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Wirtschaftslexikon

Aktenvernichtung – Entsorgung vertraulicher Dokumente

In großen Firmen und Betrieben sammeln sich mit der Zeit ungeheure Berge an Daten und Dokumenten an. Während viele von ihnen dauerhaft zur Verfügung stehen müssen, gibt es auch solche, die regelmäßig entsorgt werden, um Platz zu schaffen. Da die Dokumente aber häufig sensible Daten enthalten, gelten besondere Anforderungen an die Vernichtung. Für Unternehmen ist es sehr wichtig, vertrauliche Dokumente und Daten so zu entsorgen, dass Unbefugte keinen Zugriff mehr auf die Informationen bekommen können. Hier kommen professionelle Aktenvernichter ins Spiel.

Aguaviva / Fotolia.com

Inhaltsverzeichnis:

Das Leistungsspektrum von Aktenvernichtern

Zunächst evaluiert das Unternehmen, welche Akten vorrätig gehalten werden müssen und welche der Platzersparnis halber entsorgt werden können. Im Anschluss daran werden die Daten und Akten in verschließbaren Containern verstaut und vom Aktenvernichter abgeholt. Um dabei höchste Sicherheitsmaßstäbe zu gewährleisten, sind die Transporter noch einmal extra gesichert und GPS-überwacht.

Um keine Risiken einzugehen, werden die Daten in der Regel noch an dem Tag vernichtet, an dem sie eingelagert werden. Dabei kommen industrielle Schredder zum Einsatz, die sowohl Aktenordner als auch Festplatten bis auf die kleinsten Partikel zerstören. Daten können danach garantiert nicht mehr rekonstruiert werden.

Vorteile eines professionellen Aktenvernichters

  • Es ist keine zeitaufwendige Eigenvernichtung notwendig.
  • Die Daten werden sicher zerstört. Keiner der Inhalte kann rekonstruiert werden.
  • Man erhält ein rechtlich bindendes Vernichtungszertifikat.
  • Man spart Personal und Kosten ein.
  • Der Aktenvernichtungsvorgang wird anschaulich dokumentiert.
  • Dank leistungsstarker Maschinen können Akten direkt im Ordner zerstört werden. Ein separates Ausheften ist nicht notwendig.

Sicherheit bei der Aktenvernichtung

Bei der Aktenvernichtung müssen hohe Sicherheitsstandards gelten. Unternehmen vertrauen darauf, dass ihre Daten rückstandslos vernichtet werden. Aktenentsorgungsdienstleiter entsprechen diesem Anspruch mit der Befolgung von Normen wie der DIN 66399. Darin ist genau festgeschrieben, welche Anforderungen an die für die Datenvernichtung notwendigen Maschinen gelten. Weiterhin ist darin genau dargelegt, wie der Prozess ablaufen muss.

Eine weitere Grundlage für die sichere Vernichtung der Daten ist das Bundesdatenschutzgesetz.

Weitere Dienstleistungen von professionellen Aktenvernichtern

Über die Zerstörung von Festplatten und Akten hinaus bieten professionelle Aktenvernichter noch eine Reihe weiterer Dienstleistungen an. Hierzu gehören unter anderem:

  • die Vernichtung von CDs und Disketten
  • die Vernichtung von Stempeln
  • die Entsorgung von Röntgenbildern
  • die Erstellung von digitalen Aktenabbildern
  • Datensicherungen von verschiedenen Datenträgern
  • Archivierungen
  • Entsorgung von elektronischem Schrott

Der Aktenvernichter fürs Büro

Für kleinere Mengen vertraulicher Dokumente ist in der Regel keine professionelle Entsorgung notwendig. Hier genügt ein kleiner Aktenvernichter, der bequem unter dem Schreibtisch Platz hat.

So funktioniert ein Aktenvernichter

Ehe es elektronisch betriebene Aktenvernichter gab, verwendete man überwiegend thermische Modelle (Feuerkörbe). Da diese wegen des offenen Feuers und der Schmutzentwicklung im Büro aber mehr als problematisch waren, stieg man mit der Zeit zu den elektromechanischen Schreddern um, die man heute kennt.

Dabei gibt man das Dokument in einen Einzug, wo es in schmale Streifen geschnitten wird. So schmal und so zahlreich, wie sie sind, lassen sich daraus kaum mehr verwertbare Informationen entnehmen. Bei den Aktenvernichtern unterscheidet man zwei verschiedene Funktionsweisen, den Seitenschnitt und den Kreuzschnitt/Partikelschnitt. Bei Geräten des ersten Typs wird das Papier lediglich in schmale Streifen geschnitten. Das sind die günstigeren Modelle. Für anspruchsvollere Nutzer gibt es teurere Aktenvernichter, die mit dem sogenannten Partikelschnitt arbeiten. Dabei wird das Papier längs und quer zerschnitten. Einige von ihnen zerteilen darüber hinaus auch Kreditkarten.

Technische Grundlagen des Aktenvernichters

Beim Streifenschnitt-Vernichter besteht das Schneidwerk aus zwei Wellen, die gegeneinander laufen. Auf den Wellen befinden sich viele kleine Räder mit scharfen Kanten. Darüber hinaus befinden sich Zähne auf den Mänteln der Räder. Damit können die einzelnen Blätter besonders gut eingezogen und transportiert werden. Beim Schneidevorgang selbst passiert das Papier die Räder und wird dabei zerschnitten. Je mehr Räder sich auf der Welle befinden, umso genauer verläuft der Schneidvorgang.

Der Vorteil des Streifenschnitts besteht darin, dass die Kapazität beim gleichzeitigen Zerschneiden mehrerer Blätter größer ist als beim Partikelschnitt. Darüber hinaus arbeiten sie leiser. Das Volumen des zerschnittenen Papiers ist allerdings größer.

Auch beim Kreuzschnitt besteht das Schneidwerk aus zwei Wellen mit ineinandergreifenden scharfen Wellen. Zusätzlich gibt es aber auf den Mänteln der Räder eine scharfe Metallkante, die das Papier noch einmal in Querrichtung zerschneidet. Dadurch wird das Papier besonders gleichmäßig zerteilt. Auch ist der Vorgang sicherer als beim Streifenschnitt. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass das Papier wegen des höheren Zerteilungsgrades ein geringeres Volumen hat. Allerdings ist der Vorgang lauter als beim Streifenschnitt.

Aufbewahrungspflichten

Gewerblich relevante Akten dürfen nicht uneingeschränkt vernichtet werden. Steuer – und Handelsrecht sehen klare Einschränkungen für all diejenigen vor, die zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind. Gesetzliche Grundlage ist § 257 HGB (Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen). Gem. § 147 i.V.v. §§ 140 ff. AO sind insbesondere die Unterlagen aufzubewahren, die von anderem Gesetzen als dem Steuerrecht gefordert sind.

Die Abgabenordnung verpflichtet Gewerbetreibende ab bestimmter Umsatz- und Gewinngrenzen zur Aufbewahrung der Bücher. Seit dem 1. Januar 2007 liegt die Grenze bei 500.000 Euro Umsatz (Umsatz Definition) und seit dem 1. Januar 2008 bei 50.000 Euro Gewinn .

Grundsätzlich sind folgende Personen zur Aufbewahrung der Bücher verpflichtet:

  • Geschäftsinhaber von Einzelunternehmen ,
  • der Inhaber des Handelsgeschäfts bei stillen Gesellschaften,
  • die Gesellschafter von GbR und OHG,
  • die geschäftsführenden Gesellschafter und persönlich haftenden bei der KG,
  • die Vorstände einer AG,
  • die Geschäftsführer der GmbH.

Welche Bücher sind aufzubewahren?

Gemäß Steuerrecht sind alle Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, die für die Besteuerung wichtig sind. Dabei handelt es sich nach § 147 Abs. 1 AO um:

  • Inventare,
  • Lageberichte,
  • Bücher,
  • Jahresabschlüsse,
  • Eröffnungsbilanzen,
  • Organisationsunterlagen,
  • Geschäfts- und Handelsbriefe,
  • Buchungsbelege,
  • Zollmeldungen.

Die Einordnung gestaltet sich in der Praxis mitunter schwierig. Immerhin ist nicht jeder Brief ein Geschäftsbrief und nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg. Eine genaue Aufgliederung erhält man bei der zuständigen IHK seines Bundeslandes.

Wie lange sind Akten aufzubewahren?

Die Aufbewahrungsfristen für die meisten Arten von Dokumenten betragen 10 Jahre. Hierzu zählen:

  • Bücher,
  • Aufzeichnungen,
  • Inventare,
  • Eröffnungsbilanzen,
  • Buchungsbelege,
  • Unterlagen für die Zollanmeldung,
  • Lageberichte,
  • Rechnungen.

Die restlichen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen sind 6 Jahre aufzubewahren. Erst danach dürfen sie vernichtet werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Änderungen in den Dokumenten vorgenommen worden sind. Bei den Vertragsunterlagen beginnt die Frist mit dem Ablauf des Vertrages.

Was passiert bei einem Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten?

Hält man die Aufbewahrungspflichten nicht ein und vernichtet die Akten vor deren Ablauf, entspricht die Buchführung nicht den Regelungen gem. §§ 140 – 148 AO. In diesem Fall ist das Finanzamt berechtigt, die Steuergrundlage einfach zu schätzen. Darüber hinaus kann es bei der Verletzung der Buchführungspflichten je nach Fall zum Vorliegen von Steuerstraftatbeständen kommen. Diese können bis zur Gefängnisstrafe führen.

Anders ist die Lage, wenn aufbewahrungspflichtige Dokumente durch höhere Gewalt zerstört werden. Hierzu zählen Feuer, Hochwasser, Blitzeinschläge und Ähnliches.

Fragen und Antworten zur Aktenvernichtung

Was kostet eine Aktenvernichtung?

Die Preise für eine Aktenvernichtung schwanken je nach Anbieter. Häufig bewegen sich die Preise zwischen einem und zwei Euro je Liter Papier. Das entspricht etwa 30 bis 60 Ordnern. Bei elektronischen Datenträgern sind die Kosten oftmals höher. Hier liegt der Preis für eine zerstörte Festplatte je nach Anbieter bei etwa 10 Euro. Auch komplette Archivräumungen gehören zum Leistungsspektrum professioneller Aktenvernichter. Hier gibt es oftmals preiswerte Pauschalangebote

Wie läuft eine Aktenvernichtung ab?

Die meisten Anbieter werden über ein Kontaktformular beauftragt. In der Regel bekommt man dann einen für den individuellen Bedarf geeigneten Container zur Verfügung gestellt, den man mit seinen Ordnern und Festplatten füllt. Danach holt das Unternehmen den Container ab und vernichtet die Daten. In leistungsstarken Schredder-Anlagen. Damit ist es praktisch unmöglich, dass Daten später wieder ausgelesen werden können.

Gibt es Einschränkungen bei der Aktenvernichtung?

Ja. Nicht alle Dokumente dürfen uneingeschränkt vernichtet werden. Das gilt vor allem für Schriftstücke, die zum Führen von Büchern und anderen Dokumentationen notwendig sind. Rechtliche Grundlage ist § 257 HGB (Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen). Die Aufbewahrungsfristen liegen in der Regel zwischen sechs und zehn Jahren. Genaue Informationen findet man im Handelsgesetzbuch.

 

Christian Weis

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