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Lean Management

Vier Prinzipien fürs Projektmanagement

Eine Radtour als agiles Projekt

Sei es ein Projekt im Unternehmen oder eine 10.000-Kilometer-Radtour: Bei beiden existiert ein konkretes Ziel und eine endlose Liste an Variablen, die es zu berücksichtigen gilt. Klassisches Projektmanagement sieht bei beiden Herausforderungen starre und vorher durchdeklinierte Schritte vor. Doch ein ausgefallener Lieferant hier oder ein veränderter Kundenwunsch dort kann die konventionelle Projektplanung schnell aus dem Tritt bringen.

Den Start meiner Tour von Freiburg bis zum Nordkap und zurück hatte ich mir definitiv anders vorgestellt! Gleich auf der zweiten Etappe konnte ich meine amphibischen Fähigkeiten im parallelen Rad fahren und schwimmen unter Beweis stellen. Mein Zelt hatte sich am ersten Morgen auf dem Straßburger Campingplatz in eine schwimmende Insel samt gefrustetem Bewohner verwandelt.

Hätte ich mein Projekt in dem Glauben begonnen, alle Widrigkeiten berücksichtigt und jeden Tritt in die Pedale vorausgeplant zu haben, wäre ich wohl immer noch irgendwo zwischen Deutschland und Norwegen unterwegs. Stattdessen setzte ich auf mein Know-how des agilen Projektmanagements, das genauso gut in jedem Unternehmen funktioniert. Auch wenn agile Projekte als Nicht-Planung verschrien sind, basiert ihr Erfolg auf vier einfachen Prinzipien.

Beschäftige dich mit dem, was gerade ansteht

„Es geht zum Nordkap.“ Als dieser Entschluss einmal gefasst war, widerstand ich der Versuchung, mich gleich mit allen Details der Route zu beschäftigen. So war ich zu 100 Prozent auf meine nächsten Aufgaben fokussiert: Beim Rahmenbau dachte ich noch nicht an die Ausrüstung und beim Kauf des Equipments noch nicht an die mögliche Teststrecke.

Wer bei komplexen Projekten immer schon den nächsten und übernächsten Schritt im Blick hat, bricht eher früher als später unter der Last eines wahren Aufgabenbergs zusammen. Klingt einleuchtend – erfordert Disziplin. Menschen lassen sich gerne von Dingen ablenken, die erst viel später wichtig werden. Auch ein ganzes Team kann bei der Projektdurchführung in diese Falle tappen und läuft dann schnell Gefahr, sich sinnlos abzustrampeln. Grund genug, einen Tritt nach dem anderen zu machen und überhaupt erst mal loszufahren!

Bedeutet: Eins nach dem anderen!

Gehe immer wieder auf die Zielebene zurück, damit du dich nicht verstrickst

Komplexe Projekte sind verführerisch. An jeder Ecke lässt sich wertvolle Zeit mit vermeintlich wichtigen Nebensächlichkeiten vergeuden. Auf meiner Tour brachte mich die Elektronik beinahe in diese Situation. Mein Plan war denkbar einfach: Mithilfe von Solarpanel und Powerbanks sollten das stromhungrige Smartphone und Tablet genug Nachschub erhalten, um mich durch die Pampa zu navigieren.

Tagelanger Dauerregen und gebrochene Kabel wegen voller Taschen ließen das nicht zu. Die Gefahr, mich zu verstricken, war greifbar: Ich will aber Strom! Ich will mit dem Smartphone navigieren! Stattdessen wurde mir klar, dass dieses Thema zu lösen, nicht auf mein Ziel einzahlte – also ließ ich es bleiben. Die kostenlosen Umgebungskarten der Campingplätze waren genauso gut und ich hatte eine Sorge weniger.

In Unternehmen läuft es ähnlich: Die Planung sieht vor, so schnell wie möglich Fortschritte bei der Softwareentwicklung vorzuweisen. Doch der Programmierer findet ständig Möglichkeiten, an der Oberfläche zu feilen. Was schön aussieht, zahlt nicht auf das Ziel ein. Feintuning für bessere Userfreundlichkeit lässt sich auch am fertigen Programm durchführen.

Also: Problemlösung, die sich lohnt!

Plane grobe Meilensteine ein und stelle selbst deine grobe Planung während des Projekts auf den Prüfstand

Als unerfahrener Radfahrer setzte ich mir am Anfang einen täglichen 100-Kilometer-Schnitt als Ziel. Hätte ich daran festgehalten, wäre meine Planung bereits am zweiten Tag auf dem Campingplatz abgesoffen. Und wenn der Regen mal Pause hatte, war es in den folgenden Wochen der Wind, der an meinen Etappenzielen rüttelte. Schnell sah ich ein, fünfeinhalb bis sechs Stunden abstrampeln – plus einen Ruhetag pro Woche – taugten besser als Rhythmus.

Der Wechsel des Schlüsselparameters ist ein Paradebeispiel für ein weiteres agiles Prinzip. An einer Sache festzuhalten, nur weil man sie so geplant hat, ist der helle Irrsinn. Wenn während eines Entwicklungsprojekts der Mitbewerber mit einem Feature die Kunden begeistert, sollte nicht lange gefackelt und die Planung an die neuen Anforderungen angepasst werden.

Merke: Grob planen und immer hinterfragen!

Reagiere schnell auf Probleme und suche keine perfekten, sondern funktionierende Lösungen

Das erste Problem tauchte bereits auf, ehe ich richtig in die Gänge kam: Ein Unfall nach nicht einmal zwei Kilometern – meine handgefertigte Fahrradgabel konnte ich vergessen. Am liebsten hätte ich sie durch eine absolut gleichwertige ersetzt. Der Tourstart wäre in Gefahr gewesen. Stattdessen telefonierte ich rum und konnte mir noch am gleichen Tag eine passende Gabel von einem Bekannten besorgen und direkt einbauen. Am nächsten Tag war ich wieder auf der Straße!

Sind wir mit unvorhergesehenen Ausfällen konfrontiert, sehnen wir uns nach gleichwertigem Ersatz. Statt einer schnellen Lösung halten wir uns jedoch mit unsinnigem Perfektionismus auf. Dabei kommt es in Unternehmen auf Timing an. Ein Produkt soll bis zur nächsten Messe einsatzbereit sein? Blöd, wenn da ein Lieferant kurzfristig abspringt. Jetzt gilt es nicht, den perfekten Ersatz zu finden. Wird die Zeit knapp, sollten nur relevante Faktoren wie Lieferzeit und Kapazität berücksichtigt werden!

Wichtig: Funktion vor Perfektion!

Überraschungen sind die Regel

Agile Unternehmen wissen, dass es immer anders kommen kann. Überraschungen gehören für sie zum Alltag, wie der Gegenwind bei jeder Radtour. Die agile Projektsteuerung läuft bei ihnen über Meilensteinplanung und Feedback gibt es vom Kunden über das Ergebnis sowie vom Team über die Zusammenarbeit. Unterm Strich heißt das: flexibel geplant.

(Michael Habighorst)


 


 

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