„Bei umfangreichen Outsourcing-Vorhaben ist die systematische Vorbereitung erfolgskritisch. Im Idealfall beginnt diese Vorbereitung mit einer Bedarfsanalyse, einer realistischen Zieldefinition und einer Betrachtung sämtlicher Handlungsalternativen“, sagt Peter Martin, Mitglied der Geschäftsleitung der Personalmanagement-Beratung Hewitt Associates.
Hewitt Associates stellt in einer aktuellen Veröffentlichung die sieben wichtigsten Erfolgsfaktoren eines Outsourcing-Prozesses vor. Die Bewertung der Faktoren erfolgte an Hand von Aspekten wie Mitarbeiterzufriedenheit, Kosteneffizienz und einer strukturierten Betreuung global agierender Konzerne. Hewitt rät Entscheidern:
1. Auf transaktionsorientierte Aufgaben fokussieren
Bereits die Auswahl des auszulagernden Bereichs entscheidet über den Erfolg des Outsourcing. Wir raten zu einer klaren Fokussierung auf Prozesse, die nicht direkt mit der bestehenden Unternehmenskultur in Verbindung stehen. Administrative und transaktionale Funktionen wie Bewerbermanagement, Lohnabrechnung und Personalverwaltung sind hier an erster Stelle zu nennen.
2. Outsourcing von Bereichen, nicht von Positionen
Wichtig ist, dass der auszugliedernde Bereich hochvolumig und klar abgrenzbar sein sollte und nicht mit dem Outsourcing von Positionen verwechselt werden darf. Entscheidend ist es, Kunden in diesen Prozess mit einzubinden und bei der Abgrenzung aktiv zu beraten. So sind eine gute Zusammenarbeit, Gewissenhaftigkeit und Verantwortlichkeit auf beiden Seiten gesichert.
3. Prozesse standardisieren
Unterschiedliche Unternehmensstrategien und standardisierte Transaktionen oder Funktionen können nebeneinander bestehen. Es ist möglich, die Zeiterfassung zu standardisieren, während individuelle Regelungen zu Überstunden oder Schichtdifferenzen bestehen bleiben.
Die Kunden profitieren von vereinfachter interner Kommunikation und effizienteren Prozessabläufen.
4. Schrittweise ausgliedern
Die Ausgliederung mehrerer HR-Prozesse sollte im Idealfall schrittweise erfolgen. So werden eine einfachere Realisierung und ein geringeres Risiko gewährleistet. Eine stabile Basis aus Kernprozessen ist wichtig für die Implementierung weiterer Prozesse. Unternehmen erhalten ein besseres Verständnis für gegenseitige Abhängigkeiten, den Kommunikationsbedarf und potenzielle Abstimmungsschwierigkeiten zwischen den einzelnen Bereichen.
5. Messen was zählt
Nicht der Einsatz, sondern das Ergebnis ist entscheidend. Wichtigster Indikator für die Messung des Erfolgs von HR BPO ist das Erreichen der zuvor gesetzten Unternehmensziele. Die bloße Einführung einer neuen Datenbank ist zum Beispiel nicht als Erfolg an sich zu werten. Erst wenn dieses System in den Unternehmensalltag integriert und von den Mitarbeitern genutzt wird, ist die Maßnahme erfolgreich.
6. Regional statt global
Aufgrund sprachlicher Barrieren und politischer Ungleichheiten in vielen Staaten ist eine Einführung von globalen Modellen für die meisten Prozesse schwierig. Die regionale beziehungsweise nationale Auslagerung ist verglichen mit einem globalen Projektansatz oftmals praktikabler und ermöglicht es, kulturelle Besonderheiten zu berücksichtigen.
7. Mehrere Ziele verfolgen
In erster Linie soll Outsourcing Kosten reduzieren. Jedoch verfolgen Outsourcing-Prozesse mehrere Ziele zugleich: Zum einen sorgt ein gutes HR BPO für Mitarbeiterzufriedenheit und – motivation . Da Anbieter von HR-Outsourcing kontinuierlich in die Weiterentwicklung ihrer Serviceaktivitäten investieren, profitieren Kunden von einem state-of-the-art Service, den sie selbst nicht erzielen könnten, der sie aber wettbewerbsfähig macht. Darüber hinaus verfügen externe Dienstleister über Benchmarks, die für den Kunden nützlich sind, denn die Auswertung von Daten erfolgt über den Dienstleister. Dadurch sparen Kunden Zeit, die sie für die strategische Nutzung dieser Daten verwenden können.
