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Wie Besprechungen effizienter werden

Meetings gelten als Allzweckwaffe für die Zusammenarbeit. Meist sind sie nur unproduktiv. Trend- und Innovationscoach Dirk Hellmuth, trends2move e.K., wie die Besprechungs- und Informationskultur in Unternehmen verbessert werden kann.

Picture-Factory / Fotolia.com

Besprechungen beanspruchen viel Zeit. Für die Teilnahme, aber auch für Vorbereitung und Nachbereitung. Außerdem zerklüften sie den Arbeitstag und machen dadurch ein konzentriertes Arbeiten über einen längere Zeit unmöglich. Auch die Ergebnisse sind meist dürftig. Denn wir Menschen sind keine Maschinen, die auf Knopfdruck funktionieren. Mal sind wir müde oder haben den Kopf nicht frei für das Thema eines Meetings – und nehmen dennoch teil. Häufig dominieren „Lautsprecher“ und solche, die sich vor allem selbst gern reden hören, das Geschehen, während „Stille“ und „Langsame“ kaum eine Chance haben, sich zu beteiligen.

Doch was ist die Alternative? Denn der Informationsaustausch und die Kommunikation in Unternehmen sind ohne Zweifel wichtig.

Meetings lassen sich zum einen selektiver und bewusster einsetzen. Zum anderen empfiehlt es sich, den Informationsaustausch in ein Social Intranet zu verlagern. Social Intranets als interne Kollaborations-Plattform haben ihre Stärken genau da, wo Meetings schwächeln – beim Informationsaustausch und bei der Beteiligung aller. Werden im Social Intranet alle nicht-vertraulichen Informationen den Mitarbeitern zugänglich gemacht, können sich diese dort jederzeit informieren und mitwirken, auch bei Themen, an denen sie sonst nicht direkt beteiligt wären. Unternehmen binden auf diese Weise das Wissen von vielen in ihre Informationsarbeit ein und nutzen die Effekte, die Web 2.0-Plattformen, etwa Wikipedia, so erfolgreich gemacht haben.

Der Informationsaustausch per Social Intranet bewirkt:

  1. Mehr Effizienz : Wenn Unternehmen ihre Projekte für alle sichtbar über eine Projekt-Website im Social Intranet steuern, brauchen die am Projekt Beteiligten keine Meetings, um sich gegenseitig auf den neuesten Stand zu bringen. Der aktuelle Stand ist jederzeit auf der Projekt-Website nachzulesen.
  2. Höhere Qualität: Hat jemand eine Frage zum Projekt etc., kann diese in eine Wiki-Seite aufgenommen und alle Mitarbeiter einladen werden, ihren Input zur Beantwortung der Frage zu geben. Die Erfahrung zeigt, dass die Qualität der Ergebnisse besser wird, denn die Mitarbeiter können dann ihren Input geben, nachdem sie für sich die Fragestellung durchdacht haben und wenn sie Zeit dazu hatten. Durch das Einbeziehen von mehr Mitarbeitern entsteht zudem ein vielschichtigeres und umfassenderes Feedback.
  3. Größere Motivation : Unternehmensnews sollten stets aktuell per Blog mitgeteilt werden, anstatt sie einmal im Monat in einer Mitarbeiterversammlung zu präsentieren. Die Themen werden dann behandelt, wenn sie aktuell sind. Alle Mitarbeiter, auch die “Stillen” und “Langsamen”, erhalten die Gelegenheit, sich zu äußern. Außerdem beweist das Unternehmen, dass es den Mitarbeitern vertraut und sie mitwirken lässt. Beides steigert deren Motivation.

Meeting-Guideline

Natürlich macht die Nutzung eines Social Intranets Meetings nicht obsolet. Daher sollten Unternehmen eine Meeting-Guideline erarbeiten, die dafür sorgt, das Besprechungen selektiver eingesetzt, vor allem effektiver werden. Beispielsweise sollten Meetings nur dann angesetzt werden, wenn der Mehrwert einer Besprechung auch aus dem direkten persönlichen Austausch zwischen den Teilnehmern entsteht.

Eine solche Meeting-Guideline legt insbesondere dem Einladenden einige Pflichten auf. So muss sich dieser überlegen und dokumentieren, ob der persönliche Austausch einen Mehrwert für das Ergebnis bringt und

  • vor der Einladung Agenda und Ziel des Meetings veröffentlichen
  • den Termin nicht ungefragt anhand freier Kalender-Plätze der Teilnehmer festlegen, sondern drei Vorschläge machen, über welche die Teilnehmer abstimmen
  • für die Moderation, Protokollierung und auch die Bewirtung sorgen.

Zusätzlich gilt, dass jeder Teilnehmer die genannten Punkte vor und während des Meetings einfordern darf. Wird dies nicht erfüllt, darf der Teilnehmer die Einladung ablehnen oder das Meeting verlassen. Sind der intensive Diskurs, der direkte persönliche Kontakt und das wechselseitige Kennenlernen wichtig für den Erfolg eines Meetings, sollte der Einladende dies bewusst fördern. Ebenso hat er dafür zu sorgen, dass auch die „stilleren” und “langsamen” Teilnehmer Gelegenheit bekommen, mitzuwirken. Last, but not least, hat der Einladende darauf zu achten, dass die Rahmenbedingungen wie Location und Bewirtung stimmen. Meetings werden auf diese Weise zum sozialen „Event“ – und darin liegt im Grunde die Stärke von Meetings. Dann nimmt auch jeder gern daran teil.

Checkliste: Effekte einer modernen Kommunikations- und Informationskultur, die die Stärken von Meetings und eines Social Intranets verbindet

  • effizienteres Arbeiten
  • weniger Meetings und mehr Zeit zum Arbeiten für die Mitarbeiter
  • Aufwände für Informations-Suche verringert sich
  • bessere Informationsqualität
  • die Mitarbeiter können sich selbstbestimmter mit den relevanten Themen beschäftigen
  • Transparenz und zentraler Zugriff erhöhen die Informationsqualität für alle Mitarbeiter
  • „langsame“, „stille“ und vormals unbeteiligte Mitarbeiter können mitwirken und Impulse geben
  • die Qualität der Entscheidungen steigt durch die transparente Mitwirkung vieler Mitarbeiter
  • höhere Motivation und selbstbestimmteres Arbeiten
  • die Mitarbeiter können ihren Tagesablauf wieder stärker selbst bestimmen
  • Meetings werden vom Tagesablauf-Zertrümmerer zum sozialen Event.

 

Dirk Hellmuth

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