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Spartipps für Unternehmen – Kosten für Reisewagen senken

Geschäftsreisen sind für viele Unternehmen heute alltäglich. Einzelne Mitarbeiter, die Geschäftsleistung – gerade im Mittelstand oder in Konzernen ist fast immer jemand mit einem geschäftlichen Auftrag unterwegs. Auf diese Weise konnte der Markt für Geschäftsreisen in den letzten Jahren auch beeindruckende Zahlen vorweisen.

TravelNewsPort (CC0-Lizenz)/ pixabay.com

Laut einer Erhebung des DRV (Deutscher Reiseverband) wurden im Jahr 2011 knapp 164 Millionen Geschäftsreisen unternommen. Obwohl jede Dienstreise im Durchschnitt nur 2 Tage dauerte, erreichte der Geschäftsreisemarkt in diesem Zeitraum ein Volumen von mehr 44 Mrd. Euro. Und durchschnittlich fielen für jede der Geschäftsreisen 296 Euro an.

Jeder Tag, den Unternehmen ihre Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise schickten, kostete im Jahr 2011 damit knapp 150 Euro. Gegenüber 2010 eine deutliche Steigerung. Lagen die Kosten pro Tag hier doch bei „nur“ 127 Euro. Eine durchaus stolze Summe, zu der nicht nur Verpflegung, Übernachtung oder Flugpreis beitrugen. Gerade wenn Mitarbeiter über mehrere Tage unterwegs sind, wird fast immer ein Fahrzeug benötigt. Was liegt also näher als der Mietwagen? Dabei verschenken Unternehmen aber nach wie vor Einsparpotenzial. Im Folgenden sollen deshalb einige Spartipps für Unternehmen in Bezug auf Mietwagen erläutert werden.

Einzelbuchung vs. Firmentarif – wann lohnt sich was?

Schicken Sie Ihre Mitarbeiter über mehrere Tage auf eine Geschäftsreise, wird Ihr Unternehmen an einem Mietwagen selten vorbeikommen. Bei der Suche nach entsprechenden Angeboten gehen viele Firmen nach wie vor den klassischen Weg:

  1. Online nach dem besten Angebot in der Tagesmiete suchen
  2. Das Fahrzeug reservieren – fertig.

Die Kosten können hier je nach Fahrzeugklasse und gefahrenen Kilometern mitunter erheblich schwanken. Auch die Versicherung bzw. die Selbstbeteiligung sollte aus Sicht des mietenden Unternehmens nicht unberücksichtigt bleiben.

Fazit: Die Einzelbuchung verursacht einen gewissen zeitlichen Aufwand und kostet jedes Mal Geld – etwa für die Kaution, die vorzustrecken ist. Gerade wenn Betriebe des Öfteren auf die Fahrzeugmiete im Zuge der Geschäftsreisetätigkeit angewiesen sind, kann sich ein anderes Herangehen durchaus lohnen.

Viele der größeren Autovermietungen bieten ihren Geschäftskunden heute Firmentarife an. Der Anbieter Europcar hat zu diesen Zwecken sogar einen eigenen Business Bereich für Geschäftskunden eingerichtet. Dahinter verbergen sich Verträge mit Tarifierungsmerkmalen, die direkt auf die Automiete durch Unternehmen zugeschnitten sind. Letztere gehen von Haus aus mit anderen Ansprüchen an die Fahrzeugmiete heran.

Beispiel: Privat verreisen Sie übers Wochenende – und wollen dazu möglichst günstig einen Pkw mieten, in dem die ganze Familie Platz hat. Als Unternehmer sind Sie aber eher an Werktagen unterwegs – und zwar mit einer Fahrzeugklasse, die auch dem Repräsentationszweck dienen kann. Und genau diesem Aspekt trägt der Firmentarif Rechnung.

Was letztlich genau in den Firmentarifen steckt, hängt von ganz unterschiedlichen Rahmenbedingungen ab. Beispielsweise werden:

  • günstige Festmietpreise
  • niedrige Selbstbeteiligungen
  • die Zusatzfahrer-Option
  • ein Wegfall von Kilometerbeschränkungen
  • Bonusprogramme für Freimieten
  • Managementsysteme mit Nutzungsübersichten
  • bevorzugte Buchungsoptionen

in den Firmentarifen angeboten. Diese bunte Palette an Vergünstigungen macht den Vorteil der Geschäftskundentarife bei der Automiete aus. Es kann mitunter sogar über Optionen wie die kostengünstige Langzeitmiete verhandelt werden. Diese Optionen rechnen sich im Vergleich zur Einzelbuchung aber nur unter bestimmten Gesichtspunkten. Für Unternehmen, die nur 1 – 2 Automieten im Jahr beanspruchen, ist der Firmentarif mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht sinnvoll. Je häufiger ein Betrieb einen Mietwagen in Anspruch nehmen muss, desto größer kann der Bonus sein, den dieser dank dem Firmentarif in der Hand halten.

Vorteile von Firmentarifen im Überblick:

  • der organisatorische Aufwand lässt sich deutlich senken
  • bei vielen Buchungen lassen sich günstige Individualregelungen treffen
  • es werden häufig Zusatz-Features angeboten

Firmentarif vs. Firmenfahrzeug

In Anbetracht der Tatsache, dass einzelne Mitarbeiter und die Geschäftsführung hin und wieder mit dem Pkw unterwegs sind, schaffen Unternehmen Firmenfahrzeuge an. Das Problem an dieser Praxis besteht in der Tatsache, dass der PKW als Wirtschaftsgut zum Anlagevermögen gehört und im Jahr der Anschaffung nicht vollständig abgeschrieben werden kann. Stattdessen ist steuerrechtlich nur eine stufenweise Wertminderung möglich. Sie müssen als Unternehmer das Kapital für die Anschaffungskosten zwar sofort in die Hand nehmen, dürfen die Ausgabe nach §7 EStG aber nur scheibchenweise geltend machen.

Der Firmentarif einer Autovermietung kann auch hier eine Lücke schließen. Die Rechnung wird von Ihrer Buchhaltung beglichen und stellt somit eine ganz normale Betriebsausgabe dar. Statt sich um Werkstattkosten und die Bilanzierung kümmern zu müssen, konzentrieren Sie und Ihre Mitarbeiter sich auf den Geschäftsbetrieb und die Termine – ohne im Fuhrpark Geld zu binden.

Reisekoordination – Sparpotenzial für Unternehmen

Geschäftsreisen bzw. die Reisekosten sind für Firmen ein erheblicher Kostenfaktor. Gerade in Unternehmen, die über größere Entfernungen stark vernetzt sein müssen, ergibt sich aus der Reisetätigkeit mitunter ein erheblicher finanzieller Aufwand. Firmentarife bei der Autovermietung sind ein erster Ansatzpunkt, um Sparpotenziale zu nutzen. Parallel lässt sich durch die Reisekoordination weiteres Potenzial ausschöpfen.

Dazu gehört beispielsweise die Buchung der richtigen Unterkunft. Geschäftsreisende sollten mit anderen Ansprüchen an deren Auswahl herangehen. Die funktionale Komponente – in Form einer Ausstattung mit modernen Kommunikationsmitteln und zentraler Lage – spielt hier eine größere Rolle als im Vergleich zum Privatreisenden, der mehr Wert auf Wohnkomfort legt. Des Weiteren ist es sinnvoll, die Termine innerhalb einer Geschäftsreise zusammenzufassen.

Sind in der Region mehrere Geschäftspartner ansässig, legen Sie doch einfach Termine zusammen – statt jedes Unternehmen im Abstand mehrerer Wochen zu besuchen. Zwar lässt sich dieses Ziel nicht immer erreichen. Wo praktikabel, kann Ihnen diese Form des Reisemanagements aber beim Kosten sparen helfen – auch wenn Sie oder Ihr Mitarbeiter hier ein bis zwei Tage länger unterwegs sind. Natürlich gehört zum Travelmanagement auch die Wahl des richtigen Verkehrsmittels. Gerade innerhalb Deutschlands bzw. in Europa kann die Bahn durchaus als Alternative mit dem Flugzeug mithalten – gerade bei den Kosten. Weitere Tipps zum Reisemanagement lassen sich auf der Webseite des VDR (Verband Deutsches Reisemanagement e.V.) finden.

Wichtige Tipps zur Reisekoordination im Überblick:

  • Sparpotenziale bei der Buchung der Unterkunft wählen
  • Termine in bestimmten Regionen zusammenlegen
  • Die Wahl der Verkehrsmittel optimieren

Fazit: Sparpotenziale erkennen – und nutzen

Geschäftsreisen sind unternehmerischer Alltag. Manchmal sind Unternehmen schon so an Firmenwagen gewöhnt, dass der Blick für kostengünstige Alternativen verloren geht. Gerade beim Thema Mietwagen lassen sich beispielsweise durch Firmentarife durchaus Kosten senken. In Kombination mit dem richtigen Reisemanagement sorgen Sie als Betrieb dafür, dass Ihre Mitarbeiter geschäftliche Termine im gewohnten Umfang wahrnehmen können – sich die Reisekosten aber auf einem überschaubaren Niveau bewegen.

Eine der wichtigsten Voraussetzung muss an dieser Stelle das Erkennen von Sparpotenzialen sein. Allgemeingültige Standards im Unternehmen, eine Bündelung der Reisekosten über Firmenkreditkarten, flexibles Zeitmanagement zur Reise- und Terminplanung sowie die Zusammenarbeit mit lokalen Reiseunternehmen können durchaus die Reisekoordination vereinfachen und damit die Reisekosten straffen.

 

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