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Schutz für die digitale Personalakte

Die Vorteile einer Digitalisierung im Personalbereich sind für viele Unternehmen offensichtlich. Die Datenrisiken und der notwendige Schutz für elektronische Personalakten dagegen nicht.

Rainer Sturm / pixelio.de

EPA: Ein Muss für die moderne Personalabteilung

Durchschnittlich sparen Personaldienstleister bis zu drei Stunden pro Woche, wenn sie digitale oder elektronische Personalakten (EPA) einsetzen, so eine Studie, an der die Universität Bamberg beteiligt war. Auch für die Personalabteilung eines Unternehmens ergeben sich zahlreiche Vorteile. Wer von der Handakte auf eine digitale Personalakte umstellt, profitiert davon,

  • Informationen über Beschäftigte schneller verfügbar zu haben sowie
  • bei den Suchzeiten, bei der Archivierung und bei den Kosten für Ordner, Formulare und Papier zu sparen.

Laut einer Studie über Enterprise Content Management (ECM), dem 7. ECM-Barometer von Bitkom, halten 37 Prozent der befragten Unternehmen digitale Akten, wie etwa die elektronische Personalakte, für den Top-Trend bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Mit der Digitalisierung kommen auch neue Aufgaben

Die digitale Personalakte kann aber ihre Vorteile nur dann ausspielen, wenn die Unternehmen die technischen Voraussetzungen und die Forderungen aus Compliance-Sicht erfüllen.

Die Suchzeiten sinken zum Beispiel nur dann, wenn die digitale Personalakte vollständig ist und nicht aus weit verteilten Einzeldateien bestehen, die nicht zentral verfügbar sind. Eine vollständige zentrale Akte ist auch in der digitalen Welt Pflicht. Während das Problem durch parallel bestehende Datensammlungen über Beschäftigte für eine Handakte und eine digitale Personalakte ähnlich ist, bringt die Digitalisierung neue Voraussetzungen mit sich:

  • Die digitalen Daten müssen über die gesamte Aufbewahrungsdauer verfügbar und lesbar sein. Angesichts der Dynamik der IT ist das leider nicht selbstverständlich.
  • Dateien dürfen nicht nachträglich bearbeitbar sein. Nur so ist auch das digitale Personalarchiv revisionssicher.
  • Nicht zuletzt sind digitale Personalakten durch die Vernetzung im Unternehmen der Gefahr ausgesetzt, dass Unbefugte unerkannt Zugriff auf die Personaldaten erhalten. Eine strenge Zugriffskontrolle ist für digitale wie für klassische Personalakten Pflicht. Durch das Firmennetzwerk kann das aber im digitalen Fall eine durchaus komplexe Herausforderung sein.

Digitale Personalakte braucht Datensicherheit

Unternehmen, die auf die digitale Personalakte setzen, müssen das in ihrem IT-Sicherheitskonzept umfassend berücksichtigen. So müssen sie den Zutritt zu den Systemen, die Zugang zu den Personaldaten geben, ebenso kontrollieren wie den Zugang zu der Personalsoftware und den Zugriff auf die elektronischen Personalakten.

Die Weitergabe einer digitalen Personalakte an Dritte kann über einen Mausklick geschehen, muss aber genauso kontrolliert erfolgen wie die Weitergabe von Handakten. Ohne Passwortschutz, Smartcard oder andere zusätzliche Sicherheitsfaktoren, Berechtigungskonzept und Verschlüsselung geht es nicht.

Neben der notwendigen Integrität und Vertraulichkeit der digitalen Akte gilt es auch die Verfügbarkeit sicherzustellen. Ohne Datensicherung können die Beschäftigtendaten verloren sein, wenn IT-Systeme ausfallen oder eine Schadsoftware erfolgreich zuschlägt.

Digitale Personalakte braucht Datenschutz

Selbst wenn die Datensicherheit stimmt, kann eine digitale Personalakte immer noch gegen den Datenschutz verstoßen. Gerade bei digitalen Akten kann es schnell dazu kommen, dass die Personalabteilung so viele Daten wie möglich über den Mitarbeiter sammelt und speichert. Ebenso kann sie leicht vergessen, die personenbezogenen Daten nach Erfüllung ihres Erhebungszwecks und nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen wieder zu löschen.

Datenschutzprinzipien wie Datensparsamkeit, Erforderlichkeit und Zweckbindung gelten auch bei Beschäftigtendaten, wie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) deutlich macht und wie es sich auch zukünftig aus der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) ergibt. So gibt es zum Beispiel klare Grenzen bei der Aufnahme von Daten aus sozialen Netzwerken in die digitale Personalakte, ein Umstand, den viele Personalabteilungen offensichtlich bisher übersehen.

Datenschutz und Datensicherheit müssen stimmen

Die Einführung von digitalen Personalakten ist also nicht nur eine Frage der Technik, etwa welches Enterprise Content Management System (ECM-System) man nimmt, sondern auch eine klare Aufgabe im Rahmen des Datenschutz- und Datensicherheitskonzepts. Hier besteht bei vielen Unternehmen Nachholbedarf, wie Datenpannen in der jüngeren Vergangenheit zeigen, bei denen Beschäftigtendaten ungeschützt im Internet zu finden waren.

(Ein Beitrag von www.datenschutz-praxis.de; Autor: Oliver Schonschek)

 

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