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Betrieblicher Datenschutz als enorme Chance für die Zukunft

Wie nicht öffentliche Stellen mit personenbezogenen Daten umgehen müssen, ist im BDSG in einem eigenen Abschnitt geregelt. Darin finden sich Angaben zu den Auskunftspflichten der Firmen sowie dem Umgang mit Mitarbeiterdaten, Datenschutzerklärungen und Datenschutzbeauftragten.

Konstantin Yuganov / Fotolia.com

Ab dem 25. Mai 2018 können Datenschutzverstöße gemäß Geltung der neuen EU-Datenschutz Grundverordnung mit bis zu 20 Millionen Euro Bußgeld geahndet werden. Die Einhaltung von Regeln zum Datenschutz bedeuten zwar einen erhöhten Aufwand, sollte aber eher als Chance gesehen werden die Vertrauensgrundlage zum Verbraucher zu stärken.

Welche Regelungen gelten im betrieblichen Datenschutz?

Personen, die im Unternehmen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, sollten gut geschult sein. Mehr dazu auf www.teachtoprotect.de.  Gespeicherte Daten müssen auf aktuellstem technischem Stand mit allen zur Verfügung stehenden Mitteln vor möglichem Datenmissbrauch und dem Zugriff Unbefugter geschützt werden. Hat Datenerhebung, -nutzung sowie -verarbeitung Werbung, Adresshandel oder Marketingstrategien zum Zweck, ist das nur mit Zustimmung der Betroffenen zulässig. Wenn ein Betroffene der Nutzung seiner Daten zu Markt- oder Meinungsforschungs- oder Werbezwecken widerspricht, besteht für das Unternehmen ein absolutes Nutzungsverbot. In aller Regel bedarf es einer Einwilligung des Betroffenen, wenn seine persönlichen Daten erhoben und verarbeitet werden. Eine stillschweigende Einwilligung ist ab dem 25. Mai 2018 nicht mehr ausreichend. Es muss eine qualifizierte und explizite Einwilligung des Betroffenen zu erkennen sein. Dabei gilt das Koppelungsverbot. Unternehmen dürfen also den erfolgreichen Vertragsabschluss mit dem Betroffenen nicht in Abhängigkeit zur Einwilligung stellen. Sobald in einem Unternehmen mehr als neun Personen dauerhaft mit der Datenerhebung, Datenverarbeitung und Datennutzung betraut sind, ist das Unternehmen dazu verpflichtet einen Datenschutzbeauftragten zu ernennen. Aufgabe dieses unabhängigen Beauftragten ist die Kontrolle des Datenschutzes im Unternehmen, regelmäßige Evaluierung und Erstellung von Risikoanalysen.

Was bedeuten diese Regelungen im Unternehmen?

Personenbezogene Daten dürfen von Unternehmen nur in zulässiger Form an befugte Stellen übermitteln werden, wenn diese sich zu einer eigens errichteten Zweckbindung bei der Nutzung verpflichten. Anonymisiert man personenbezogene Daten, darf keinerlei Identifizierung von Personen möglich oder zumindest wahrscheinlich sein. Diese Angaben müssen also getrennt gespeichert werden. Die Unternehmen dürfen personenbezogene Daten ihrer Angestellten nur in klar definierten Fällen erheben oder verarbeiten. Solche Fälle treten ein, wenn Entscheidungen erforderlich sind, um ein neues Beschäftigungsverhältnis zu begründen, ein altes aufzulösen oder aber im Rahmen einer bestehenden Tätigkeit Entscheidungen von Bedeutung zu treffen sind. Daten zur Aufklärung einer Straftat dürfen nur bei tatsächlichem, also begründetem Verdacht gesammelt werden. Dieser Punkt schließt explizit eine pauschale Videoüberwachung der Mitarbeiter aus. Im Weiteren müssen Unternehmen auch Pflichten gegenüber den Betroffenen nachkommen, von denen sie personenbezogenen Daten erheben, verarbeiten und nutzen. Allen Pflichten voran steht hier die Auskunftspflicht. Auf Verlangen des Betroffenen müssen alle nicht öffentlichen Stellen offen legen, welche Daten zu welchem Zweck erhoben wurden, an wen sie zu welchem Zweck übermittelt wurden und woher diese Daten stammen. Sind Informationen falsch, verjährt oder veraltet müssen sie durch alle nicht öffentlichen Stellen gelöscht, berichtigt oder zugangssicher gespeichert werden.
Alle Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten in Kontakt kommen, sind auf das Datengeheimnis nach § 5 BDSG zu verpflichten.

 

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