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Fachwissen

Arbeitsplatz der Zukunft – Sechs Faktoren für den Wandel

Der rasante Wandel hin zu einer immer mobileren Arbeitswelt sprengt die Grenzen fester Bürostrukturen. Wie werden wir in Zukunft arbeiten? Eine Studie des britischen Forschungsunternehmens Unwired hat sechs wesentliche Faktoren herausgearbeitet, die Firmen zum Umdenken bei ihrer Arbeitsorganisation bewegen. Dabei zeigt sich: Eine „agilere“ Arbeitsweise, bei der Firmen und Mitarbeiter entscheiden können, wie, wo und wann sie arbeiten, verbessert die Work-Life-Balance und bringt gleichzeitig Vorteile für die Unternehmen und für die Umwelt mit sich.

Regus

Betrachtet man die seit Jahrzehnten bestehenden Arbeitsplatzkonzepte vieler Unternehmen genauer, offenbart sich schnell, dass diese heute nicht mehr zeitgemäß sind. Das Arbeitsmodell, bei dem Beschäftigte jeden Tag zu ihrer einen festen Arbeitsstelle zu pendeln, um stets im gleichen Büro mit Telefon und PC zu arbeiten, ist überholt. Viele Büros stehen die Hälfte der Zeit leer, müssen aber trotzdem beheizt, beleuchtet und bezahlt werden. Gefragt sind stattdessen Besprechungsräume, da immer mehr Mitarbeiter abteilungsübergreifend zusammenarbeiten. Zudem verschwenden Angestellte wertvolle Stunden durch langwieriges Pendeln, während die neue Generation der mobilen Arbeitnehmer Schwierigkeiten hat, unterwegs geeignete Räumlichkeiten für ihre Anforderungen zu finden. Die rasche Verbreitung des mobilen Arbeitens, die durch fortschrittliche Technologien und Kommunikationsmittel ermöglicht wird, verändert die gesamte Arbeitswelt radikal.

Sechs Faktoren für den Wandel

Im Forschungsbericht „AGILITY@Work“ hat Unwired die Erfahrungen von Unternehmen ausgewertet, die bereits neue Arbeitsweisen eingeführt haben – darunter Nokia und Accenture. Demnach veranlassen sechs Faktoren Unternehmen dazu, umzudenken, schlankere Strukturen zu schaffen, sich flexibler aufzustellen und so den neuen Anforderungen in einer sich beständig verändernden Wirtschaftswelt besser gewachsen zu sein. Diese sechs Faktoren sind: Nachhaltigkeit, Transport Immobilien, Menschen, Arbeitskultur und Technologie. Sie spielen bei allen Unternehmensgrößen eine Rolle, von kleinen und mittelständischen Betrieben bis hin zu multinationalen Konzernen. Die Studie kommt zu dem Ergebnis, dass es für Unternehmen zwingend notwendig sei, diese sechs Faktoren zu optimieren und ein Arbeitsmodell zu schaffen, das sich nicht mehr auf die Anwesenheit an einem bestimmte Arbeitsort beschränkt. Dadurch erzielten sie eine ganze Reihe finanzieller Vorteile, leisteten einen Beitrag zum Umweltschutz und ermöglichten ihren Mitarbeitern, Berufs- und Privatleben besser miteinander zu vereinbaren.

Mehrheit der Schreibtische ungenutzt

Der Forschungsbericht von Unwired zeigt: 55 Prozent der Schreibtische eines durchschnittlichen Büros sind stets ungenutzt. Gleichzeitig fehlt es aber an adäquaten Besprechungsräumen. Unternehmen sollten daher den Auslastungsgrad ihrer Immobilien ermitteln und die tatsächlichen Belegungs- und Nutzungskosten der Büroräume errechnen. Indem sie die Anzahl ihrer permanent unterhaltenen Immobilien reduzieren und durch flexible Lösungen ersetzen oder ergänzen, können sich Unternehmen einen Kostenvorteil verschaffen und einen Beitrag zu nachhaltigem Klimaschutz leisten. Denn eine Reduzierung der Arbeitsflächen um 30 Prozent verringert die Kohlendioxidemissionen ebenfalls um 30 Prozent.

Das nachhaltigste Büro ist jenes, das nicht existiert

Im Grunde ist das nachhaltigste Büro auch jenes, das gar nicht existiert. Denn zwei der größten Kohlendioxidverursacher sind Bürogebäude und das Pendeln zu den dortigen Arbeitsplätzen. Für Unternehmen wird das feste Firmenbüro in Zukunft also nur noch die letzte Instanz sein. Bis dahin können sie jedoch die Emissionen reduzieren, indem sie ihre Büroflächen optimieren und ihre Immobilien intelligenter verwalten. Dazu gehört auch, energieeffiziente Technologien zu nutzen, wie beispielsweise moderne Klimatisierungs- und Beleuchtungssysteme oder Cloud Computing statt physikalischer Rechenzentren.

Polyzentrisches Arbeiten

Um die Pendelzeiten und die damit verbundene Verkehrs- und Umweltbelastung zu reduzieren, sollten Unternehmen ihren Angestellten vermehrt die Möglichkeit bieten, nicht nur im Büro, sondern auch an anderen Standorten oder von zuhause aus, also polyzentrisch, zu arbeiten. Um diese neuen Arbeitskonzepte umzusetzen, mangelt es derzeit allerdings noch an alternativen Räumlichkeiten. So sind Cafés und Hotels nicht geeignet, um effizient zu arbeiten. Gefordert sind neue, professionelle Arbeitsorte zwischen dem Firmenbüro und dem Home Office, die in Zukunft für das flexible Arbeiten zur Verfügung stehen. Ganz nach der Auffassung, dass gute berufliche Leistungen nicht unbedingt einen festen Arbeitsort voraussetzen. Solche zusätzlichen Arbeitsorte wie zum Beispiel temporäre Büros und Business Lounges werden neben dem Home Office ein multizentrisches Arbeiten ermöglichen, das die Verkehrsprobleme in Städten und Vororten verringern kann. Es steigert zudem die Flexibilität der Unternehmen und Mitarbeiter und senkt gleichzeitig die Kosten.

Technologien auf Arbeitsmodelle abstimmen

Letztendlich ist es der technologische Fortschritt, der neue Arbeitsplatzmodelle überhaupt erst möglich macht. Wichtig ist hierbei, dass Unternehmen die verwendeten Technologien auf ihre Arbeitsplatzmodelle abstimmen und ihren Mitarbeitern die jeweils passenden Tools zur Verfügung stellen. So bieten beispielsweise Videokonferenzen eine gute Möglichkeit, Reisekosten zu sparen und die Umwelt zu schonen. Die für die neuen Arbeitsweisen benötigten Technologien zu ermitteln, sie für ihre Mitarbeiter bereitzustellen und sie mit der neuen flexiblen Immobilienstrategie in Einklang zu bringen, sind der Schlüssel für Unternehmen, auch in Zukunft erfolgreich zu sein.

Virtuelle Arbeitsplätze für „Digital Natives“

Eine radikale Veränderung der Arbeitswelt wird dann eintreten, wenn eine Arbeitsplatzstrategie entwickelt wird, die die Menschen dazu anregt, die Vorteile der neuen Möglichkeiten für sich zu nutzen. Dabei müssen alle vier aktuell im Arbeitsleben stehenden Generationen berücksichtigt werden. Die nächste Generation, die derzeit noch zur Schule geht, wird die ersten wirklichen „Digital Natives“ hervorbringen und sich die virtuellen Arbeitsplätze, die jetzt für die Zukunft geschaffen werden, mit einer großen Selbstverständlichkeit zunutze machen.

Bewertung nach Ergebnis

Auch im Hinblick auf die Unternehmenskultur ist ein Umdenken notwendig. Die Leistungen der einzelnen Mitarbeiter werden nicht mehr nach Anwesenheit, sondern nach Ergebnis beurteilt. Mithilfe geeigneter Change-Management-Prozesse können Führungskräfte und Angestellte auf die neuen Arbeitskonzepte vorbereitet werden. Dazu gehört zum Beispiel auch, dass Manager geschult werden, ihren Mitarbeitern zu vertrauen. Insbesondere, wenn diese nicht im Firmenbüro arbeiten und daher nicht unmittelbar kontrolliert werden können.

Mit der Technologie wandelt sich auch das Verständnis von Arbeit. Sie wird künftig verstärkt als Tätigkeit gesehen werden und nicht mehr als ein bestimmter Ort, an den wir uns täglich bewegen. Der Arbeitsplatz wird dann eine Serviceleistung sein und kein zur Hälfte unbesetztes Bürogebäude. Zu Beginn des 21. Jahrhunderts verändert sich unser Arbeitsstil grundlegend. Die genannten sechs Faktoren nehmen dabei eine Schlüsselrolle ein.

 

Michael Barth

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