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Mit Mails die Buchhaltung im Griff behalten

Spätestens beim Jahresabschluss kommt alles auf dem Tisch. Wenn dann die Rechnung für das Geschäftstelefon aus den vorvergangenen Monat nirgends zu finden ist – Pech gehabt. Die Kosten lassen sich dann meist nicht mehr absetzen. Das ist ärgerlich, muss aber nicht sein. Dank der guten, alten E-Mail lassen sich Rechnungswesen und Buchhaltung immer noch gut in den Griff bekommen. Und das funktioniert folgendermaßen…

buchachon / Fotolia.com

Die alte Welt

In diesem Szenario klicken sich die Steuerpflichtigen zunächst mühsam auf der Webseite des Telefonanbieters zur Rechnungsübersicht vor und laden das entsprechende Dokument als PDF herunter. Nun muss dieser Beleg auch ordentlich archiviert werden, denn spätestens beim Jahresabschluss spielt er wieder eine Rolle. Je nach persönlicher Vorliebe wird das Dokument dann entweder ausgedruckt und abgeheftet, in einem Ordner auf dem PC oder in der Dropbox gespeichert oder gleich an die Buchhaltung weitergeleitet, die sich um alles Weitere kümmert. Das mag bisher auch gut funktioniert haben, aber derartige Medienbrüche sind nicht nur unpraktisch, sondern auch rechtlich kritisch: Denn das Original ist elektronisch, der Ausdruck hingegen eine Kopie, der zudem eine zuordnungsbare Signatur fehlt.

Die neue Welt

Wer sein Backoffice clever mit Online-Rechnungstools und Cloud-Diensten organisiert hat, kann gegenüber allen Geschäftspartnern seine Inbox-Mailadresse für den Rechnungsempfang angeben. Fortschrittliche Telekommunikationsdienstleister schaffen es mitunter auch schon, Rechnungen direkt per Mail an ihre Kunden zu versenden. In diesem Fall landet diese dann direkt in der Online-Buchhaltung – und ist ohne Medienbruch direkt für den nächsten Jahresabschluss verfügbar – als Original. Per Knopfdruck können diese Daten dann monats- oder jahresweise dem Steuerberater zur Verfügung gestellt werden. Auch klassische Papierrechnungen lassen sich in der neuen Welt bequem per Scan-App archivieren. Im Zweifelsfall hilft eine kurze Rückfrage beim Finanzamt , um sich hier endgültig grünes Licht für eine einfache und papierlose Büroorganisation zu holen.

Fazit

Medienbrüche machen das Leben bei der Büroorganisation extrem schwer. Auch wenn kleinere und mittlere Unternehmen im Schnitt nur alle acht Jahre mit einer Prüfung durch das Finanzamt rechnen müssen, empfiehlt es sich, bei der Belegarchivierung gleich von Beginn an smart aufgestellt zu sein. Services rund ums Rechnungswesen inklusive Scan-Apps und Schnittstelle zum Steuerberater machen das Leben hier einfacher. Großer Vorteil: Anbieter aus Deutschland erfüllen alle gesetzlichen Vorgaben und legen größten Wert auf Datenschutz und Privatsphäre.

 

Jan C. Rode

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