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Digitale Dokumentenarchivierung beseitigt Produktivitäts-Nadelöhre

Die Covid-19-Pandemie versetzte dem sich bisher eher bedächtig entwickelnden Trend zum ortsunabhängigen Arbeiten einen enormen Schub. Abhängig vom Digitalisierungs-Reifegrad der betroffenen Unternehmen lief der Wechsel ins Homeoffice einigermaßen reibungslos – oder recht holprig ab. Schnell kristallisierte sich heraus, dass sich der Einsatz eines modernen und leistungsfähigen Dokumentenmanagementsystems (DMS) enorm positiv auf die Produktivität im Homeoffice auswirkt – aber auch nach der Rückkehr eines Großteils der Belegschaften in die Unternehmensstandorte weiterhin zahlreiche Vorteile bietet:

Eine sorgfältig und langfristig geplante Digitalisierungs-Kampagne sollte nicht nur die Wertschöpfungs- und Administrationsprozesse sowie die Kommunikationskanäle des Unternehmens im Blick behalten – sondern auch die bisherige Ablage- und Archivierungspraxis einer kritischen Betrachtung unterziehen. Tatsächlich beherbergen analoge Dokumenten- und Korrespondenzarchive zahlreiche Produktivitäts-Nadelöhre, die sich einerseits negativ auf die Such- und Bearbeitungsdauer auswirken, andererseits aber auch die Nutzung von interessanten Synergieeffekten verhindern.

Erhebliche Kosten- und Zeitvorteile

Die physische Aufbewahrung von Dokumenten bindet wertvolle Raum-Ressourcen, die produktiver genutzt – oder im Rahmen einer räumlichen Verkleinerung zur Reduzierung der laufenden Betriebsausgaben verwendet werden könnten. Weiterhin fallen bei der Suche nach bestimmten Dokumenten und Informationen immer wieder unnötige Zeitaufwände an, die nicht selten auch noch die Motivation der zuständigen Mitarbeiter in Mitleidenschaft ziehen. Zudem führt die händische Ablage und Indizierung regelmäßig zu Fehlern, die sich im Laufe der Zeit weiter potenzieren können. Ein DMS erlaubt die intelligente Erkennung sowie die automatisierte Klassifizierung und Archivierung von Dokumenten, die über eine direkte Scanner-Schnittstelle eingelesen werden. Die originalen Papierdokumente können umgehend entsorgt werden, da die digitalen Kopien sämtliche rechtlichen Anforderungen erfüllen. Der zeit- und ortsunabhängige Zugriff ist bei einer cloudbasierten Lösung ebenfalls gewährleistet, verpasste Skonto- und Kündigungsfristen gehören ab sofort der Vergangenheit an.

Rechtskonformität und Sicherheit

Der Gesetzgeber hat die Vorgaben für die rechtskonforme Archivierung von geschäftlichen Dokumenten (insbesondere von E-Mails) mit dem Inkrafttreten der GoBD deutlich verschärft. Gleichzeitig müssen Gewerbetreibende aller Branchen und Größen aber auch die Regeln der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) genau beachten. In diesem Spannungsfeld stellt die Einrichtung eines DMS und einer passenden E-Mail-Archivierung letztendlich die Lösung dar, die sämtliche offene Flanken zuverlässig schließt und erhebliche Einspar- und Optimierungspotentiale im Unternehmen eröffnet. Die umfangreichen Such- und Filterkriterien verkürzen die Recherche von benötigten Dokumenten und Informationen, reduzieren den Speicherbedarf um bis zu 70 Prozent, entlasten E-Mail-Server und sorgen dauerhaft für Ordnung, Übersichtlichkeit und Rechtskonformität. Befinden sich die wichtigen Unternehmens- und Kundendaten auf einem hochgradig gesicherten Server, wird dem existenzgefährdenden Verlust oder der Kompromittierung zuverlässig vorgebeugt – und gleichzeitig befugten Personen ein einfacher und unkomplizierter Zugriff ermöglicht. Ob die Lösung dann auf einem unternehmensinternen Server oder in einer sicheren Cloud läuft, hängt von den jeweiligen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab. Dementsprechend empfiehlt sich eine sehr sorgfältige Vorab-Analyse des Status Quo und der tatsächlich benötigten Funktionalitäten. Erfahrene IT-Systemhäuser wie die Menze GmbH kümmern sich dann auch nicht nur um Planung und individuelle Einrichtung eines DMS und/oder einer E-Mail-Archivierungslösung, sondern übernehmen auch Wartung, Schulung und anstehende Skalierungsaufgaben.

Die Covid-19-Kontakteinschränkungen haben schlussendlich nur ToDos in den Fokus gerückt, denen sich zahlreiche Unternehmen unterschiedlichster Brachen früher oder später unweigerlich hätten stellen müssen. Der Einsatz einer exakt auf die Unternehmensanforderungen zugeschnittene digitale Dokumenten- und E-Mail-Archivierung birgt erhebliche Einsparungs- und Optimierungspotentiale, die gerade in wirtschaftlich angespannten Zeiten dringend benötigt werden.

 

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