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Recht & Steuern

Nachweis von Reisekosten bei LKW-Fahrern – Aufzeichnungen für drei Monate reichen

Bei der Ermittlung seiner nichtselbstständigen Einkünfte kann der auswärts tätige Arbeitnehmer als Werbungskosten auch beruflich veranlasste Reisekosten abziehen, wozu neben Fahrt- und Verpflegungskosten auch die Aufwendungen für Übernachtungen zählen. Hierzu hatte der BFH mit Grundsatzurteil vom 28.3.2012 (Az. VI R 48/11) klargestellt:

Bei der Ermittlung seiner nichtselbstständigen Einkünfte kann der auswärts tätige Arbeitnehmer als Werbungskosten auch beruflich veranlasste Reisekosten abziehen, wozu neben Fahrt- und Verpflegungskosten auch die Aufwendungen für Übernachtungen zählen. Hierzu hatte der BFH mit Grundsatzurteil vom 28.3.2012 (Az. VI R 48/11) klargestellt:

  • Übernachtet ein Kraftfahrer in der Schlafkabine seines LKW, sind die Pauschalen für Übernachtungen bei Auslandsdienstreisen nicht anzuwenden.
  • Liegen keine Einzelnachweise vor, sind die tatsächlichen Aufwendungen pro Nacht zu schätzen, weil davon auszugehen ist, dass typischerweise bestimmte Kosten entstehen – z.B. für Dusche, Toilette und Reinigung der Schlafgelegenheit.
  • Der Ansatz der von der Finanzverwaltung festgelegten Pauschbeträge für Übernachtungen kommt nicht in Betracht, da dies zu einer offensichtlich unzutreffenden Steuerfestsetzung führen würde. Denn die tatsächlich angefallenen Übernachtungskosten unterschreiten die Pauschbeträge erheblich.
  • Fahrten zum LKW führen zu keiner regelmäßigen Arbeitsstätte; weder der LKW-Wechselplatz noch der LKW selbst erfüllen die Merkmale einer regelmäßigen Arbeitsstätte. Denn der LKW-Wechselplatz ist keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers und der LKW keine ortsfeste Einrichtung. Mangels Arbeitsstätte sind die Fahrten zum LKW daher nicht mit der Entfernungspauschale, sondern mit den tatsächlichen Fahrtkosten absetzbar.

Im Hinblick auf dieses Urteil können nach dem BMFSchreiben vom 4.12.2012 (Az. IV C 5 – S 2353/12/10009) Aufwendungen als Reisenebenkosten in vereinfachter Weise ermittelt und glaubhaft gemacht werden. Übernachtet ein Kraftfahrer anlässlich einer auswärtigen beruflichen Fahrt in der Schlafkabine seines LKW, entstehen Aufwendungen, die bei anderen Arbeitnehmern mit Übernachtung anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit typischerweise in den Übernachtungskosten enthalten sind. Sie können als Reisenebenkosten vereinfacht angesetzt werden. Als derartige Kosten kommen z.B. in Betracht:

  • Gebühren für die Benutzung der sanitären Einrichtungen (Toiletten sowie Dusch- oder Waschgelegenheiten) auf Raststätten,
  • Aufwendungen für die Reinigung der eigenen Schlafkabine.

Aus Gründen der Vereinfachung ist es für das Finanzamt ausreichend, wenn der Arbeitnehmer die ihm tatsächlich entstandenen (und regelmäßig wiederkehrenden) Reisenebenkosten für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten durch entsprechende Aufzeichnungen glaubhaft macht.

Hat der Arbeitnehmer diesen Nachweis erbracht, kann der tägliche Durchschnittsbetrag für den repräsentativen Zeitraum für den Ansatz von Werbungskosten oder auch für die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber so lange zugrunde gelegt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.

 

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