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Tipps zur Entgeltabrechnung

Die monatliche Abrechnung von Gehältern gehört in Unternehmen zu den wichtigsten Aufgaben. Oft gehen sie nicht nur mit einem gewissen Aufwand, sondern auch mit ein paar Stolpersteinen einher. Hier gibt es die wichtigsten Informationen im Überblick.

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Pflichten des Arbeitgebers

Gerade in jungen Unternehmen gehört die Erstellung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu den eher lästigen Pflichten. Das liegt vor allem daran, dass sich Prozesse und Strukturen noch häufig ändern und man oft keine Standard-Abläufe etablieren kann. Außerdem müssen neue Gesetzesvorgaben und private Veränderungen der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Bei all diesen Faktoren ist es zunächst einmal wichtig, dass sich der Arbeitgeber seine Pflichten bewusst macht.

Auf der anderen Seite muss der Arbeitgeber die Lohnabrechnung und –zahlungen an die Mitarbeiter ausgeben. Darüber hinaus muss er Meldung gegenüber den Sozialversicherungsträgern machen. Zu guter Letzt müssen die Abgaben rechtzeitig abgeführt, die entsprechenden Bescheinigungen erstellt und die Aufbewahrungspflichten eingehalten werden.

Die Mindestangaben für die Lohnabrechnung

Gem. § 108 der Gewerbeordnung hat jeder Mitarbeiter ein Anrecht auf eine schriftliche Auskunft zu seinem Arbeitsentgelt. Die dabei verpflichtenden Inhalte sind in der Entgeltbescheinigungsverordnung festgelegt. Hierzu gehören Aussagen über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Entgelts. Weiterhin müssen Informationen zur Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen und sonstigen Vergütungen ebenso wie Angaben zur Art und Höhe von Abzügen, Vorschüssen und Abschlägen aufgeführt werden.

Was passiert, wenn dem Arbeitgeber Fehler bei der Abrechnung unterlaufen?

Der Arbeitgeber muss dafür sorgen, dass die Lohnsteuer korrekt abgeführt wird. Wenn er zu viel abführt, hat er das Recht, sich den Betrag vom Arbeitnehmer zurückzuholen. Bei der Sozialversicherung ist das anders. Hier befindet sich der Arbeitgeber dem Sozialversicherungsträger gegenüber in einem Schuldnerverhältnis. Wenn er es vergisst, die Sozialversicherungsbeiträge vom Lohn des Arbeitnehmers abzuziehen, kann der Betrag in der Regel nur im Rahmen der nächsten drei Lohn- oder Gehaltszahlungen nachträglich abgezogen werden. Danach kann er nur noch auf eine Rückzahlung hoffen, wenn er den Fehler nicht selbst verursacht hat.

Software zur Lohnabrechnung nutzen

Um Fehler zu vermeiden, sollten Arbeitgeber über die Nutzung einer speziellen Software für die Lohnabrechnung nachdenken. Ein Tool mit vielen Features findet man beispielsweise unter lohnabrechnung-software.com finden. Hier werden Rechner zur Ermittlung von Lohn-, Gehalt-, Krankenkassenbeiträgen, Steuern und vielem mehr bereitgestellt. Weiterhin gibt es ein Elster-Modul für das Finanzamt, eine unkomplizierte Online-Anbindung, Checklisten, Meldungen und vieles mehr. So kann man seine Lohnabrechnung schnell und einfach erstellen und hat jederzeit alle wichtigen Daten zur Verfügung.

Hinzu kommen zahlreiche weitere Extras. So gibt es beispielsweise auch ein spezielles Modul für den Betriebsprüfer-Export. Dadurch läuft die nächste Betriebsprüfung nicht nur schneller, sondern auch nervensparender ab.

Worauf Unternehmen bei der Gehaltsabrechnung noch achten sollten

Bei einer Gehaltsabrechnung kommt es vor allem auf Verständlichkeit und Transparenz an. Der Arbeitnehmer sollte stets sehen, welcher Teil seines Gehalts an das Finanzamt und welcher an die Krankenkasse geht. Auch Pünktlichkeit ist wichtig. Nur wenige Dinge sind demotivierender als ständig aufgeschobene und nachlässig erstellte Abrechnungen. Hier ist es dann kein Wunder, wenn die Mitarbeiter früher oder später frustriert sind.

 

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