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Recht & Steuern

GmbH: Aktualisierung der Satzung zur Vermeidung von Fallstricken

Anlässlich der Gründung einer GmbH wird regelmäßig der Entwurf einer Satzung von einem Notar oder Anwalt konzipiert. Die (prospektiven) Gesellschafter werden hierbei nur selten (intensiv) eingebunden.

Reicher / Fotolia.com

Der Entwurf enthält daher häufig keine detaillierten Regelungen, sondern nur die für die Gründung der Gesellschaft zwingend notwendigen Bestimmungen (wie z.B. bzgl. Firma, Sitz, Stammkapital , vgl. § 3 GmbHG). Zur Beschleunigung der Gründung und zur Kostenreduzierung dürfte dies zumeist sinnvoll sein, zumal notfalls zur Füllung etwaiger Regelungslücken auf (dispositive) Bestimmungen des GmbH-Gesetzes als Auffangnetz zurückgegriffen werden kann (vgl. aber § 23 Abs. 5 AktG).

Nach der Gründung der Gesellschaft konzentrieren sich Geschäftsführung und Gesellschafter zu Recht auf das operative Geschäft. Die Satzung bleibt daher zumeist weitgehend unbeachtet. Vielleicht wirft ein Gesellschafter oder Berater einmal einen Blick in die Satzung. Das geschieht dann aber eher zufällig oder anlässlich einer steuerlichen Außenprüfung (§§ 193 ff. AO) oder eines Gesellschafterstreites. Dann freilich kann es zu einem bösen Erwachen kommen, wenn weder der Gesellschaftsvertrag noch das GmbH-Recht eine für die aktuelle Situation adäquate Regelung enthalten.

Daraus resultierenden Fallstricken können die Gesellschafter entgehen, wenn sie die Satzung regelmäßig überprüfen und an veränderte ( steuer -) rechtliche und tatsächliche Verhältnisse und Bedürfnisse anpassen (lassen). Ob und ggf. welche Satzungsänderungen notwendig oder zumindest sinnvoll sind, sollte – sachverständig durch den die GmbH betreuenden Rechtsanwalt oder Notar beraten – im Gesellschafterkreis turnusmäßig und zudem anlassbezogen jedenfalls in folgenden Fällen diskutiert werden:

  • Liegt die Gründung der GmbH bereits geraume Zeit zurück und wurde die Satzung seit dem noch nicht aktualisiert, so ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass der Gesellschaftvertrag nicht mehr up to date ist.
  • Hat sich der Kreis der Gesellschafter geändert oder steht eine solche Änderung aufgrund von vorgesehenen Anteilsübertragungen an, ist zu bedenken, dass die Einbindung neuer Mitspieler u.U. neue Spielregeln erfordert.
  • Liegen sonstige gravierende Änderungen der tatsächlichen Verhältnisse vor, können ebenfalls neue Regelungen notwendig sein.
  • Wurde eine Synchronisierung zwischen den letztwilligen Verfügungen der Gesellschafter und dem Gesellschaftsvertrag noch nicht vorgenommen, besteht die Gefahr, dass letztwillige Verfügungen ins Leere laufen.
  • Sofern eine (punktuelle) Satzungsänderung ohnehin ansteht, z.B. wegen einer Sitzverlegung oder Umfirmierung , können andere sinnvolle Satzungsanpassungen ohne großen Aufwand mit erledigt werden. Eine Durchsicht der kompletten Satzung ist daher empfehlenswert.

Für die Prüfung, ob und in wie weit in diesen Fällen tatsächlich ein Aktualisierungsbedarf besteht, ist in einem ersten Schritt unter Berücksichtigung der – ggf. seit Gründung der Gesellschaft veränderten – rechtlichen und tatsächlichen Rahmenbedingungen ein Abgleich zwischen den Regelungs- und Zielvorstellungen der Gesellschafter einerseits sowie der geltenden Fassung des Gesellschaftsvertrages und des gesetzlichen Konzeptes des GmbH-Rechts andererseits vorzunehmen. Wird hierbei eine Diskrepanz festgestellt, ist in einem zweiten Schritt innerhalb der Grenzen der den Gesellschaftern nach dem GmbH-Recht grundsätzlich zustehenden Gestaltungsfreiheit (vgl. aber § 30 GmbHG) zu prüfen, ob und in wie weit den (neuen) Vorstellungen der Gesellschafter durch neue statutarische Klauseln Rechnung getragen werden kann.

Sofern sich die Gesellschafter für eine Satzungsänderung entscheiden, ist diese frühzeitig zu planen und sorgfältig vorzubereiten. Denn der dazu zwingend erforderliche Gesellschafterbeschluss bedarf der notariellen Beurkundung und mangels abweichender Satzungsregelung einer Mehrheit von 3/4 der abgegebenen Stimmen (§ 53 Abs. 2 GmbHG). Sollen durch die Satzungsänderung die von den Gesellschaftern zu erbringenden Leistungen (z.B. Nachusspflicht, Einführung von Nebenleistungen, Wettbewerbsverbot) vermehrt werden, ist sogar eine Zustimmung sämtlicher hiervon betroffenen Gesellschafter notwendig (§ 53 Abs. 3 GmbHG). Einstimmigkeit ist u.a. dann erforderlich, wenn der Gesellschaftszweck geändert (vgl. § 33 Abs. 1 Satz 2 BGB) und z.B. eine auf Gewinnerzielung angelegte GmbH in eine gemeinnützige GmbH (§§ 51 AO) umgewandelt werden soll.

Die Satzungsänderung ist im Übrigen von den Geschäftsführern beim Handelsregister anzumelden. Hierbei ist der vollständige Wortlaut der neu gefassten Satzung mit einer entsprechenden Bescheinigung des Notars einzureichen (§ 54 Abs. 1 GmbHG, § 12 HGB). Der Notar kann die Geschäftsführer bei der Handelsregister-Anmeldung vertreten (§ 378 Abs. 2 FamFG). Die Satzungsänderung wird erst mit der (konstitutiven) Eintragung im Handelsregister wirksam (§ 54 Abs. 3 GmbHG). Eine Rückwirkung ist nicht möglich. All dies dient der Registerkontrolle und der Publizität.

 

Christoph Hülsmann

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