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Office 365 – 8 gute Gründe für die Cloudlösung

Über 1,2 Milliarden Menschen nutzen Microsoft Office – und immer mehr Unternehmen nutzen dabei Office 365. Pro Monat schließen 50.000 Unternehmen ein Abonnement für die Cloud-Software ab. Was macht sie aus? Warum sollten Sie sie in Ihrem Unternehmen nutzen? Wir geben Ihnen 8 gute Gründe, warum Office 365 eine Alternative für Ihr Unternehmen sein kann.

vege / Fotolia.com

Die wichtigste Frage vorab: Was unterscheidet Office 365 vom „normalen“ Office? Einfach erklärt: Office 365 ist das allseits bekannte Office Paket mit Word, Excel, PowerPoint, Outlook und weiteren Programmen plus Business Analytics, Business-Class Email, Chatprogramme, Soziale Netzwerke sowie Tools für Security & Compliance. Microsoft spendiert allen Nutzern 1 TB Speicherplatz in OneDrive – damit könnten Sie alle Ihre Daten in die Cloud verlagern. Office 365 ist in unterschiedlich zusammengestellten Paketen erhältlich, für die eine monatliche Gebühr anfällt. Die genauen Funktionen habe ich in einem unserer YouTube-Videos erklärt:

Microsoft Teams – der neue Service für effektive Projekt- und Teamarbeit

Eine neue Funktion ist Teams. Dieser Service ist Ihre zukünftige Kommunikationszentrale für Projekt- und Teamarbeit. Sie können mit Mitarbeitern Ihres Unternehmens virtuelle Teams bilden, sich dort über den Stand Ihrer Arbeit und Projekte austauschen und alle relevanten Informationen zusammentragen. Seit September ist es außerdem möglich, Mitglieder außerhalb der eigenen Organisation den Teams hinzuzufügen. Eine Funktion, die viele Nutzer gefordert hatten, damit das Tool auch im direkten Kundenkontakt eingesetzt werden kann.

Neben einem Teamchat, der nach Themen geordnet ist und in dem Sie alle Beiträge durchsuchen können, bietet Ihnen Teams viele weitere wichtige Funktionen:

  • Eine zentrale Dokumentenablage für das jeweilige Team oder Projekt
  • Die Möglichkeit E-Mails zu integrieren, so dass keine Informationen verloren gehen
  • Die Integration von Microsoft Planer für ein agiles Projektmanagement
  • Ein integriertes Wiki um alle wichtigen Informationen zu Ihrem Team oder Projekt zentral abzubilden
  • Die Integration von Microsoft SharePoint sowie Skype for Business

Mehr Infos dazu finden Sie auch auf den Seiten von Microsoft: products.office.com/de-DE/microsoft-teams/

8 gute Gründe für Office 365

Warum sollten Sie Office 365 in Ihrem Unternehmen einsetzen? Es gibt viele gute Gründe dafür. Wir haben acht für Sie herausgesucht:

Schnell und einfach bedienbar

Office 365 ist in kurzer Zeit auf allen Rechnern verfügbar. Die Benutzer-Accounts sind schnell eingerichtet und Ihre Mitarbeiter erhalten sofort Zugriff auf die einzelnen Tools. Die meisten Programme, wie Word, Excel, PowerPoint oder Outlook, dürften Ihren Kollegen schon bekannt sein. Je nach vorheriger Version, ist die Darstellung vielleicht etwas anders, aber generell sollte sich jeder Mitarbeiter schnell damit zurechtfinden können.

Installation auf 15 Geräten – mit nur einer Lizenz

Die Lizenzen Office 365 sind nicht mehr an Geräte gebunden, sondern an die Nutzer. So kann ein Mitarbeiter mit allen seinen Daten auf einen neuen Rechner umziehen und dabei die Programme mitnehmen. Der Umzug lässt sich durch einen Administrator schnell und einfach durchführen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, dass ein Nutzer sein Office 365 Business oder ProPlus auf bis zu 15 Endgeräten installiert. Dabei können 5 PCs/Macs, 5 Tablets und 5 Smartphones genutzt werden. Dies sollte mehr als genug sein – bisher haben wir noch keinen Kunden kennengelernt, bei dem ein einzelner Nutzer alle 15 Geräte benötigt hat.

Kosteneinsparung durch Office 365

Für die Nutzung der Office 365-Lösungen können Unternehmen aus unterschiedlichen Paketen wählen. So lassen sich die monatlichen Kosten kontrollieren und die Pakete auf die Anforderungen der einzelnen Nutzer anpassen.
Vergleichen Sie die Cloud-Software mit einer Standard-Lizenz, dann müssen Sie auch alle Kosten der On-Premise-Lösungen beachten. Dazu gehört neben den Kosten für die Software auch das Einspielen von Updates, Backup-Erstellungen, Sicherheitsanpassungen etc. Dies kostet in der Betreuung durch die unternehmenseigne IT oder durch externe Unternehmen ebenfalls Geld und wird in der Berechnung oftmals vergessen. Auch der Kauf neuer Versionen wird bei Office 365 nicht mehr notwendig. Sie erhalten das alles bei der Cloud-Lösung inklusiv – um Updates, Backups und Sicherheit etc. müssen sich Unternehmen dann weniger Gedanken machen, dies geschieht automatisch. Die Office 365 Pakete sind damit häufig günstiger, als die Nutzung von Standard-Lizenzen.

Skalierbarkeit und Flexibilität

Neue Nutzer können schnell und einfach hinzugefügt werden. Die Software wird nach der Registrierung auf den jeweiligen Rechnern installiert und Ihr Mitarbeiter kann sofort arbeiten. Bestimmte Office-Funktionen sind für den ein oder anderen Mitarbeiter nicht notwendig. Sie können daher für jeden Mitarbeiter genau das Paket buchen, was dieser zum Arbeiten benötigt. Dies macht Ihr Unternehmen noch flexibler.

1 TB Cloudspeicher pro Nutzer

Jedem Nutzer stellt Microsoft 1 TB Speicherplatz im Cloudspeicher OneDrive zur Verfügung. Dies kann unter Umständen Ihren Fileserver im Unternehmen ersetzen. Zusätzlich erlaubt Ihnen OneDrive, ganze Verzeichnisse mit anderen Nutzern zu teilen. Auf diese Weise können Sie wichtige Daten Ihren Kollegen zugänglich machen und die können parallel daran arbeiten.
Wir haben bereits in einem unserer YouTube-Videos OneDrive als Cloudspeicher empfohlen:

Sehr hohe Verfügbarkeit

Microsoft sichert eine sehr hohe Verfügbarkeit von 99,9 % zu. Das entspricht einer fast ununterbrochenen Verfügbarkeit der Daten. Der Software-Entwickler zahlt sogar Entschädigungen, wenn durch den Ausfall von Rechenzentren, Daten nicht zur Verfügung stehen sollten. Zur Verfügbarkeit sei allerdings bemerkt, dass dies nur bis zur Grenze des Rechenzentrums gilt, der Weg bis zu Ihrem Unternehmen ist damit verständlicherweise nicht abgesichert.

Ganz wichtig: Die Sicherheit Ihrer Daten.

in zentraler Punkt, der allen Unternehmen sehr wichtig sein sollte: Datenschutz und Sicherheit. Microsoft hat seine Rechenzentren nach dem ISO/IEC 27018-Standard zertifizieren lassen. Die Kunden sollen damit die Kontrolle und die Verwaltung über ihre Daten in der Cloud behalten. Der Norm-Standard ISO 27018 befasst sich mit dem Schutz der personenbezogenen Daten, die in der Cloud gespeichert werden. Über definitere Prozesse zur Rückgabe, Übermittlung und Vernichtung der Daten soll dies sichergestellt werden.

Datenschutz aus der deutschen Cloud

Seit Herbst 2016 ist Office 365 auch aus der deutschen Cloud verfügbar. Microsoft hat dazu zwei Rechenzentren in Deutschland bauen lassen. Alle Dienste stehen deutschen Nutzern aus dieser deutschen Cloud zur Verfügung.
Microsoft hat die beiden Rechenzentren einem Datentreuhänder übergeben – der deutschen Telekom. Damit sind die Daten nicht in der Hand des US-Konzerns. Dank der Speicherung in Deutschland gilt auch der deutsche Datenschutz – ein zusätzlicher Schutz vor der Einsicht durch US-Behörden (siehe Patriot Act).

Die Bereitstellung von Office 365 aus der deutschen Cloud können Kunden optional dazu buchen. Entscheiden sich Unternehmen für die „normale“ Cloud, dann werden die Daten zwar nicht in Deutschland gespeichert, aber in Dublin und fallen so unter europäisches Recht.

Fazit

Mit Microsoft Office 365 gehen Sie einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung und dem erleichterten Arbeiten. Die genannten Gründe sollen Ihnen die Entscheidung für die Nutzung von Office 365 vereinfachen. Sollten wir Ihr Interesse auf Verbesserung der Abläufe in Ihrem Unternehmen geweckt haben, dann stehen Ihnen die zertifizierten Mitarbeiter der CYBERDYNE IT GmbH zur Verfügung und beraten Sie zu diesem und vielen weiteren Themen gerne.

 

Ralph Friederichs | CYBERDYNE IT

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