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Wie Belege auch digital archiviert werden können

In vielen Bereichen hinkt Deutschland bei der Digitalisierung noch hinterher. Dabei könnten gerade Unternehmen davon profitieren, denn mit der digitalen Belegarchivierung (oder auch Buchführung) hat sich eine kostengünstige und vor allem auch rechtssichere Alternative entwickelt. Noch immer herrscht in einigen Betrieben jedoch Unsicherheit vor, ob diese Art des Rechnungswesens auch vom Finanzamt anerkennt ist. Dabei hat der Gesetzgeber schon vor einigen Jahren den Weg frei für digitale Belege gemacht.

In vielen Bereichen hinkt Deutschland bei der Digitalisierung noch hinterher. Dabei könnten gerade Unternehmen davon profitieren, denn mit der digitalen Belegarchivierung (oder auch Buchführung) hat sich eine kostengünstige und vor allem auch rechtssichere Alternative entwickelt. Noch immer herrscht in einigen Betrieben jedoch Unsicherheit vor, ob diese Art des Rechnungswesens auch vom Finanzamt anerkennt ist. Dabei hat der Gesetzgeber schon vor einigen Jahren den Weg frei für digitale Belege gemacht.

Digitale Belege – langes Schattendasein

Ein Blick zurück zeigt, dass der Gesetzgeber noch bis vor knapp zwei Jahren – Mitte 2011 – vorschrieb, dass elektronische (also: digitale) Rechnungen zwingend mit einer qualifizierten elektronischen (auch: digitale Signatur) versehen sein müssten, um alle Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug zu erfüllen. In der Praxis hatten die kleinen und mittleren Unternehmen aber große Schwierigkeiten, diesen Anforderungen nachzukommen und so reagierte das Bundesministerium für Finanzen Ende 2011 und nochmal Mitte 2012 mit zwei erläuternden Schreiben, die zu einer Steuervereinfachung führen sollten. Seither dürfen Rechnungen auch als DOC oder PDF verschickt werden, ohne einer besonderen technischen Signatur zu bedürfen.

Buchführung online heute

In Deutschland lassen sich aktuell zwei Arten von Unternehmen ausmachen, wenn es um das Belegmanagement und Rechnungswesen geht: Die einen sind eher noch traditionell unterwegs und lagern – geübt ist geübt – ihre Steuerunterlagen im firmeneigenen Archiv. Der andere, noch kleine, aber stetig wachsende Teil ist smart aufgestellt und erledigt seine Buchführung schon digital. Die Vorteile liegen auf der Hand: Wichtige Dokumente sind in der Cloud sicherer als bei einem Blitzeinschlag im Büro oder dem lahmgelegten Firmen-Netzwerk. Durch die digitale Archivierung haben Mitarbeiter die Möglichkeit, von jedem Ort der Welt mit jedem Browser Zugang zu wichtigen Dokumenten zu bekommen. Immer mehr webbasierte Komplett-Lösungen stoßen genau in diese Lücke und bieten clevere Services für die digitale Abrechnung, Rechnungserstellung, Liquiditätsübersicht bis hin zur Zeiterfassung.

Der NSA ein Schnippchen schlagen

Kritiker meine jedoch, dass die Cloud noch zu viel Schatten werfe – erst recht durch die jüngsten Enthüllungen um PRISM und die NSA. Durch die Auslagerung von Daten sind Unternehmen auch längst noch nicht von den Aufbewahrungsfristen des Finanzamtes befreit. Aber gerade deutsche Cloud-Anbieter haben hier einen enormen Wettbewerbsvorteil: Sie setzen – teilweise schon seit einigen Jahren – auf höchste Standards bei Sicherheit und Privatsphäre – vermutlich sehr zur Freude der Datenschutzbeauftragten. Und keine Angst, die letzte Rechnung vom Handwerker kann auch nicht so ohne Weiteres von Fremden mitgelesen werden; die Server stehen größtenteils hier in Deutschland.

Fazit

Die digitale Buchführung kommt in Deutschland langsam aus dem Schatten. Elektronische Rechnungen sind mittlerweile auch der Papierform gleichgestellt. Webbasierte Komplett-Lösungen ermöglichen neben der Rechnungsstellung auch die bequeme mobile Belegerfassung durch Scan-Apps und erleichtern den Datenaustausch mit Steuerberatern und Finanzbehörden. Papierlos zu arbeiten und auf die digitale Buchführung umzustellen lohnt also gleich mehrfach.

 

Jan C. Rode

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