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Flexibel durch professionelle Raumbuchung

Kennen Sie das? Sie haben doppelt belegte Räume oder können den letzten freien Platz im Coworking-Space nicht finden? Das ist nicht nur ärgerlich, sondern bremst die Produktivität. Sie können jedoch vorbeugen: durch eine professionelle Raumbuchung.

pixabay.com � Free-Photos (CC0 Public Domain)

Das Szenario: Veränderte Arbeitsplätze erfordern Flexibilität

Es klingt fast wie aus einem unternehmerischen Albtraum. Eine wichtige Veranstaltung ist gebucht. Die Gäste sind da. Doch irgendwer hat den gewünschten Raum längst in Beschlag genommen. Die Doppelbelegung lässt sich schlimmstenfalls nicht in den eigenen Räumlichkeiten auflösen. Ähnlich ist es, wenn Sie einen gut besuchten Coworking-Space managen. Fast alle Plätze sind belegt. Nun möchten drei weitere Personen einen Tisch haben. Doch wo sind die freien Plätze? Die Suche im Gebäude beginnt. Je nach Größe des Coworking-Spaces ist dies für alle Beteiligten mindestens zeitraubend. Solche Unzulänglichkeiten können Kunden regelrecht vergrätzen.Flexibles Arbeiten ist der Megatrend dieses Jahrzehnts. Home Office mit alle seinen Herausforderungen, Hot Desking, mobile Arbeitsplätze, freie Zeiteinteilung und vieles mehr tragen zu einem Aufbrechen der bisherigen Arbeits- und Arbeitsplatzstruktur bei. Doch neue flexible Strukturen können nur dann effizient sein, wenn Sie diese durch ein professionelles Management begleiten. Ohne gut durchdachte Arbeitsplatzgestaltung und Hardwarevernetzung einerseits und eine optimale Planung andererseits sind Fehler und Probleme vorprogrammiert.

Lösung: Ressourcenmanagement durch ein Raumbuchungssystem

Sind Sie in einer Managementposition, in der Sie Ressourcen verwalten müssen? Dann ist ein professionelles Raumbuchungssystem unabdingbar. Mit diesem lassen sich Doppelbelegungen vermeiden, Geräte gezielt buchen und Arbeitsplätze genau zuordnen.

Warum eine spezielle Software?

Bei der eigenen Ressourcenplanung handelt es sich häufig um eine Insellösung. Eine kleine Datenbank oder eine zentrale Excel-Liste sollen eine Vielzahl von Räumen und Ressourcen managen. Eine Verknüpfung mit Kontakt- und Termin-Tools wie Outlook und vergleichbare Programme fehlt oder muss aufwendig implementiert werden. Kleine Fehler führen zudem schnell zum Überschreiben von Buchungen oder Zuordnungen. Eine professionelle Softwarelösung ist mehr als nur ein Ersatz. Denn die meisten Programme lassen sich intuitiv bedienen, mit Outlook, Lotus Notes und Intranet-Lösungen über vorhandene Schnittstellen verknüpfen und so effektiv im gesamten Betrieb einbinden. Das reicht von der einfachen Belegung eines Raums über das Hinzubuchen von Geräten bis zur automatisierten Order bei einem Catering-Dienst. Selbst digitale Hinweistafeln im Gebäude lassen sich mit dem System koppeln, sodass Besucher sofort den Weg zum Meeting finden.

Top im Zusammenspiel mit Terminplanung

Die volle Stärke spielen Tools zur Ressourcenverwaltung dann aus, wenn sie mit der Termin- und Kontaktverwaltung kombiniert sind. Dann können Sie eine Ressource einer Gruppe und einem Termin fest zuordnen. Ein feines Berechtigungssystem verhindert Doppelbuchungen oder andere Probleme. Moderne Raumbuchungssysteme sind kompatibel zu gängigen Programmen und bieten erstklassigen Komfort.

Wann lohnt sich ein Raumbuchungssystem?

Die Anschaffungskosten für ein professionelles Raumbuchungssystem variieren. Daher eignen sich abgespeckte Lösungen durchaus bereits für kleine oder junge Unternehmen. Mit wachsender Größe ist der Einsatz äußerst effizient und kann durch die professionelle Planung sogar dazu beitragen, Kosten zu sparen. Insbesondere ist ein Raumbuchungssystem dann für Ihr Unternehmen sinnvoll, wenn – Konferenzräume oder Besprechungszimmer regelmäßig belegt sind.- Sie Arbeitsplätze und Arbeitsräume täglich neu zuteilen (Hot Desking, Coworking-Space usw.).- Sie professionelle Schnittstellen zu Termin-, Kontakt- und Intranet-Lösungen benötigen.- Sie externe Dienstleister und automatisierte Prozesse einbinden möchten.- Sie keine eigene Lösungen programmieren können oder wollen.Zusätzlich profitieren Sie durch den optimierten Ressourcenplan von einer gesteigerten Effizienz. Denn Sie können das Risiko von Fehlbuchungen, Zeitverlust oder überraschende Kosten durch zum Beispiel kurzfristiges Anmieten von externen Räumen auf ein absolutes Minimum reduzieren. Außerdem planen, überwachen und analysieren Sie die Ressourcen und ihren Verbrauch. Kurz: Durch ein professionelles Raumbuchungssystem behalten Sie zu jeder Zeit den Überblick, können Bedarfe steuern und Ressourcen effektiv zuteilen. Somit sind entsprechende Programme ein wichtiger Teil der erforderlichen Antworten auf eine Arbeitswelt, in der Flexibilität enorm an Bedeutung gewonnen hat.

 

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