Beim Verlust von Originalbelegen oder bei Kleinbeträgen erkennt das Finanzamt unter bestimmten Voraussetzungen auch selbsterstellte Ersatzbelege an. Eine genaue Dokumentation des Geschäftsvorfalls ist dafür jedoch erforderlich.
Die Grundsätze ordnungmäßiger Buchführung (GoB) beschreiben in einem unbestimmten Rechtsbegriff die formalen Grundsätze, die der Steuerpflichtige zur Anerkennung der Rechnungslegung einzuhalten hat. Die wesentlichen Grundsätze bauen auf den Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) auf und sind durch die Rechtsprechung bestätigt. Der allgemein bekannteste dieser Grundsätze ist: „Keine Buchung ohne Beleg“.
Eigen- und Ersatzbeleg
Was jedoch, wenn der Originalbeleg verlorengegangen ist oder gar kein Beleg ausgestellt wurde? Zahlungen wie zum Beispiel Parkgebühren oder der Autostaubsauger, der Bring-Service für eine Vor-Ort-Bewirtung oder Trinkgelder sind trotzdem als Betriebsausgaben absetzbar. Mithilfe eines Ersatz- oder Eigenbeleges kann man sie in der Buchhaltung steuerlich berücksichtigen.
Erforderliche Angaben
Sofern für den fehlenden oder abhanden gekommenen Originalbeleg kein Ersatzoriginal beschafft werden kann oder die Beschaffung wirtschaftlich nicht sinnvoll ist, ist auch die Erstellung eines Eigenbelegs möglich. Dieser selbst geschriebene Beleg muss jedoch alles Daten und Informationen enthalten, die auch ein fremder Nachweis der Betriebsausgaben gehabt hätte. Hierzu gehören zumindest die folgenden Angaben: Datum der Ausstellung und der Betriebsausgabe, Höhe des gezahlten Betrags, Grund der Zahlung, Empfänger der Zahlung sowie der Grund für die fehlende Vorlage eines Originalbelegs. Durch die Angabe von Datum, Ort und Unterschrift bestätigt der Aussteller die sachliche Richtigkeit der Angaben.
Anerkennung des Finanzamts
Natürlich ist bei der Erstellung von Ersatzbelegen Augenmaß gefordert. Wenn diese Belegart in der Buchhaltung die Ausnahme darstellt, der Betrag nicht wesentlich ist und für diese Kostenart nicht immer ein Beleg erwartet werden kann, ist die Wahrscheinlichkeit recht hoch, dass das Finanzamt den Eigenbeleg anerkennt.
Achtung: Aus Eigenbelegen darf selbstverständlich kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden, da die erforderlichen Voraussetzungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) nicht vorliegen. In der Buchhaltung ist deswegen der Bruttobetrag der Betriebsausgabe anzusetzen.
