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Die E-Mail-Fluten eindämmen

Wer aus dem Urlaub kommt, muss meist erst mal tausende E-Mails abarbeiten. Das nervt und kostet viel Zeit. Alternativ ist die Nutzung firmeninterne Social-Plattformen wie Wikis, Blogs und Foren, um Informationen bereit zu stellen.

Zero-E-Mail-Strategien oder pauschales Löschen als Reaktion auf die E-Mail-Flut lösen das Problem nicht, wissen Dirk Wippern und Dirk Hellmuth. Die beiden Geschäftsführer der Bonner beyond email GmbH empfehlen Unternehmen stattdessen, alternativ firmeninterne Social-Plattformen wie Wikis, Blogs und Foren zu nutzen, um Informationen intelligenter bereit zu stellen und deren Austausch zu erleichtern.

Der Blick ins E-Mail-Postfach ist für Urlaubsrückkehrer meist der totale Horror. Nicht selten dauert es mindestens einen Tag, um alle E-Mails zu checken. Firmen wie die Daimler AG praktizieren daher öffentlichkeitswirksam inszenierte Zero-E-Mail-Strategien. Andere, etwa ein Berliner Abgeordneter, bevorzugen das pauschale Löschen der elektronischen Post. Doch für Dirk Wippern und Dirk Hellmuth zeigt dies nur: „Die E-Mail-Flut ist für viele eines der großen ungelösten Probleme der Gegenwart!“ Nach Ansicht der beiden Geschäftsführer der Bonner beyond email GmbH resultiert es daher, dass die meisten Organisationen weiterhin mit einem völlig veralteten Werkzeug, der E-Mail, arbeiten, statt moderne Social-Tools für Informationen und deren Austausch zu nutzen.

Effizienter und effektiver

Urlaubsrückkehrer sind sofort auf dem neuesten Stand, ohne dass ihr E-Mail-Postfach überquillt, wenn Informationen zentral in einem Social Intranet gesammelt und bereitgestellt werden. „Zudem werden Nachfragen und Missverständnisse vermieden, da jeder sofort umfassend informiert ist“, erklären die Bonner Enterprise 2.0 - Experten. Werden Themen, Meetinginhalte, Dokumente oder Präsentationen zwischen mehreren Personen abgestimmt, minimieren Firmen-Wikis, -Blogs- und –Foren den Abstimmungsaufwand und später die Informationssuche. „Noch wichtiger ist, dass die Beteiligten, deren Postfach sonst mit zig - noch dazu für sie persönlich nicht einmal relevante - E-Mails geflutet würde, nun effizient arbeiten können“, wissen Wippern und Hellmuth. Werde etwa auf diese Weise eine Agenda für ein Meeting erarbeitet, würden bei zehn Teilnehmern im Vergleich zu einer Mail-basierten Koordination mindestens 50 E-Mails obsolet.

(Redaktion)


 


 

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