Produktivitätskiller Backlog

Mit Dingen, die wir im Blick haben, können wir relativ stressfrei umgehen. Was unserem Gehirn hingegen wirklich Probleme bereitet, ist unser Backlog.

Nicht selten ist Stress hausgemacht. Entweder dadurch, dass wir uns in unserer Tagesplanung viel zu viel aufladen oder dadurch, dass wir eben genau das nicht tun. Klingt paradox? Keineswegs. Dieses Ohnmachtsgefühl beim Blick auf die total überfüllte To-Do-Liste kann einem gelegentlich schon die Lust an produktivem Arbeiten nehmen. Aber immerhin kennen wir hier die Aufgaben, können sie direkt erledigen, den nächsten Schritt festlegen oder umplanen. Tauchen Aufgaben erst in unserem Tagesplan auf, wissen wir in der Regel, was damit zu tun ist und Stress entsteht lediglich dadurch, dass wir entweder unseren Zeitplan zu eng getaktet haben oder dass wir im Rahmen der Tagesplanung zu wenig Platz für Unvorhergesehenes gelassen haben. Natürlich mit dem Ergebnis, dass der nächste Tag noch stressiger wird, da die unerledigten Aufgaben des Vortages ja noch dazu kommen. 

Nichts desto trotz haben wir diese Dinge im Blick und könnten relativ stressfrei damit umgehen. Was unserem Gehirn in all diesem Aufgabendurcheinander allerdings wirklich Probleme bereitet, ist unser Backlog.

Backlog? Was ist das eigentlich?

Einfach ausgedrückt sind das alle Informationen und To-Do’s, die rund um die Uhr in unseren verschiedenen In-Boxen aufgelaufen, aber noch nicht verarbeitet (ich meine nicht „erledigt“) sind. Das können E-Mails sein, die noch beantwortet werden müssen, Ideen, die auf Machbarkeit geprüft werden wollen, Dinge, die wir uns notiert haben, um sie nicht zu vergessen und vieles mehr. All das schlummert still in unserem “Backlog” und verursacht bei uns viel Stress. Stress deshalb, weil wir wissen, dass da noch etwas ist, um das wir uns kümmern müssen oder wollen, wir aber keinen wirklichen Überblick darüber haben und auch nicht wissen, was damit eigentlich zu tun ist. Im Ergebnis schlägt unser Gehirn Purzelbäume, denn es kann aufgrund fehlender Informationen nicht so arbeiten, wie es sollte und blockiert jedes fokussierte Arbeiten.

Eine “Entscheidung” gegen Stress

Das eigentliche Problem ist also nicht, dass diese Dinge noch nicht erledigt sind, sondern einzig und allein, dass wir noch keine Entscheidung darüber getroffen haben, wie wir damit im Weiteren verfahren wollen: Direkt erledigen, löschen, terminieren, einem Projekt zuweisen oder für später (zum Beispiel in ein paar Wochen oder Monaten) ablegen. 

Noch einmal: Nichts davon muss sofort erledigt werden. Es geht zunächst lediglich darum, Entscheidungen zu treffen, zeitkritische Dinge zu erkennen und zu terminieren, Wichtiges zu priorisieren, Kleinigkeiten, die nur ein paar Minuten benötigen, gegebenenfalls sofort zu erledigen und den ganzen “Müll” am besten direkt zu entsorgen. 

Die Lösung ist so genial wie einfach

Ideal ist daher ein täglicher kleiner Review, bei dem sämtliche In-Boxen auf “zero” gebracht werden und zusätzlich ein wöchentlicher Review quer durch alle Projekte und Aufgaben, um stets sicher sein zu können, dass alle wichtigen Dinge geplant bzw. terminiert sind und wir uns mit dem guten Gefühl, nichts wichtiges vergessen zu können, fokussiert den Aufgaben widmen können, die uns und unsere Projekte wirklich weiterbringen und die genau jetzt zu tun sind.

Ein Tipp zu Schluss

Je weniger In-Boxen, desto einfacher der tägliche Review. Bei mir sind es genau drei: Eine Ablage für Papierkram, Belege, etc. sowie Outlook und Todoist. In Todoist läuft zunächst einmal alles zusammen, wirklich alles, auch wenn es später vielleicht woanders landet. Notizen, Ideen, Erinnerungen, ToDo’s und sogar E-Mails lassen sich von Outlook aus direkt in Todoist organisieren und auf Termin legen. 

Ganz gleich, nach welchem System Sie arbeiten und welche Tools Sie dafür nutzen: Reduzieren Sie die Anzahl der Orte, an denen Informationen gesammelt werden, auf ein Minimum. Das macht vieles einfacher und die tägliche Durchsicht braucht am Ende kaum mehr als zehn Minuten. 

So bleibt Ihr Kopf frei für 100% mehr Produktivität.

Jens Schlüter