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Tipps zum Umgang mit elektronischen Rechnungen

Was man über elektronische Rechnungen wissen sollte und wie man dabei rechtlich auf der sicheren Seite ist, erklärt der neue Bitkom-Leitfaden „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“. Das Dokument beschreibt kurz und kompakt wichtige Regelungen und gibt Ratschläge für den unternehmerischen Einsatz elektronischer Rechnungen.

Was man über elektronische Rechnungen wissen sollte und wie man dabei rechtlich auf der sicheren Seite ist, erklärt der neue Bitkom-Leitfaden „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“. Das Dokument beschreibt kurz und kompakt wichtige Regelungen und gibt Ratschläge für den unternehmerischen Einsatz elektronischer Rechnungen.

Es scheint so einfach: Elektronische Rechnungen werden leicht erstellt, unkompliziert verschickt und schnell verbucht. Auf der Festplatte gespeichert, erübrigen sich hohe Papierstapel, denn man kann sich digital darum kümmern. Viele Unternehmen setzten jetzt schon auf die elektronische Rechnung, weil sie damit vor allem Geld sparen, sagt Bitkom-Experte Frank Früh. Trotzdem stünden Chefs und ihre Buchhalter häufig vor Fragen, wenn sie die digitale Rechnung nutzen wollen. Darf ich eine eingescannte Papierrechnung einfach wegwerfen? Wie funktioniert beim elektronischen Dokument das Prüfungsverfahren? Und wie lange muss ich die Rechnung eigentlich speichern? „Oft wissen Unternehmen nicht genau, worauf sie bei elektronischen Rechnungen achten müssen und nutzen sie nur deshalb noch nicht“, so Früh.

Die zehn Merksätze für elektronische Rechnungen im Überblick:

  1. Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln.
  2. Elektronische Rechnungen sind technologieneutral.
  3. Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten.
  4. Signatur und EDI sind weiterhin möglich.
  5. Jede Rechnung muss lesbar sein.
  6. Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten.
  7. Jede Rechnung muss aufbewahrt werden.
  8. Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden.
  9. Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation).
  10. Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff.

Der Leitfaden „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ steht auf der Website des Digitalverbands zum kostenlosen Download bereit: www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/10-Merksätze-für-elektronische-Rechnungen.html

 

Bildquellen

  • 1436_web_r_by_markus_hein_pixeliode: Markus Hein / Pixelio.de
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