Elektronische Rechnungen
Von Signaturen und Aufbewahrungsfristen

DATEV-Fachmann André Hübel mit den Organisatoren des Vortrags(v.l.): Kay Schlüter, Geschäfts­führer und Tobias Strätgen,Regional­vor­sitzender der Junioren des Handwerks

Vortrag der Handwerksjunioren mit der DATEV – elektronische Rechnungen verändern die Abläufe im Büro

Arnsberg (hwk). Wer eine Rechnung, die elektronisch einging, zum Beispiel per E-Mail, ausdruckt und wie eine auf dem Postweg erhaltene Rechnung abheftet, verwirkt streng genommen seinen Anspruch auf Vorsteuerabzug. Diese und weitere Informationen über elektronische Rechnungen und die Abläufe im Büro erhielten etwa 35 Handwerksunternehmer in einem Vortrag, zu dem die Junioren des Handwerks, Regionalverband bei der Handwerkskammer Südwestfalen, ins Aus- und Weiterbildungszentrum (AWZ) Bau in Kreuztal eingeladen hatten.

Die sogenannten e-Rechnungen sind Teil der europaweiten Umstellung auf elektronische Geschäftsprozesse, erläuterte André Hübel von der DATEV in Berlin. In Großunternehmen senken e-Rechnungen die Kosten pro Rechnung von mehreren Euro auf unter 50 Cent. Der Finanzverwaltung erleichtern sie die elektronische Betriebsprüfung, bei der sämtliche Buchungen mittels statistischer Methoden ausführlichen Querabgleichen unterzogen werden.

Auch kleine und mittlere Unternehmen werden zunehmend elektronische Rechnungen erhalten, machte Hügel deutlich. Dann müssen sie diese prüfen auf Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit sowie Lesbarkeit des Rechnungsinhalts. Dabei gelten in 2011 zwei Regelungen, Stichtag ist der 30. Juni. Davor akzeptiert das Finanzamt den Vorsteuerabzug nur bei mit elektronischen Verfahren geprüfte Rechnungen. 

Im Steuervereinfachungsgesetz von September 2011 wurde dies geändert. „Der Empfänger kann ab dem 1. Juli erhaltene e-Rechnungen in gleicher Weise prüfen wie eine Papierrechnung“, erläuterte der DATEV-Fachmann, betonte jedoch, es gebe hinsichtlich der vom Finanzamt akzeptierten innerbetrieblichen Kontrollverfahren derzeit keine Rechtssicherheit.

Kleine Unternehmen können auch selbst e-Rechnungen verschicken und durch Optimierung interner Abläufe vom Verfahren profitieren. „Die e-Rechnung gilt als zugestellt bei Versendung“, erläuterte Hügel.

Werde der Rechnungsversand von Montag auf Freitag vorgezogen, sinke das Zahlungsziel um drei Tage. „Die Liquidität steigt, der Betrieb profitiert durch Zinskostenersparnis“, so Hübel.

In jedem Fall gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante Unterlagen auch für e-Rechnungen. Da dem Finanzamt die Originale einschließlich des Programms, um die Dateien zu öffnen, zugänglich gemacht werden müssen, reicht ein abgehefteter Ausdruck keinesfalls aus. „Die Archivierung ist ein Thema, mit dem sich viele beschäftigen müssen“, sagte Hübel.