E-Mailmanagement: Bessere Ordnung im Postfach

Der Posteingang ist ständig überfüllt, Mails verschwinden, wichtige Termine werden vergessen – all dies passiert bei mangelnder Ordnung im E-Mailpostfach. Doch mit einer routinierten Arbeitsweise und ein paar einfachen Ordnungstipps lässt sich dies schnell in den Griff bekommen. Das erspart Zeit und Ärger.

1. E-Mailadressen ausmisten und zusammenführen

Viele nutzen verschiedene Adressen, um private von geschäftlichen E-Mails zu trennen und sich so eine Ordnung zu verschaffen: Eine E-Mailadresse für Nachrichten von Freunden und Familie, eine für Kundenkonten, eine für Geschäftskontakte, usw. Mehrere Mailadressen zu haben, kann jedoch schnell dazu führen, dass man wichtige Mails übersieht oder vergisst. Denn wer schaut schon täglich alle Postfächer durch?

Je mehr Mailadressen man hat, desto mehr Ordnung und Management sind also gefragt. Wer unbedingt mehrere E-Mailadressen für den privaten wie geschäftlichen Bereich braucht, der sollte sie immerhin auf einem E-Mail-Anbieter zusammenführen und die Vorteile eines gemeinsamen Postfachs nutzen. Auf diese Weise lässt sich ein viel besserer Überblick behalten.

2. Posteingang nicht als Archiv verwenden

Der Posteingang des E-Mailpostfachs ist ein Durchgangsort für die E-Mails und keine dauerhafte Ablage, schließlich leert man seinen Briefkasten ja auch regelmäßig. Im Posteingang sollten sich nur tagesaktuelle E-Mails befinden, die noch der Bearbeitung bedürfen. Der Eingangsordner stellt eine To-Do-Liste dar, welche täglich abgearbeitet werden sollte. E-Mails, die noch länger auf Erledigung warten müssen, sollten in einen gesonderten Zu-erledigen-Ordner wandern.

Bei einer eingehenden E-Mail sollte man sich immer fragen:

• Muss man sie selbst erledigen?
• Kann sie weitergeleitet werden?
• Kann man sie in 5 Minuten erledigen (dann sofort bearbeiten)?
• Braucht man die Mail noch (sonst löschen)?

3. Ordnerstruktur schaffen

Um die E-Mails aus dem Posteingang ablegen zu können, braucht es eine gewisse Struktur von Unterordnern. Reihenfolge und Benennung der Ordner kann man selbst nach den Bedürfnissen anpassen. Der wichtigste sollte sich immer ganz oben befinden. Eine mögliche Struktur wäre zum Beispiel: Warte auf Antwort, Zu erledigen/beantworten, Ansehen, Projekte (samt Unterordnern). Die übergeordnete Suchfunktion hilft beim Auffinden wichtiger Mails aus allen Ordnern. E-Mails mit gesetzlicher Aufbewahrungsfrist sollten zusätzlich in einem Archivordner auf der Festplatte abgelegt werden.

4. Automatische Filter nur bedingt einsetzen

Spamfilter oder andere automatische Filter machen oft mehr Arbeit als sie zu ersparen, besonders, wenn sie falsch eingestellt sind. E-Mails landen im falschen Ordner und verschwinden damit aus dem Blickfeld. Besser ist die Sortierung von Hand. Mit Vorsicht zu genießen ist vor allem der Spamfilter, zu oft landen hier Mails, die eigentlich keine Werbung sind. Deshalb sollte er entweder gar nicht verwendet oder täglich auf wichtige Mails durchsucht werden.

5. Regelmäßig aufräumen

Der Speicherplatz im Postfach kann noch so groß sein, irgendwann wird es selbst mit Unterordnern durch eine schiere Flut an E-Mails nur noch unübersichtlich. Deshalb sollten die Ordner regelmäßig überprüft werden. Alte, nicht mehr benötigte E-Mails können gelöscht werden. Diese Aufräumaktion sollte nicht einmal im Jahr, sondern mindestens einmal im Monat stattfinden, sonst sitzt man stundenlang daran. Am besten ist es jedoch, überhaupt keine Altlasten anzuhäufen und sofort zu entsorgen.

6. Papierkorb leeren

Löscht man eine Mail, ist sie nicht sofort weg. Sie landet erst einmal im Papierkorb des Programms. Das ist für die Wiederherstellung versehentlich gelöschter Mails recht praktisch. Den Papierkorb sollte man allerdings nicht überquellen lassen, das verbraucht unnötig Speicherplatz. Was im Büro die Putzkraft übernimmt, muss man beim Postfach selbst erledigen. Automatisches Leeren des Papierkorbs nach dem Schließen oder nach Ablauf einer Frist lässt sich ebenfalls einstellen.

7. Nutzung von E-Mail-Apps auf dem Smartphone

Heutzutage nutzen viele ihr Smartphone auch im Business bereits als PC-Ersatz. E-Mail-Programme als Apps sind recht praktisch. Man wird über eingehende Mails sofort informiert und kann sie direkt beantworten. Für die Arbeit sollte man allerdings hauptsächlich die E-Mails am PC bearbeiten und die App als Zusatz für unterwegs nutzen. Auch Aufräumaktionen im Postfach gehen am PC schneller von der Hand.

8. Tipps zur Arbeit mit E-Mails

E-Mails sind noch immer ein praktisches Kommunikationstool, sie können allerdings auch die Arbeit mehr behindern als voranbringen. Diese Tipps können bei der Arbeit helfen.

• Nicht sofort auf Mails reagieren, wenn dadurch die Arbeit unterbrochen würde.
• Aber auch nichts aufschieben. Extra Zeit für die E-Mailbearbeitung nehmen.
• Ping-Pong-Kommunikation per Mail vermeiden. Was sich schnell direkt per Telefon erledigen lässt, sollte nicht in eine ellenlangen E-Mailkommunikation verpackt werden. Tipps zu besserer E-Mailkorrespondenz gibt es hier.

Empfindliche Inhalte sollten immer sicher genug versendet werden. Mehr zum sicheren Versand von E-Mails.