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Fachbeiträge Recht & Steuern

Handlungsoptionen für die GmbH: Einzel- oder Gesamtvertretungsbefugnis

Das GmbH-Recht ist durchweg sehr flexibel und lässt den Gesellschaftern einen weiten Spielraum für vom Leitbild des GmbHG abweichende Satzungsbestimmungen (vgl. aber § 23 Abs. 5 AktG). Dies gilt u.a. auch für die Frage der Vertretungsbefugnis. So sind die Gesellschafter frei, ob sie einen oder mehrere Geschäftsführer bestellen und wie sie die Vertretungsbefugnis zwischen diesen organisieren.

Das GmbH-Recht ist durchweg sehr flexibel und lässt den Gesellschaftern einen weiten Spielraum für vom Leitbild des GmbHG abweichende Satzungsbestimmungen (vgl. aber § 23 Abs. 5 AktG). Dies gilt u.a. auch für die Frage der Vertretungsbefugnis. So sind die Gesellschafter frei, ob sie einen oder mehrere Geschäftsführer bestellen und wie sie die Vertretungsbefugnis zwischen diesen organisieren.

Sind bei einer GmbH – z.B. zur Einbindung unterschiedlicher Kompetenzen oder aufgrund der Beteiligungsverhältnisse – mehrere Geschäftsführer bestellt, so sind diese mangels abweichender Satzungsregelung nach § 35 Abs. 2 GmbHG nur gemeinsam zur aktiven Vertretung der Gesellschaft gegenüber Dritten befugt. Die gesetzlich vorgesehene Gesamtvertretung dient aufgrund der damit verbundenen gegenseitigen Kontrolle und der ihr immanenten Machtbegrenzung dem Schutz der Gesellschaft vor voreiligen, riskanten oder unredlichen Maßnahmen einzelner Geschäftsführer. Ist hingegen der Gesellschaft gegenüber eine Erklärung abzugeben, so genügt im Interesse des Geschäftspartners stets die Abgabe gegenüber nur einem Geschäftsführer oder notfalls sogar gegenüber einem Gesellschafter (sog. passive Vertretung). Entsprechendes gilt für eine Zustellung im gerichtlichen Verfahren (§ 170 Abs. 3 ZPO). Die andere (Prozess-) Partei soll in diesen Fällen weder mit einer Recherche hinsichtlich der Vertretungsverhältnisse noch mit etwaigen Zustellungsproblemen behelligt werden.

Zum Schutz des Rechtsverkehrs und zur zuverlässigen Information potentieller Geschäftspartner sind nach § 8 Abs. 4 Nr. 2 GmbHG in der Anmeldung einer neu gegründeten GmbH zum Handelsregister Art und Umfang der Vertretungsbefugnisse anzugeben. Im Handelsregister selbst wird dann gemäß § 10 Abs. 1 Satz 2 GmbHG eingetragen, welche Vertretungsbefugnisse den Geschäftsführern im Einzelnen zustehen. Etwaige Änderungen sind ebenfalls von sämtlichen Geschäftsführern in öffentlich beglaubigter Form elektronisch anzumelden (§ 39 GmbHG, § 12 HGB). Sie werden sodann im Handelsregister nachgetragen. Solche Eintragungen sind jedoch nicht konstitutiv, sondern lediglich deklaratorisch, d.h. sie ändern eine tatsächlich aufgrund eines Gesellschafterbeschlusses bestehende (andere) Vertretungsbefugnis nicht. Aufgrund der Publizitätswirkung des Registers kann sich aber ein Dritter auf die im Handelsregister eingetragene (unzutreffende) Vertretungsbefugnis berufen, es sei denn, ihm ist die Unrichtigkeit der Eintragung bekannt (vgl. § 15 HGB).

Die Gesellschafter können von der in § 35 Abs. 2 GmbHG vorgesehenen Gesamtvertretung aller Geschäftsführer abweichen und insbesondere bestimmten Geschäftsführern Einzelvertretungsbefugnis einräumen oder eine sog. unechte Gesamtvertretung beschließen. Trotz der Bestellung mehrerer Geschäftsführer müssen dann nicht notwendig alle zusammen wirken. Für eine wirksame Vertretung der Gesellschaft (vgl. § 36 GmbHG) reicht vielmehr bereits das einvernehmliche Zusammenwirken von zwei Geschäftsführern oder von einem Geschäftsführer und einem Prokuristen aus. Ist nur ein Geschäftsführer bestellt, so ist dieser nach der gesetzlichen Regelung stets allein vertretungsbefugt. Auch die gesellschaftsvertragliche Anordnung einer unechten Gesamtvertretung ändert hieran nichts. Denn die organschaftliche Vertretung einer GmbH durch die Geschäftsführung kann nicht von der Mitwirkung eines Prokuristen abhängig gemacht werden. Wird ein zweiter Geschäftsführer bestellt, so verliert jedoch der bislang einzige Geschäftsführer seine Alleinvertretungsbefugnis, sofern nicht die Satzung etwas anderes bestimmt und Einzelvertretungsbefugnis qua Gesellschafterbeschluss eingeräumt wird. Gilt mangels einer statuarischen Vorschrift die gesetzliche Vertretungsregelung gemäß § 35 Abs. 2 GmbHG, so entsteht umgekehrt die Einzelvertretungsmacht, wenn einer von zwei (gesamtvertretungsberechtigten) Geschäftsführern fortfällt, z.B. aufgrund Abberufung oder Niederlegung des Amtes, aufgrund Verlustes der unbeschränkten Geschäftsfähigkeit (vgl. § 6 Abs. 2 GmbHG), nicht aber bei nur tatsächlicher, temporärer Verhinderung eines Geschäftsführers.

Sind zwei Geschäftsführer bestellt und sind diese nur gesamtvertretungsbefugt, stellt sich in der Praxis immer wieder die Frage, ob bei einem Ausscheiden des einen Geschäftsführers der andere alleinvertretungsbefugt wird. Dies ist entgegen eines weit verbreiteten Missverständnisses keineswegs automatisch der Fall, sondern stets von der konkret im Gesellschaftvertrag vorgesehenen Vertretungsregelung abhängig. Wenn dort Gesamtvertretung angeordnet ist, hilft nur eine Satzungsänderung und eine Beschlussfassung, durch die dem verbleibenden Geschäftsführer Alleinvertretungsmacht eingeräumt wird. Wurde hingegen die gesetzliche Regelung in der Satzung unverändert übernommen, erstarkt die Gesamtvertretungsmacht beim Ausscheiden des anderen Geschäftsführers automatisch zu einer Alleinvertretungsbefugnis. Dies ist jedoch in Rechtsprechung und Literatur nicht unumstritten. Zwecks Vermeidung von Irritationen und Unklarheiten ist aufgrund dieser Kontroverse zu empfehlen, in einer solchen Situationen die Frage nach der Vertretungsbefugnis unverzüglich proaktiv anzugehen und dem verbleibenden Geschäftsführer ausdrücklich Einzelvertretungsbefugnis einzuräumen und dies zum Handelsregister anzumelden. Wenn eine solche Berechtigung nicht gewünscht sein sollte, ist notgedrungen ein weiterer Geschäftsführer zu bestellen, damit die Gesellschaft wieder handlungsfähig wird.

Bei einem besonderen Vertrauensverhältnis können die Gesellschafter einem oder allen Geschäftsführern zudem eine Befreiung von dem in § 181 BGB niedergelegten Verbot des Selbstkontrahierens erteilen. Wird ein solcher Dispens erteilt, darf der jeweilige Geschäftsführer als gesetzlicher Vertreter der GmbH im Namen der Gesellschaft auch mit sich selbst oder als Vertreter eines Dritten ein Rechtsgeschäft vornehmen. Dies ist häufig in Konzernstrukturen notwendig, da Geschäftsführungspositionen bei Mutter- und Tochtergesellschaften in Personalunion von denselben Personen wahrgenommen werden.

Für sämtliche Abweichungen von der gesetzlichen Regelung in § 35 Abs. 2 GmbHG oder in § 181 BGB bedarf es einer legitimierenden Grundlage im Gesellschaftsvertrag sowie ggf. eines entsprechenden Gesellschafterbeschlusses. Beides wird vom Handelsregister, dem diese Änderungen von sämtlichen Geschäftsführern in öffentlich beglaubigter Form elektronisch mitzuteilen sind (§ 39 GmbHG, § 12 HGB), vor einer Eintragung geprüft.

 

Christoph Hülsmann

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