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Fachwissen

Drei wichtige Punkte für eine erfolgreiche Kickoff-Präsentation

Das neue Jahr hat begonnen und Vorstände und Geschäftsführer denken über ihre Präsentationen zum Jahresauftakt nach. Und selbst wenn Budget, Veranstaltungsort und Leitmotiv bereits geklärt sind, müssen sie trotzdem noch ihre Gedanken für die Präsentation sortieren und planen.

Christian Stoll - Fotolia.com

1. Das Publikum verstehen

Allgemein gibt es in jedem Publikum drei verschiedene Zuschauertypen − Sachliche, Kreative oder Emotionale.

Sachliche Personen möchten schnell zum Punkt kommen und die Zahlen und Fakten hinter einer Botschaft verstehen.

Kreative Zuschauer sind dagegen glücklich, wenn sie eine visuell durchkomponierte Präsentation zu sehen bekommen. Sie möchten nicht allzu schnell ins Detail gehen.

Den dritten Typ kann man als Emotionale bezeichnen. Sie beurteilen den Vortragenden und seine Präsentation ziemlich schnell anhand von Persönlichkeit, Körpersprache, Kleidung und den ersten paar Folien.

Die Präsentation muss daher genau die richtige Balance zwischen Abstand und Nähe zum großen Faktenberg finden, um den es gehen wird. Investoren gehören tendenziell zum „sachlichen” Zuschauertyp − also sollten diesen Zuhörer auch viele Einzelheiten erhalten.

Menschen, die mit ihrer linken Hirnhälfte denken, möchten Logik, Analysen, Fakten, Struktur und Details sehen − was ohnehin den Großteil vieler Auftaktpräsentationen ausmacht. Zuschauer, die vor allem mit der rechten Hemisphäre denken, sehnen sich dagegen nach visuellen Elementen, Kreativität und dem größeren Zusammenhang. Deshalb kommen oft viele der Zuschauer zu kurz.

Mithilfe von Design und Struktur kann ein kreativer Weg gefunden werden, mit dem beide Publikumstypen erreicht werden können. Vor der Keynote sollte der Vortragende sich etwas Zeit zum Nachdenken nehmen und eine ordentlich aufgereihte Darstellung für die “Linkshälfter” im Publikum erarbeiten und danach Design und Botschaft so darauf aufbauen, dass auch die “Rechtshälfter” unter den Zuschauern erreicht, inspiriert und motiviert werden können.

2. Vortragender als Geschichtenerzähler

Es ist keine Überraschung, dass Menschen seit tausenden von Jahren und lange vor Stift und Papier einfache Geschichten nutzten, um sich beim Erinnern wichtiger Informationen zu helfen. Menschen sind darauf programmiert, Erzählern zuzuhören, von ihnen berührt und inspiriert zu werden.

Der Vortragende sollte seinen Inhalt der Präsentation so aufbauen, als würde er eine Geschichte schreiben. Das Erzählen einer Geschichte ist eine kraftvolle Form der Kommunikation, es verändert das Denken und Fühlen. Schriftsteller und Drehbuchautoren nutzen diese Narrationsstruktur seit Jahren. Der Vortragende sollte also die folgenden Fragen beantworten, um sie als Grundlage für die Entwicklung des Inhalts zu nutzen:

  • Wo spielt die Geschichte?
  • Wer ist die zentrale Figur?
  • Was möchte oder benötigt die Figur?
  • Was oder wer steht im Weg?
  • Was ist die Lösung und wie kommt es dazu?
  • Wie sieht die neue Realität aus?

Diese Gliederung kann für ein spezifisches Segment der Rede oder als Gerüst für die gesamte Präsentation verwendet werden − je nach Bedarf und Thema.

Tipp: Die Keynote sollte mit einem Video beginnen, in dem Kunden über ein Problem, Anliegen oder Bedürfnis sprechen; den Weg beschreiben, bis sie auf die richtige Lösung stießen und erklären, wie sie davon profitiert haben. Dies kann zum Beispiel den Mitarbeitern helfen, sich auf diejenigen zu konzentrieren, deren Zufriedenheit für den Erfolg am wichtigsten ist.

Planung der Inhalte

Der Inhalt der Präsentation ist entscheidend. Es ist wie einen Kuchen backen: die wichtigsten Zutaten sind die Kernbotschaft, der Inhalt und das Design.

Die Botschaft

Welchen Gedanken der Präsentation soll das Publikum mit nachhause nehmen? Nicht mehr als drei Schlüsselbotschaften sollten in der Präsentation vorkommen, die regelmäßig wiederholt und immer wieder in die Präsentation eingestreut werden müssen.

Die Inhalte

Der Vortragende sollte eine Geschichte entlang einer Gliederung wie der obigen aufschreiben. Er sollte sich vorstellen, ein Drehbuch zu schreiben. Wichtig dabei sind Klarheit, Präzision und Effizienz .

Sobald der erste Entwurf fertig ist, sollte dieser rezensiert und bearbeitet werden.
Alle Inhalte sollten gelöscht werden, die die Aufmerksamkeit des Publikums von den Unternehmenszielen und -strategien ablenken würden.

Das fertige Manuskript fasst genau diese Unternehmensziele zusammen: Es ist grob das, worüber der Vortragende sprechen möchte, allerdings NICHT das, was als Text in die Präsentation kopiert werden sollte. Der Vortragende muss nun das Manuskript nehmen und es in Überschriften und kleinere Informationseinheiten zusammenschreiben, die beim Erinnern des Ablaufs der Geschichte helfen können (mehr dazu im nächsten Absatz). Nun ist es an der Zeit, die Präsentation zu gestalten.

3. Wie der Vortragende sich den Text schnell merken kann

Als CEO oder Geschäftsführer hat der Vortragende mit Sicherheit bereits zahlreiche Präsentationen gehalten. Aber selbst dann bedarf es einiger Übung, vor einem Publikum zu stehen und eine gute Stunde ohne Notizen oder langen Text auf den Folien zu sprechen.

Nichts macht selbstbewusster als Erfahrung. Aber es gibt noch einige andere, weniger bekannte Techniken, die Gedächtnissportler und Moderationsprofis für ihre Präsentationen nutzen.

Der sogenannte „Hippocampus” ist für das Gedächtnis verantwortlich und sehr effektiv im „Geo-Tagging”, also der Verknüpfung von Erinnerungen mit den Orten, an denen sie stattgefunden haben.

In einer aktuellen Studie fanden Neurowissenschaftler heraus, dass diese Geo-Tags kurz vor Abruf der Erinnerung aktiviert werden.

Gedächtnispaläste

Gedächtnissportler wissen dies und verwenden Gedächtnispaläste (auch als „Loci-Technik” bekannt), um sich an große Mengen von Informationen zu erinnern.

Es funktioniert folgendermaßen: der Vortragende sollte sich einen Ort wählen, den er wie seine Westentasche kennt, etwa die Wohnung, das Büro, den Arbeitsweg, etc.

Dann sollte er damit beginnen, die Eckpunkte der Rede innerhalb dieses Orts so zu platzieren, das sie eine sinnvolle und leicht zu merkende Route ergeben. Jedes Zimmer kann beispielsweise einen wichtigen Gedankenschritt der Präsentation oder wichtige Stationen einer Reise darstellen.

Dann baut der Vortragende die Story entlang dieser Route auf. Etwa kann er draußen vor der Haustür beginnen. Dies können ihm die einführenden Worte der Präsentation ins Gedächtnis rufen. Dann kann er auf die Türklingel sehen, um nicht zu vergessen, sich hier kurz zu fassen. Nun betritt er den Flur und sieht den großen Spiegel. Dies erinnert ihn daran, zurückzublicken, über die Vergangenheit zu sprechen und wie es dazu kam, dass er heute hier steht und eine Präsentation hält. Dann geht er ins Wohnzimmer, das den ersten großen Abschnitt der Präsentation beinhaltet. Der Blick steift an Fernseher, Sofa und Esstisch entlang, die alle einen bestimmten Gedanken der Präsentation repräsentieren.

Und wenn der Vortragende während der Präsentation einmal den Faden verlieren sollte, kann er sich ganz unkompliziert daran erinnern, wo er auf der Route stehen geblieben war und von dort aus anknüpfen.

 

Spencer Waldron

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