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Produktivität im Büro steigern – diese Möglichkeiten können helfen!

Wertschätzung, Kommunikation, ein aufgeräumter Arbeitsplatz oder die Förderung der Gesundheit, das sind nur einige der Faktoren, die in einem Betrieb für mehr Produktivität sorgen können. In jedem Fall liegt es aber an den Entscheidungsträgern und auch den Mitarbeitern selbst, entsprechende Maßnahmen umzusetzen und so langfristig zu profitieren. Folge Ansatzpunkte haben sich in der Vergangenheit bewährt:

pixabay.com �sativis (CC0 1.0)

1. Kaizen

Wer sich und seinen Arbeitsalltag einmal realistisch betrachtet, der wird in vielen Fällen feststellen, dass selbiger zu einem nicht unerheblichen Teil mit Suchen verbracht wird. Dabei kann es sich um Unterlagen, Daten oder auch Informationen auf dem Computer oder im Internet handeln, aber auch einfachste Büromaterialien sorgen immer wieder für kleine Unterbrechungen. In Büros bietet sich zu genau diesem Zweck die Arbeits- und Lebensphilosophie „Kaizen“ an, die sich mit dem Gedanken der kontinuierlichen Verbesserung beschäftigt. Was in vielen Beschäftigungsfeldern bereits längst zur Norm geworden ist, das hat in etlichen deutschen Büros jedoch noch nicht Einzug gehalten. Auf diesem Wege lassen sich jedoch verschiedenste Bürostrukturen verbessern, darunter zum Beispiel:

  • Das zu vollgestellte Büro
  • Unnötige Unterlagen oder Büroutensilien, die Platz wegnehmen
  • Viel zu volle Ablagen und Aktenschränke
  • Elektronische Daten, die zwar abgelegt werden, jedoch über keinerlei brauchbares System verfügen
  • Büromaterialien ohne festen Lagerplatz

Kaizen wird daraufhin in insgesamt vier Stufen durchgeführt, wobei die Mitarbeiter natürlich auch entsprechend motiviert sein sollten und den Willen haben müssen, etwas zu verändern. Auf Stufe eins heißt es zunächst Ordnung schaffen, sortieren und Aufräumen, dann erfolgt auf Stufe Zwei das Etablieren einer Standardisierung, die allgemeingültig ist – ein solcher Standard muss vor allem objektiv, nachvollziehbar, eindeutig und einfach sein. Stufe Drei ist die Vereinfachung der Arbeitsabläufe, indem die Standards umgesetzt werden. Stufe Vier behandelt schließlich die eigenverantwortliche Selbststeuerung, dafür muss aber auch der nötige Handlungsspielraum für die Mitarbeiter ermöglicht werden.

2. Pflanzen im Büro

Marlon Nieuwenhuis von der britischen Cardiff University kam unlängst zu dem Ergebnis, dass Büropflanzen die Leistungskraft der Mitarbeiter deutlich erhöhen können. Zu diesem Zweck wurde die Belegschaft zweier großer Bürokomplexe über mehrere Monate hinweg getestet – während dieser Zeit wurden die Bürogewächse immer wieder umgestellt, hinzugefügt oder entfernt, sodass die Mitarbeiter entweder gar keine Pflanzen oder mindestens zwei Pflanzen sahen. Das eindeutige Ergebnis zeigte, dass Mitarbeiter inmitten des satten Grüns nicht nur deutlich motivierter waren, sondern auch zufriedener mit ihrer Umgebung. Zudem leisteten sie letztendlich auch mehr. Um rund 15 Prozent soll die Produktivität durch das bloße Aufstellen von Pflanzen gestiegen sein. Dieses Ergebnis überrascht im Grunde nicht, denn schließlich sind die positiven Aspekte von Pflanzen hinlänglich bekannt: So schaffen sie zum einen ein natürliches Ambiente und eine angenehme Atmosphäre, was vor allem an ihrer Funktion als biologische Luftkläranlage liegen dürfte. Sie sorgen dafür, dass Schadstoffe und Staub aus der Luft gefiltert werden, je nach Größe können sie außerdem den Lärmpegel im Büro reduzieren. Sind sie dann auch noch schön und gepflegt, so haben sie außerdem noch einen nachweislich positiven Effekt auf das Wohlbefinden.

  • Genau an diesem Punkt scheitern jedoch viele Betriebe, denn nicht selten verdursten, verwelken oder verfaulen die Zimmerpflanzen und vegetieren aufgrund falscher oder mangelnder Pflege vor sich hin. Ein wenig Fleiß sollten die Mitarbeiter also schon an den Tag legen, damit das Büro nicht nur grün wird, sondern auch bleibt.

3. Ergonomische Möbel

Arbeitsplätze können für ein Unternehmen auf lange Sicht betrachtet sehr teuer werden, sofern diese für die Beschäftigten nicht ergonomisch ausgerichtet sind. Das wird auch daran deutlich, dass mittlerweile gut ein Viertel aller Krankschreibungen auf Muskel-Skelett-Erkrankungen (MSE) zurückzuführen ist. Geschätzt werden die Kosten für Produktionsausfälle durch MSE auf stolze 8,5 Milliarden Euro pro Jahr, die gute Nachricht ist jedoch, dass eben jene Probleme mithilfe ergonomischer Möbel sinnvoll angegangen werden können. Ohnehin ist der Arbeitgeber aber auch verpflichtet, laut Arbeitsschutzgesetz gewisse Mindestkriterien zu erfüllen, um Gefährdungen für die psychische und physische Gesundheit der Beschäftigten zu verhindern. Unter anderem fallen darunter beispielsweise ergonomische Tische, Stühle oder weitere Arbeitsmaterialien, die Rückenbeschwerden und Haltungsproblemen vorbeugen sollen. Tatsächlich gibt es laut der Präventionsstudie „Denk an mich. Dein Rücken“ mit rund 37% jedoch immer noch genügend Unternehmen, die ihre Mitarbeiter dahingehend gar nicht unterstützen – das muss aber nicht sein, denn schließlich gibt es unterschiedlichste professionelle Dienstleister wie Kusch, die Ergonomie und Design heutzutage gekonnt in ihren Möbeln miteinander kombinieren.

4. Neue Bürokonzepte

In den letzten Jahren und Jahrzehnten hat sich die Arbeit in allen Branchen stark geändert, vor allem gilt dies jedoch für Dienstleister und wissensintensive Branchen. Dementsprechend ist auch die Arbeitsweise eine andere und sollte im Idealfall mit dem passenden Konzept unterstützt werden. Flexibel, variabel, ökonomisch – das sind nur einige der Faktoren, die mittlerweile wichtig sind. Immer wieder ist daher von möglichst offenen Bürokonzepten die Rede, die zum einen weg von kontrollorientierten und hin zu ergebnisorientierten Ideen gehen, aber auch Punkte wie die Flexibilität der Arbeitszeiten und -orte, Zeitkontenmodelle, Home Office oder die mobile Arbeit beim Kunden werden immer wichtiger. Zudem gilt die Veränderung immer mehr als Dauerzustand, mit der in gewissem Maße auch eine soziale Unsicherheit einhergeht. Passende Konzepte für diese Trends sind Räumlichkeiten, die die Kommunikation fördern und keine non-territorialen Büroprinzipien mehr befolgen, den eigenen, persönlichen Arbeitsplatz muss es bei einem solchen Konzept also gar nicht mehr unbedingt geben. Derzeit stehen viele Unternehmen diesen neuen Konzepten zwar noch unsicher gegenüber, laut einer Studie des Fachverbandes der Büromöbelindustrie aus dem Jahr 2011 zeichnet sich allerdings eine Änderung in diese Richtung und zu mehr Teamarbeit, Kreativität und flexibleren Arbeitszeiten und -orten ab.

5. Betriebsklima

Das Betriebsklima ist sicherlich einer der wichtigsten Aspekte bezüglich der Produktivität, denn niemand erledigt gern seine Arbeit, wenn der Arbeitsplatz nur Stress oder gar Angst auslöst. Merkmale eines guten Betriebsklimas sind unter anderem ein hohes Maß an Toleranz, gegenseitige Wertschätzung und Anerkennung, die Zusammenarbeit auf verschiedenen Hierarchieebenen (zur Hierarchieebenen Definition) oder eine offene und problemlos Kommunikation. Ist das Betriebsklima hingegen schlecht, so lässt nicht nur die Motivation und Arbeitsfreude nach, die Arbeitsunlust steigt sogar im selben Maße und die Psyche wird mitunter langfristig belastet. Konflikte können außerdem vermehrt zu Mobbing führen und bei einigen Mitarbeitern ist innerlich vielleicht schon alles auf eine Kündigung ausgerichtet. Damit das nicht passiert, sollten Chefs und Entscheidungsträger sich aktiv dafür einsetzen, dass Unsicherheiten und Angst angesprochen und gemeinsam gelöst werden, Ungerechtigkeiten gar nicht erst entstehen und es im Betrieb kein unsolidarisches Verhalten gibt.

 

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