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Die PR-Kolumne

Der Online-Pressebereich — unverzichtbar in der modernen Kommunikation

Obwohl er schon seit Jahren zu den unverzichtbaren Basics der Pressearbeit gehört, begehen die meisten Unternehmen beim Online-Pressebereich immer noch grobe Fehler – wenn sie überhaupt einen haben. Welches die häufigsten Fehler sind und was einen guten Pressebereich ausmacht, beleuchtet unser Autorenteam in diesem Beitrag.

Obwohl er schon seit Jahren zu den unverzichtbaren Basics der Pressearbeit gehört, begehen die meisten Unternehmen beim Online-Pressebereich immer noch grobe Fehler – wenn sie überhaupt einen haben. Welches die häufigsten Fehler sind und was einen guten Pressebereich ausmacht, beleuchtet unser Autorenteam in diesem Beitrag.

Was bringt ein Online-Pressebereich einem Unternehmen? Die Frage scheint angebracht, nutzen doch viele den Web-Auftritt zwar zur Darstellung ihrer Produkte und Dienstleistungen, nicht jedoch als Kommunikationsinstrument für die eigene Pressearbeit. Dabei liegen die Vorzüge klar auf der Hand: Im Online-Pressebereich lassen sich die Inhalte der Offline-Pressearbeit digitalisieren, vernetzen und sinnvoll ergänzen und sind jederzeit völlig ortsunabhängig verfügbar. Durch die vielfältigen technischen Möglichkeiten kann hier zudem eine völlig eigenständige Informationsquelle entstehen. Im Übrigen wird dieser Service von Journalisten heute schlichtweg erwartet.

Verwunderlich ist, dass trotzdem immer noch viele Unternehmen diese Möglichkeit ungenutzt lassen. Ist überhaupt ein Online-Pressebereich vorhanden, verfehlt er häufig sein Ziel. Nicht zuletzt die von der Kommunikationsagentur Schrader 2007 gemeinsam mit der FH Hannover durchgeführte Journalistenstudie zeigt deutlich, auf welche Inhalte und Funktionen großer Wert gelegt wird. Bemängelt werden immer wieder schlecht aufbereitete Dokumente, Bildmaterial in nicht druckfähiger Qualität, veraltete Pressemitteilungen und das Fehlen konkreter Ansprechpartner.

Dabei sind lediglich einige Grundregeln zu beachten, um den Online-Pressebereich zu einem Instrument der Öffentlichkeitsarbeit zu machen, das zielgruppengerecht, Kosten sparend und zugleich höchst wirksam einsetzbar ist:

Übersichtlich und schnell

Journalisten benötigen Informationen – möglichst schnell und einfach. Sie stehen häufig unter Zeitdruck und wollen nicht lange nach den wesentlichen Inhalten suchen. Es ist daher wichtig, dass der Online-Pressebereich schnell zu finden ist. Am besten gibt es sowohl direkt auf der Startseite als auch auf allen weiteren Seiten im Navigationsmenu einen gut erkennbaren Link. Langes Suchen in den Tiefen der Verzeichnisstruktur schlägt auch den interessiertesten Redakteur irgendwann in die Flucht.

Nicht zuletzt hilft eine übersichtliche Gestaltung bei der Orientierung. Die Seitenstruktur sollte klar gegliedert sein, Dokumente in einer einheitlichen Darstellungsform präsentiert werden. Listen Sie Pressemitteilungen umgekehrt chronologisch nach Datum sortiert auf. Die Darstellung mit Überschrift, Untertitel, einem kurzen Leadtext und der Verlinkung auf das vollständige Dokument ermöglicht einen schnellen Überblick. Gibt es zusätzliche Informationen zum Thema, lassen sich Interviews, externe Webseiten oder Video-Dateien ebenfalls via Link ergänzen.

Einige Unternehmen schützen ihren Pressebereich mit einem Passwort. Das ist in der Regel nicht nur unnötig, sondern sogar schädlich, denn die zeitaufwändige Anmeldeprozedur und ein weiteres zu merkendes Passwort schrecken Journalisten ab.

Ein Journalist, der sich im Online-Pressebereich eines Unternehmens umschaut, ist interessiert – potenziell auch in der Zukunft. Diese Gelegenheit zur Kontaktpflege sollte genutzt werden. Ein einfaches Formular, über das sich Journalisten in den Presseverteiler eintragen können, erfüllt diesen Zweck am besten.

Aktualität ist Pflicht

Der große Vorteil des Internets liegt in der Möglichkeit, Inhalte schnell und flexibel zu veröffentlichen und zu verändern. Nur, wenn der Online-Pressebereich eine verlässliche und stets aktuelle Informationsquelle darstellt, werden die Medienvertreter ihn regelmäßig und gerne nutzen. Pressemitteilungen sollten im gleichen Moment auf der Webseite erscheinen, wenn sie über den Presseverteiler ausgesandt werden. Dasselbe gilt für alle anderen Dokumente, wie Geschäftsberichte oder Reden.

Auch die schnelle Beantwortung von E-Mails ist entscheidend. Die Obergrenze liegt hier bei einer Bearbeitungszeit von 24 Stunden. Bei einem brandaktuellen Thema kann jedoch auch das schon zu viel sein. Wenn der Chef nicht persönlich verfügbar ist, dann sollte die Beantwortung an fachlich und kommunikativ kompetente Mitarbeiter oder an eine externe PR-Agentur delegiert werden.

Der Inhalt ist entscheidend

Die Vollständigkeit der Informationen ist ein weiteres Erfolgskriterium, denn Nachfragen sind für alle Beteiligten mühsam und zeitaufwändig. Die bereits erwähnte Journalistenstudie gibt Aufschluss über die Inhalte, die von Journalisten unbedingt erwartet werden:

  • Aktuelle Unternehmensmeldungen,
  • Archiv mit älteren Mitteilungen,
  • das Firmenprofil,
  • Geschäftsberichte,
  • Hintergrundinformationen,
  • ein Bildarchiv mit Fotos, Logos, Grafiken und Produktabbildungen in druckfähiger Auflösung,
  • eine Suchfunktion zur Erleichterung der Recherche,
  • Nennung des Ansprechpartners mit allen Kontaktdaten.

Zu beachten ist, dass alle Dateien zum sofortigen Ausdruck und Download zur Verfügung stehen. Für Textdokumente ist grundsätzlich das Word- oder Rich-Text-Format geeignet, längere Abhandlungen – wie der Geschäftsbericht mit Grafiken und Bildern – lassen sich im pdf-Format besser präsentieren. Bilder sollten im jpg- oder tif-Format mit einer Auflösung von 300 dpi vorliegen.

Presserelevante Termine gehören ebenfalls zu den Informationen, die ein Journalist im Online-Pressebereich erwartet. Im Optimalfall kann er sich gleich per Formular registrieren, um über zukünftige Termine automatisch informiert zu werden.

Gibt es bereits Veröffentlichungen über ein Unternehmen in der Presse, können diese im Rahmen eines Online-Pressespiegels veröffentlicht werden. Wichtig dabei: Immer die Publikation und den Zeitpunkt der Veröffentlichung nennen. Wenn die Berichte sich eindeutig auf das Unternehmen beziehen, greift dann das Zitatrecht und die Nutzung auf der eigenen Website ist erlaubt. Anderenfalls unbedingt die Genehmigung des Mediums einholen!

Vorschau:

Im nächsten Beitrag erfahren Sie Wissenswertes über die professionelle Erstellung und Pflege von Presseverteilern: Quellen, Kosten, Alternativen und Fallstricke – so machen Sie alles richtig. Nicht verpassen!

 

Katrin van Herck

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