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Job-Hopping-Trend verursacht Datenschutzprobleme für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Job-Hopping ist inzwischen Normalität. Spricht man heutzutage mit Leuten in ihren frühen Dreißigern, ist folgendes anders: sie haben bereits vier Mal den Job gewechselt seit sie die Vollzeitausbildung abgeschlossen haben [1]. Dieser Trend wirkt sich sowohl auf Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber aus. Für Job-Hopper bedeutet der Trend offenkundig Herausforderungen dabei, wie sie ihre Finanzen, Rentenpläne und Arbeitsbeziehungen mit Kollegen verwalten. Für ihre Arbeitgeber dagegen bedeutet er – neben dem Verlust an Wissen und dem Ressourcenaufwand, um neue Mitarbeiter zu rekrutieren und einzuarbeiten – eine signifikante und oft ignorierte Herausforderung hinsichtlich des Informationsmanagements.

alphaspirit / Fotolia.com

Eine unbequeme Wahrheit über Jobwechsel, die wenige bedenken, ist die Spur an personenbezogenen Informationen, die zurückbleibt, sobald man auf dem Weg zu neuen Ufern aus der Bürotür geht: Aufzeichnungen, die hochsensible Informationen wie Lebensläufe und Kopien von Pässen, Ausweisen und Führerscheinen enthalten, zudem Gehaltsinformationen, Leistungsbeurteilungen, disziplinarrechtliche Aufzeichnungen und in manchen Fällen sogar solche zur Krankengeschichte. Das Gesetz sieht vor, dass solche Informationen aufbewahrt und nach einer festgelegten Zeitspanne sicher vernichtet werden. Aber angesichts eines durchschnittlichen Millenials, der während seiner Karriere bis zu 16 Mal den Job wechselt [2], ist es eine unerfüllbare Aufgabe, nachzuvollziehen, welcher Arbeitgeber welche Information hat und wie lange.

Der Großteil ist sich der Informationen nicht bewusst, die frühere Arbeitgeber haben und denkt wohl auch nicht weiter darüber nach. Schließlich erwartet man, dass personenbezogene Daten geschützt und nach den rechtlichen Vorgaben verwaltet werden. Schließlich gibt es ein Recht auf Vergessen und man sollte sich darauf verlassen können, dass ehemalige Arbeitergeber dieses Recht respektieren. Hierin liegt die Herausforderung, mit der Personalabteilungen und Informations- und Archivmanager überall konfrontiert sind:

Ein Mitarbeiter, der ein Unternehmer verlässt, ist mit einer Uhr zu vergleichen, die gerade beginnt zu ticken. Der Arbeitgeber muss dann sicherstellen, dass Aufzeichnungen, die mit dem einzelnen Mitarbeiter verbunden sind, zu einem festgelegten Zeitpunkt in fünf, sechs oder auch mehr Jahren gelöscht werden. Diese ereignisbasierte Aufbewahrung und Vernichtung von Akten ist schwer handhabbar, denkt man an die Anzahl an tickenden Uhren in den Personalabteilungen, die alle zu unterschiedlichen Zeitpunkten auslaufen und bedenkt man die Komplexität dabei sicherzustellen, dass alle Kopien von digitalen und gedruckten Aufzeichnungen gelöscht werden. Bezieht man noch den zunehmenden Personaldurchlauf und die sich verändernden Datenschutzbestimmungen mit ein, ist leicht zu erkennen, warum Unternehmen und speziell deren Personalabteilungen schwierige Aufräumarbeiten vor sich haben, sobald der Mitarbeiter das Gebäude verlassen hat.

Eine aktuelle Studie von Iron Mountain ergab, dass 50 Prozent der mittelständischen Unternehmen (250-2.500 Mitarbeiter) in Europa und den USA zu schlecht aufgestellt sind, um den Anforderungen ereignisbasierter Aufbewahrung zu entsprechen. Sie verwalten ihre Personalakten mit überholten Prozessen, die personenbezogene Informationen gefährden könnten [3]. Die Umfrage zeigt auch, dass ein Drittel (31 Prozent) der mittelständischen Unternehmen HR-Dokumente länger aufbewahrt als gesetzlich erlaubt und ein Viertel (25 Prozent) sich nicht einmal der rechtlichen Vorschriften bewusst ist.

Zweifelsohne bereitet ereignisbasierte Aufbewahrung Unternehmen Kopfschmerzen. Die „2013-2014 Information Governance Benchmarking Survey“ von Cohasset Associates, ARMA International und AIIM [4] ergab, dass 67 Prozent der Organisationen glauben, dass ihr Archivierungs- und Informationsmanagement-Programm von kürzeren eventbasierten Aufbewahrungsperioden profitieren würde. Das mag nicht überraschen, bedenkt man, dass Personalakten nur die Spitze des Eisberges für Unternehmen sind, die den Aufbewahrungsrichtlinien entsprechen wollen – andere sensible Dokumente wie Verträge oder Finanzakten können ebenso betroffen sein.

Nichtsdestotrotz ist die Verwaltung der Komplexität ereignisbasierter Aufbewahrung etwas, das die Personalabteilungen meistern müssen, während mehr und mehr Mitarbeiter dem Jop-Hopping-Trend folgen. Hier sind vier hilfreiche Ansätze, die Unternehmen berücksichtigen sollten – falls diese zu mitarbeiterbezogen sind, kann man auch mit einem zentralen Register arbeiten, das die Aufbewahrungsfristen verwaltet und überwacht, sobald Ereignisse auftreten.

1. Regelmäßige Überprüfung der gespeicherten Informationen

Ereignisse wie das Ende eines Mitarbeitervertrags sollten man im Auge behalten und den Termin in ein festgelegtes Erfassungssystem eintragen. So startet der Aufbewahrungs-Countdown sobald der Mitarbeiter das Gebäude verlässt. Zudem sollten die Mitarbeiterakten, die im Unternehmen abgelegt sind, regelmäßig überprüft und nachvollzogen werden, ob alle Informationen sicher vernichtet sind, die nicht länger behalten werden dürfen.

2. Die Terminologie in Ordnung bringen

Im gesamten Unternehmen muss die Definition der „auslösenden Ereignisse“ klar sein und ebenso exakt feststehen, welche Informationen davon betroffen sind. So kann das Verständnis einer Person vom „Ereignistermin“ von dem einer anderen verschieden sein. Definitionen helfen dabei, im ganzen Unternehmen den Überblick darüber zu bewahren, welche Informationen vorhanden sind und welchen Beschränkungen diese unterliegen.

3. Workflows nutzen, um das Archiv- und Records Management zu vereinfachen

Ein Ereignis kann durch einen bestimmten Schritt in einem Workflow oder Geschäftsprozess ausgelöst werden – wie dem Abschluss eines Vertrages oder eines Projekts. Mit der richtigen Technologie oder Automatisierung kann eine Akte im Rahmen des Arbeitsprozesses gekennzeichnet und daraus entfernt werden, wenn sie nicht mehr aktiv benötigt wird.

4. Regeln einführen

Aufbewahrungsfristen müssen überprüft und Regeln für verschiedene Formen von Akten, die innerhalb des Unternehmens existieren, festgelegt werden. Diese Regeln müssen im ganzen Unternehmen durchgesetzt werden, damit alle Mitarbeiter – nicht nur die Personalabteilung – einen klaren Leitfaden haben, wie lange personenbezogene Daten aufbewahrt werden dürfen.

Egal für welche Methode man sich entscheidet, einen Konsens im Unternehmen und Engagement für eine einheitliche Praxis zu erzielen ist der Schlüssel, um ereignisbasierte Aufbewahrung richtig umzusetzen. Angesichts der gestiegenen Personalfluktuation und der sich verändernden Datenschutzbestimmungen ist es höchste Zeit für Personalabteilungen, sicherzustellen, dass ihre Prozesse zum Aktenmanagement aufrechterhalten bleiben und darauf eingestellt sind, die eigene Organisation vor dem Überschreiten von Gesetzen zu schützen.

Iron Mountain stellt kostenlos Informationen zum Thema „Ereignisbasierte Aufbewahrung“ unter http://www.ironmountain.co.uk/eventbasedrecords zur Verfügung.

[1] https://blog.linkedin.com/2016/04/12/will-this-year_s-college-grads-job-hop-more-than-previous-grads
[2] https://blog.linkedin.com/2016/04/12/will-this-year_s-college-grads-job-hop-more-than-previous-grads
[3] Die Umfrage wurde im Auftrag von Iron Mountain von Opinion Matters durchgeführt. Dabei wurden 4.006 Mitarbeiter in Unternehmen mit 250 bis 3.000 Mitarbeitern (Nordamerika 250 -5.000 Mitarbeiter) in Großbritannien, Frankreich, Deutschland, den Niederlanden, Belgien, Spanien und Nordamerika befragt.
[4] Cohasset Associates, ARMA International and AIIM 2013-2014 Information Governance Benchmarking Survey

 

Hans-Günter Börgmann

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