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Recht & Steuern

„Belegmeister“ erfassen Reisekosten schnell und effizient

Wenn einer eine Reise tut, dann…hat er auch was abzurechnen. Die Reisekosten nämlich, vorausgesetzt sein Trip war dienstlicher Natur. Doch trotz Vereinfachungen des Reisekostenrechts bleibt die Reisekostenabrechnung für die meisten Angestellten nach wie vor ein zeitaufwändiges Ärgernis.

J�rgen H�ls / Fotolia.com

Das wissen die „Belegmeister“, ein Forschungsteam der Humboldt-Universität zu Berlin. Die befragten online insgesamt 269 Geschäftsreisende deutschlandweit. Und fanden heraus, dass immerhin zweidrittel der Befragten von den vereinfachten Regelungen des Reisekostenrechts wussten. Die Kehrseite der Medaille: Ein Drittel der Interviewten war über die Gesetzesänderungen wie bspw. die Vereinfachung der Tagespauschalen überhaupt nicht informiert.

Die Studie der „Belegmeister“, die in Kooperation mit 13 deutschen Industrie- und Handelskammern durchgeführt wurde, brachte auch zutage, dass die Reisekostenabrechnung ein absoluter Zeit- und Motivationskiller ist. Zwölf Prozent benötigen für die Reisekostenabrechnung mehr als drei Stunden pro Monat – Zeit, die zum effektiven Arbeiten nicht mehr zur Verfügung steht.

Erstaunlicherweise spielen spezielle Softwareangebote keine große Rolle. Viel lieber basteln sich die Dienstreisenden eigene Excel- oder Worddateien, um alle relevanten Daten einzutragen. State oft the Art wäre das Erfassen der Reisekosten dort wo sie anfallen, mit einem Mobilgerät. So fortschrittlich sind allerdings nur zwei Prozent aller Befragten.

Auf der Wunschliste in Sachen Verbesserung stehen einfachere und besser bedienbare Softwarelösungen, die Belegerfassung durch Automatisierung und ein mobiles Angebot. Auch die Politik bekommt ihr Fett weg, denn 15 Prozent der Befragten sehen die komplizierte Rechtslage als wichtigsten Störfaktor. Hier besteht weiterer Handlungsbedarf.

Handlungsbedarf sahen auch die „Belegmeister“, die aus dem Forschungsteam mittlerweile ein Unternehmen gegründet haben. Das Team setzt auf intelligente Texterfassung, mit der die Reisekostenabrechnung anhand von Fotos der Belege bereits unterwegs automatisch erstellt wird. Das spart enorm viel Zeit, denn das lästige Abtippen entfällt. Gleichzeitig ist die Software über das Internet nutzbar (Software-as-a-Service). Das ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen interessant, denn der Dienst ist ohne Einführungskosten sofort startbereit.

 

Florian Weis

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