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Den Kopf frei für den Kunden

Der Alltag in Agenturen ist meistens Fällen von Hektik geprägt. Die Betreuung von Kunden nimmt viel Zeit in Anspruch, neue Konzepte sind zu entwickeln, Änderungen durchzusetzen. Um all diese Arbeiten möglichst effektiv durchzuführen, ist es wichtig, eine Software zu benutzen, die auf die Vorgänge in einer Agentur spezialisiert ist.

Pixabay � vhsPfaffenhofen (CC0 1.0)

Vorteile der webbasierten Software

Termindruck und eine hohe Flexibilität gehören zu den Jobs in Agenturen dazu. Mit einer guten Software lassen sich die einzelnen Schritte und damit der Arbeitsalltag erleichtern.

Es gibt verschiedene Angebote, unter denen sie auswählen können. Immer häufiger werden deshalb Programme als Hilfe für die Abwicklung von Projekten genutzt wie zum Beispiel eine Browser- und Webbasierte Agentursoftware. Im Gegensatz zu Programmen, die auf dem PC installiert werden, hat die webbasierte Software einige Vorteile.

Es handelt sich hierbei um ein Programm, das über das Internet zu nutzen ist. Was auf den ersten Blick Skepsis hervorrufen mag, ist in vielen Fällen bereits Alltag, ohne dass es den Nutzern bewusst ist. Ein E-Mail-Account, der online bei Googlemail.com oder Web.de zu bearbeiten ist, zählt zu dieser Form der Software. Beim Online-Banking ist dies ebenfalls der Fall. Um sie zu nutzen, ist es nicht notwendig, ein Programm auf den heimischen Computer herunterzuladen.

Dadurch lässt sich eine große Zeitersparnis erreichen, weil die Unternehmen sich nicht mehr mit den technischen Anforderungen und Umsetzungen des Programms auseinandersetzen müssen. Der Anbieter der Software übernimmt diese Arbeiten. Dank dieser Optimierungsmöglichkeit kann der Fokus stärker auf den Kunden gelegt werden.

Zusätzliche Sicherheit für die Agentur

War es mit einer herkömmlichen Software notwendig, regelmäßig Updates zu installieren, ist dies mit einer webbasierten Lösung nicht mehr notwendig. Nicht nur die Agentursoftware, sondern zusätzliche Sicherheitsprogramme lassen sich dadurch aktualisieren. Der Anbieter führt sie durch, ohne dass es die Arbeit in der Agentur beeinflusst. So ist das Programm immer auf dem neuesten Stand. Anstatt eines Downloads ist lediglich eine Anmeldung online notwendig.

Bei einem Verlust von Kundendaten, einer Präsentation oder einer Ausarbeitung entsteht für eine Agentur unter Umständen ein hoher finanzieller Verlust. Es ist daher unabdingbar, dass möglichst täglich Backups durchzuführen sind. Bei der Wahl eines Softwareanbieters achten Unternehmer darauf, dass die gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf die Archivierung von Daten eingehalten werden. Mitarbeiter, die bisher viel mit dem Laptop unterwegs waren und darüber während der Dienstreise gearbeitet haben, gingen zudem das Risiko ein, dass das Gerät abhandenkommt. Nicht nur während der Reise, sondern auch im Hotelzimmer ist die Gefahr eines Diebstahls immer gegeben.

Jeder einzelne Mitarbeiter profitiert davon, dass er weltweit Zugriff auf die Software der Agentur hat. Mit Hilfe eines Passwortes loggt er sich ein und benutzt alle Funktionen. Da der Server, über den das Programm läuft, in mehrfacher Hinsicht gesichert ist, ist es sehr unwahrscheinlich, dass es zu einem Ausfall kommt.

Nachteile des Servers im Web

Hier liegt allerdings auch einer der Nachteile, die eine browser- und webbasierte Software mit sich bringt.

  • Die Agenturen sind außerdem von dem Anbieter abhängig. Kommt es tatsächlich zu einem Ausfall, muss die Arbeit ruhen. Ist das Programm auf dem internen Server installiert, lässt sich relativ gut kontrollieren, wie schnell der Fachmann arbeitet. Wird die Software nach außen verlagert, ist dies nicht mehr der Fall.
  • Ohne einen Internetzugang kann keine Arbeit erfolgen. Bei einem temporären Ausfall oder einer vorrübergehend langsamen Verbindung, was beispielsweise aufgrund von Straßenarbeiten in der Umgebung durchaus vorkommen kann, ruht der Betrieb. Unternehmen, die im ländlichen Bereich wohnen und nicht über eine schnelle DSL-Leitung verfügen, sind eventuell mit einer Installation am Rechner besser bedient.
  • Der Punkt Datensicherheit ist nicht zu unterschätzen. Auch wenn die Daten auf einem externen Server sehr gut zu verschlüsseln sind, besteht immer ein Restrisiko, dass ein Profi das System knackt und missbraucht.

Agenturen, die auf der Suche nach einer guten Software für ihr Unternehmen sind, sollten sich daher vor Vertragsabschluss genau über das Produkt informieren.

  1. Wie vertrauenswürdig ist der Anbieter?
  2. Welche Maßnahmen kommen zur Sicherheit der Daten zum Einsatz?
  3. Was passiert bei einem Missbrauch?
  4. Ist der Kundenservice leicht zu erreichen?
  5. Lässt sich die Software genau auf die Bedürfnisse der Agentur anpassen?

Außerdem sind die Vor- und Nachteile abzuwägen. Ein Beratungsgespräch gibt Aufschluss darüber, ob der Software-Anbieter Kundenwünsche ernst nimmt und umsetzen kann.

 

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