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Warum Zahlungserinnerung nicht gleich Mahnung ist

Kunden, die ihre Rechnungen nicht fristgerecht zahlen, kennen Unternehmen wohl zu Genüge. Allerdings bedeutet eine kurze Überschreitung der Frist nicht unbedingt gleich, dass das Unternehmen dem Kunden einen Vorwurf macht. Es gibt nämlich einen erheblichen Unterschied, ob ein Unternehmen eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung verschickt.

flickr.com � silvmedia.de (CC BY-NC-SA 2.0)

Die Zahlungserinnerung

Bei der Zahlungserinnerung handelt es sich um das erste Schreiben, das von einem Unternehmen an einen Kunden verschickt wird, der eine offene Rechnung nicht fristgerecht beglichen hat. Allerdings hat dieses erste Schreiben lediglich die Funktion, wie der Name schon sagt, den jeweiligen Kunden daran zu erinnern, die ausstehende Rechnung zu begleichen; eine Zahlungserinnerung fordert den jeweiligen Kunden höflich dazu auf, die Rechnung in nächster Zeit zu begleichen. Dabei legen Unternehmen sehr großen Wert darauf, dass diese in einem angemessenen Ton formuliert sind. Es soll darin auf keinen Fall irgendein Vorwurf zum Ausdruck kommen. Man nimmt beim Versenden einer Zahlungserinnerung lediglich an, dass der Kunde es vergessen hat, die Rechnung zu bezahlen und das natürlich nicht mit Absicht.

Das Mahnungsschreiben

In Deutschland müssen drei Mahnschreiben verschickt werden, bis überhaupt ein gerichtliches Vorgehen in Frage kommt. Bei der ersten handelt es sich lediglich um die bereits beschriebene Zahlungserinnerung, die noch sehr höflich formuliert ist. Bei dem zweiten Schreiben in dieser Hinsicht spricht man dann bereits von der Mahnung. Diese wird im Ton meist schon deutlicher und im letzten Schreiben, der sogenannten letzten Mahnung, wird der jeweilige Kunde dann ganz deutlich dazu aufgefordert, die Rechnung schnellstmöglich zu begleichen.

Ein solches Schreiben muss dabei in jedem Fall folgende Informationen enthalten: die Höhe des zu zahlenden Betrages; die Leistung, für die der Betrag fällig wird; die Rechnungsnummer; der Empfänger; das Datum; der Absender. Oft wird zusätzlich eine weitere Frist gesetzt, bis zu der der Kunde den ausstehenden Betrag zu begleichen hat. Erst, wenn der Kunde auch auf keines dieser Schreiben reagiert, dürfen gerichtliche Schritte eingeleitet werden.

 

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