eine enorme Entlastung bei der Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bedeuten.“

Erleichterung im Büroalltag

Die Digitalisierung bietet jedoch mehr Vorteile, als Regalmeter zu sparen und Sucherei im Archiv zu vermeiden, wie Pelzer verrät. So lässt sich dadurch die Unternehmenssteuerung erheblich erleichtern - auch in der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Dieser kann mit Hilfe digitaler Plattformen viel schneller und einfacher als bisher auf die Daten des Unternehmens zugreifen und anstehende Aufgaben erledigen. Dadurch erhalten Unternehmer eine bessere Übersicht über ihre Unternehmenskennzahlen und die damit verbundenen kaufmännischen Prozesse. Aufgrund der besseren Übersicht, so Pelzer, lässt sich das generelle Insolvenzrisiko senken. Zudem bedeutet eine virtuelle Büroorganisation unter Einsatz von digitalen Belegen und entsprechenden Softwarelösungen betriebsintern eine deutliche Arbeitserleichterung.

Rechtssicherheit bei der Digitalisierung

Um bei der Digitalisierung der Papierbelege auf der sicheren Seite zu sein, gilt es allerdings ein paar Regeln zu beachten. Auch wenn die digitale Kopie dem Papierbeleg grundsätzlich in nichts nachsteht, ist die Vor- und Nachbereitung wichtig: So muss die Frage nach der Echtheit des Scans zweifelsfrei beantwortet werden können. Dementsprechend erhöht ein sicherer Scan- und Ablageprozess den Beweiswert. Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) haben dazu kürzlich eine Muster-Verfahrensbeschreibung veröffentlicht. Sie bietet insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen ein strukturiertes Verfahren an, das für sie umsetzbar und praktikabel ist.

In der Muster-Verfahrensdokumentation werden die einzelnen Verfahrensschritte der Bearbeitung der Papierbelege vom Posteingang über die Prüfung und Digitalisierung bis zur Archivierung beschrieben. Außerdem werden weitere Anforderungen formuliert, wie etwa die genaue Unterweisung der mit dem Scannen betrauten Mitarbeiter, die Festlegung der für das Scannen verwendeten Hard- und Software, die Zuständigkeiten für die einzelnen Verfahrensschritte und die Anforderungen für ein internes Kontrollsystem. Der Stuttgarter Niederlassungsleiter ist begeistert von den neuen Möglichkeiten für kleine und mittelständische Unternehmen: „Noch sind wir nicht im papierlosen Büro angekommen, doch es ist ein gutes Stück näher gerückt.“

Über DATEV
Die DATEV eG, Nürnberg, ist das Softwarehaus und der IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren zumeist mittelständische Mandanten. Über den Kreis der Mitglieder hinaus zählen auch Unternehmen, Kommunen, Vereine und Institutionen zu den Kunden. Das Leistungsspektrum umfasst vor allem die Bereiche Rechnungswesen , Personalwirtschaft, betriebswirtschaftliche Beratung, Steuern, Ent ERP rise Resource Planning (ERP), IT-Sicherheit sowie Organisation und Planung. Mit über 40.000 Mitgliedern, mehr als 6.600 Mitarbeitern und einem Umsatz von 803 Millionen Euro im Jahr 2013 zählt die 1966 gegründete DATEV zu den größten Informationsdienstleistern und Softwarehäusern in Europa. So belegt das Unternehmen beispielsweise im bekannten Lünendonk-Ranking Platz Vier in der Kategorie Softwarehäuser (gelistet nach Umsatz in Deutschland).

(Redaktion)


 


 

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1 Kommentar

von Simon
02.02.15 20:08 Uhr
Software

Gerade kleinere Unternehmen und auch Rechtsanwaltskanzleien müssen in Zukunft diesen Weg gehen, einfach um konkurrenzfähig zu bleiben. Der Kunde gewöhnt sich mehr und mehr daran, einen Ansprechpartner zu haben, der immer erreichbar ist und sofort die gewünschten Informationen bereitstellt. Das geht nicht mit der klassischen Papierablage, hierfür braucht man entsprechende Softwarelösungen. Ein Beispiel aus den USA: Practice Panther oder Needles, die als Verwaltungssoftware von vielen Rechtsanwaltskanzleien genutzt werden. Auch Deutschland wird hier aufholen (müssen).

Viele Grüße
Simon

 

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