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Verschärfte Nachweispflichten für EU-Lieferungen ab 1. Januar 2014

Ab dem 1. Januar 2014 werden die Nachweispflichten für Lieferungen ins EU-Ausland verschärft. Unternehmer müssen dann nachweisen können, dass die gelieferten Waren tatsächlich an ihrem Bestimmungsort angekommen sind. Können sie dies nicht, versagt das Finanzamt unter Umständen die Steuerfreiheit und setzt für die Lieferung Umsatzsteuer fest. Unternehmer sollten sich daher bereits jetzt dringend für eine der möglichen Vorgehensweisen entscheiden, die entsprechenden Vordrucke erstellen und die Änderungen mit Mitarbeitern und Versanddienstleistern besprechen.

Ab dem 1. Januar 2014 werden die Nachweispflichten für Lieferungen ins EU-Ausland verschärft. Unternehmer müssen dann nachweisen können, dass die gelieferten Waren tatsächlich an ihrem Bestimmungsort angekommen sind. Können sie dies nicht, versagt das Finanzamt unter Umständen die Steuerfreiheit und setzt für die Lieferung Umsatzsteuer fest. Unternehmer sollten sich daher bereits jetzt dringend für eine der möglichen Vorgehensweisen entscheiden, die entsprechenden Vordrucke erstellen und die Änderungen mit Mitarbeitern und Versanddienstleistern besprechen.

Besonderer Handlungsbedarf besteht, wenn der Abnehmer oder Lieferant die Ware selbst über die Grenze befördert. Während zurzeit noch eine Unterschrift bei der Abholung als Nachweis genügte, muss ab 1. Januar 2014 die Ankunft der Ware im EU-Ausland durch den Empfänger bescheinigt werden. Eine Alternative zur Gelangensbestätigung gibt es in diesem Fall nicht. Hier sollten sich Unternehmer gründlich über die Anforderungen informieren, um keine Fehler zu riskieren. Sie sollten sich auch bereits jetzt für ein einheitliches Vorgehen in ihrem Unternehmen entscheiden, das mit allen Beteiligten ausführlich besprochen wird. Vordrucke, die von allen Mitarbeitern genutzt werden und die alle geforderten Angaben erhalten, sollten rechtzeitig erstellt werden.

Im Regelfall muss die Gelangensbestätigung folgende Angaben enthalten, um vom Finanzamt anerkannt zu werden:

  • Name und Anschrift des Abnehmers,
  • Menge und Bezeichnung der Ware,
  • Angabe von Ort und Monat des Erhalts der Lieferung oder den Ort und Monat der erfolgten Beförderung,
  • Ausstellungsdatum des Nachweisdokumentes sowie
  • Unterschrift des Abnehmers.

Die Gelangensbestätigung kann auch elektronisch vom Abnehmer an den liefernden Unternehmer übermittelt und als monatliche oder vierteljährliche Sammelbescheinigung ausgestellt werden.

Einfacher ist es bei den weiteren gängigen Versandwegen. Hier muss nicht zwingend der neue Vordruck für die Gelangensbestätigung verwendet werden, den das Bundesfinanzministerium kürzlich veröffentlicht hat. Auch andere Nachweise werden von den Finanzbehörden anerkannt. Dies können beispielsweise CMR-Frachtbriefe mit Unterschriften des Empfängers und des Absenders sein oder eine Spediteurbescheinigung, die Monat und Ort der Übergabe enthält. Bei Kurierdienstleistern genügt als Nachweis das bei der Beförderung erstellte Transportprotokoll, das so genannte Tracking-and-Tracing- Protokoll, gemeinsam mit der Auftragserteilung. Bei Postsendungen ist eine Empfangsbescheinigung des Postdienstleisters über die Entgegennahme der Sendung nebst Zahlungsnachweis ausreichend.

Aber: Jedes Nachweisdokument erfordert differenzierte Angaben wie Bezeichnung und Menge der Ware und Ausstellungsdatum des Nachweises, über die sich die Unternehmer im Klaren sein müssen. Wichtig ist ein einheitliches Vorgehen im gesamten Unternehmen, das mit allen Beteiligten ausführlich besprochen wird.

 

Jörg Bringmann

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