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5 Fehler beim Rechnungen schreiben

Sie gehört zu den elementarsten Bestandteilen des Geschäftslebens, bringt oft Freude und sorgt doch genauso oft für Stirnrunzeln und Stress. Die Rede ist natürlich von der Rechnung, die wir als Verbraucher kaum noch als solche wahrnehmen. Dabei lohnt sich ein genauer Blick ganz besonders: Sind alle Angaben auf der Rechnung korrekt? Lässt sich durch Zahlungsziele nicht doch noch etwas Geld sparen? Mit den folgenden fünf Tipps vermeiden Sie unnötigen Frust beim Umgang mit Rechnungen und sind künftig rechtlich immer auf der sicheren Seite.

Robert Kneschke / Fotolia.com

Tipp 1: Pflichtangaben nicht vergessen!

Vor der Freude des Geldeingangs auf dem eigenen Geschäftskonto haben Gesetzgeber und Finanzamt einige Anforderungen gesetzt, die unter dem Begriff Pflichtangaben zusammengefasst werden. Gerade Neulinge im Business bekommen nur schwer einen Überblick über die aufzuführenden Daten. Dazu zählen im Einzelnen: Ihre vollständige Firmenadresse als Leistungsersteller und die Ihres Kunden als Leistungsempfänger, sowie Steuernummer / Umsatzsteuer -ID, Kontoverbindungen, Rechnungsnummer, der Zeitraum der Leistungserstellung (bsp. Juni 2013), das Ausstellungsdatum der Rechnung und ggf. Zahlungsziele und Rabatt-Vereinbarungen.

Tipp 2: Aufbewahrungsfristen beachten!

In der heutigen Arbeitswelt wechseln sich feste und freie Arbeitsverhältnisse immer schneller ab, klassische Erwerbsbiographien treten zurück. Wer aber beispielsweise 2013 für wenige Monate als Freier in einem Projekt gearbeitet und eine Rechnung gestellt hat, muss der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist (also bis 2023!) nachkommen. Zwar ist die Chance ziemlich gering, dass der Fiskus nun genau diese eine Rechnung noch einmal prüfen möchte, doch Gesetz ist Gesetz. Eine angenehme Alternative bietet die Cloud. Bei Bedarf lässt sich die ganze Buchhaltung auslagern und bequem von jedem Ort der Welt mit nur wenig Aufwand erledigt werden. Gerade Anbieter aus Deutschland achten auf die gesetzlichen Vorgaben und legen hohen Wert auf Datenschutz und Sicherheit.

Tipp 3: Korrekt stornieren!

Sollte sich einmal ein Kunde – gerne aus einem großen Unternehmen oder Konzern mit strengen Compliance-Vorschriften – bei Ihnen über eine fehlerhafte Rechnung beschweren: Bleiben Sie ruhig! Es nützt nichts, nun in Hektik zur verfallen, sondern streng nach Schema F vorzugehen. Anstatt dem Kunden gleich eine korrigierte Rechnung zu schicken, erstellen Sie zunächst eine Gutschrift. Die enthält alle aus der Rechnung bekannten Angaben und auch die (falsche) Rechnungssumme X, ergänzt um den wichtigen Zusatz: „Davon ausgezahlt: Summe X (X = Rechnungssumme). Erst danach wird eine neue, richtige Rechnung mit neuer Rechnungsnummer gestellt. Der Gesetzgeber und die Buchhaltung Ihres Kunden sollten dann wieder zufrieden sein.

Tipp 4: Papier sparen

Viele Internet-Ratgeber leben in der Vergangenheit. Geht es dort um elektronische Rechnungen, ist immer noch von einer digitalen Signatur als Voraussetzung für den Vorsteuerabzug die Rede. Doch seit Mitte 2011 ist damit Schluss und das Bundesministerium für Finanzen trug den Schwierigkeiten von kleinen Unternehmen und Freiberuflern Rechnung und liberalisierte die Praxis. Seitdem ist der Weg frei, die komplette Buchhaltung auch online zu erledigen. Viele Kunden sind es mittlerweile gewohnt, Rechnungen per E-Mail zugestellt zu bekommen und behandeln diese genauso wie Papierrechnungen. Beim elektronischen Versand empfiehlt es sich, weitere Hilfen zu benutzen, bsp. Sende- und Empfangsbestätigungen des verwendeten Mailclients.

Tipp 5: So konkret wie möglich

Nichts ist ärgerlicher und nerviger, auf die Begleichung einer Rechnung zu warten. In einigen Branchen herrschen teilweise Zahlungsziele von bis zu 60 Tagen, das kann einem kleinen Business schon mal das Genick brechen. Wer also nicht lange auf sein Geld warten möchte, kann mit seinem Kunden zusammen die durchschnittliche Bearbeitungsdauer der Rechnung ermitteln und ihm danach ganz genau sagen, wie der künftige Ablauf sein soll: „Bitte zahlen Sie den Gesamtbetrag von 1.000,00 Euro bis zum 15.7.2013 ohne Abzug auf mein Konto Nr. 11223344 bei der ABC-Bank, BLZ 20030040 ein“. In diesem Satz ist alles enthalten, was den Kunden veranlassen sollte, Ihre Rechnung (hoffentlich sofort) zu begleichen.

Fazit:

Wer diese fünf Tipps für Rechnungen verinnerlicht, wird schnell den Schrecken davor verlieren und mit der Zeit zu einem echten Profi. Bei der korrekten Rechnungsstellung und Aufbewahrung unterstützen nicht nur Steuerberater, sondern auch immer mehr attraktive Web-Dienste. Gerade die Anbieter aus Deutschland lassen hier in punkto Rechtsicherheit, Datenschutz und Privatsphäre nichts vermissen.

 

Jan C. Rode

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