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IT/Kommunikation

Verwaltung und Archivierung, Grundsätze des praxisorientierten Datenschutzes

Nahezu alle Unternehmen sind gesetzlichen und behördlichen Auflagen zur einheitlichen Verwaltung und Archivierung von Geschäftsinhalten unterworfen. Kosten und Risiken, die sich durch fehlende, fehlerhafte oder unzureichende Archivierungs- oder Datensicherungslösungen in Unternehmen ergeben können, sind enorm.

  

Am Dienstag den 19.03.2013 wurden im Rahmen einer Veranstaltung der XING Gruppe StuttgartBC  erneut Themen mit brisanten Hintergünden präsentiert.

Weitere Informationen:

Unternehmensportrait I.Tresor

GpoDS - Grundsätze des praxis-orientierten Datenschutzes
Gesetzeskonforme E-Mail Archivierung
Einbindung interner Kontrollstellen
Datenschutz – Was bedeutet dies für ihr Unternehmen
Die richtige Lösung finden – Cloud Archivierung oder Inhouse
Beispielhafte Aufführung eines Kundenprojektes

Rose Müller, selbstständige und zertifizierte Datenbeauftragte, brachte den interessierten Zuhörern die Grundsätze zur Einführung eines praxis-orientierten Datenschutzes nahe. Sehr kompetent erklärte sie unter anderem am Beispiel „private Nutzung betrieblicher Kommunikationsmittel (Email, Telefon, Internet)“  was dieses komplexe Thema so alles beinhaltet. In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig zu erkennen das Datenschutz die Aufgabe jedes einzelnen darstellt. Nicht nur Vorgesetzte und Manager von Unternehmen müssen den Sinn des Datenschutzes verstehen. Klares Credo dabei : Datenschutz muss uns Menschen nutzen aber dürfen nicht behindern.

Um Datenschutz im Zusammenhang mit dem Telekommunikationsgeheimnis zu verstehen ist es wichtig die Definition und den Inhalt der persönlichen Grundrechte (Artikel 10 Grundgesetz) zu kennen. Eine Verletzung des Telekommunikationsgeheimnisses ist strafbar.

Zur Verwendung seiner personenbezogener Daten muss der einzelne einwilligen. Grundsätzlich ist es für Unternehmen wichtig  den Mitarbeitern klare Regelungen zur privaten Nutzung betrieblicher Kommunikationsmittel zu geben. Darüber wird geregelt was erlaubt wird, wo Protokolle geführt werden oder ob eine private Nutzung Kostenpflichtig ist. Besteht eine solche, vom Miarbeiter unterzeichnete, Regelung nicht stzt sich der Unternehmer nicht zu unterschätzender Gefahren aus. Das BDSG ist  verpflichtend, unabhängig von Göße, Anzahl der Mitarbeiter oder der Produkte und Dienstleistungen.

Startklar-Rose Müller zeigt auch Ihnen gerne die Zusammenführung und Lösung dieser komplexen Thematik auf. Erlaubt oder stillschweigend geduldet? Anspruch? Maßnahmen? Zu vielfältig um es an dieser Stelle weiter auszuführen.

Der zweite Vortrag wurde durch den Geschäftsführer der Firma I.Tresor, Christoph Arntz, gehalten. Dabei ging es um die E-Mail Archivierung und deren Plichten und Stolperfallen. Hierbei wurde schnell deutlich welche Schnittmengen zum Vortrag Datenschutz bestehen. Private E-Mail - zulassen oder verbieten, rechtliche Aspekte der Aufbewahrung, Nachweisplichten um nur einige Punkte aufzuzeigen.

Nicht ganz unerheblich bei diesem Thema ist auch der technische Aspekt: Datenvolumen, Sicherungszeiten, Zugangsabsicherung usw.

Die IT Compliance mit Ihren rechtlichen Grundlagen enthält dabei schon mal 6 Unterpunkte:
► Datenschutz
►Datensicherung
►Archivierung
►IT Risiko Management
►Branchen abhänige Normen
►Sonstiges
Sie fragen sich was IT Compliance bedeutet? Der Begriff regelt die Übereinstimmung mit rechtlichen und regulativen Vorgaben und die Erfüllung dieser. Nur zur Übung, nicht zur Verwirrung: Es gibt dabei auch noch Branchenbezogene Compliance Anforderungen.

Jedes Unternehmen unterliegt der Aufbewahrungspflicht. Für den Unternehmer bedeutet es z.B eine Definition was für ihn "Steuerrelevante" Daten sind. Für Gewerbetreibende mit größer/gleich 50.000 € Jahresgewinn also eine sinngemäß zu lösende Aufgabe. Hilfe dabei findet der Unternehmer bei der Abgabenverordnung (AO) sowie dem Handelsrecht (HGB).

Sie benötigen weitere Informationen zur E-Mail Archivierung? Die Firma I.Tresor steht Ihnen als kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung.

StuttgartBC veranstaltet in regelmässigen Abständen Events. Zukünftig werden diese Termine im BON Terminkalender publiziert. Tragen Sie sich für unseren BON Newsletter ein. Damit erhalten Sie wöchentlich Veranstaltungshinweise aus dem Großraum Stuttgart/Württemberg.Text:Bernhard Eckert

(Redaktion)


 


 

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