Viele Unternehmen lassen sich bei Ihrer Presse- und Öffentlichkeitsarbeit durch externe Fachleute unterstützen, um diese zu professionalisieren und neue Kapazitäten für große Projekte zu schaffen. Es steht eine Vielzahl freier PR-Berater und PR- Agenturen zur Auswahl. Die gewissenhafte Suche nach dem richtigen Partner ist zeitintensiv, aber wichtig, denn ein Wechsel der Agentur oder des Beraters bedeutet einen erheblichen Zeitverlust und ist mit hohen Kosten verbunden.
Grundangebot von PR-Agenturen / PR-Beratern:
- Beratung in allen PR-Angelegenheiten
- Ausarbeitung langfristiger Kampagnen
- Pressearbeit
- Online-PR
- Erstellung von (Unternehmens-) Publikationen, wie dem Geschäftsbericht oder der Imagebroschüre
- Organisation von Presseveranstaltungen (z.B. Pressekonferenzen)
- Planung und Durchführung von PR-Veranstaltungen und PR-Aktionen
- Redaktionelle Betreuung von Haus-, Kunden- und Mitarbeiterzeitschriften
- Dokumentation und Erfolgskontrolle
- Mitwirkung bei Markt- und Meinungsforschung
Neben den verschiedenen Branchen- und Wirtschaftsverbänden bieten auch die Industrie- und Handelskammern einen Überblick über die Themenschwerpunkte, Kapazitäten und Kundenstruktur von PR-Agenturen und –Beratern. Teilweise sind diese jedoch veraltet.
Empfehlungen von Geschäftspartnern können ebenfalls hilfreich sein. Oder ist Ihnen vielleicht in der Vergangenheit ein Mitbewerber durch seine gute PR aufgefallen? Dann bekommen Sie heraus, wer ihn dabei unterstützt!
Die eigene, intensive Internetrecherche dürfte jedoch der beste Weg sein, den richtigen PR-Partner zu finden. Jede Agentur verfügt über einen Web-Auftritt mit den wichtigsten Informationen, wie Leistungsspektrum, Referenzen und Schwerpunkten.
Erwartungen formulieren
Damit Ihr zukünftiger PR-Partner Ihre Erwartungen erfüllt, sollten Sie diese vorab klar definieren und individuelle Auswahlkriterien entwickeln. Ist es Ihnen wichtig, dass der Ansprechpartner vor Ort ist? Oder sollte dessen Schwerpunkt in hervorragenden Medienkontakten bestehen? Vielleicht brauchen Sie auch Hilfe bei der Organisation eines Presseevents – dann sollte die Agentur hier bereits über umfangreiche Erfahrungen verfügen.
Mit den Agenturen und Beratern, die in die engere Auswahl gekommen sind, wird anschließend ein ausführliches Vorgespräch (Briefing) vereinbart. Hier werden die gegenseitigen Erwartungen und Anforderungen geklärt. Anschließend erarbeiten die PR-Fachleute anhand dieser Informationen ein Angebot über die zur Zielerreichung notwendigen Maßnahmen. Bei größeren Projekten geschieht dies in Form einer Präsentation. Seriöse Berater werden Ihnen alle realistischen und Erfolg versprechenden Instrumente aufzeigen, Ihnen aber niemals eine bestimmte Anzahl von Veröffentlichungen garantieren.
Die Leistungen werden üblicherweise gegen Honorarabrechnung vergütet.
Orientierung dabei bietet die von der DPRG jährlich durchgeführte Honorarumfrage innerhalb der Branche. Die jeweiligen Beratungs- und Tagessätze sind jedoch von der Qualifikation, dem Ruf oder Standort abhängig. Durchschnittlich liegen die Sätze für Beratungsleistungen derzeit bei 150,-, Textarbeiten schlagen mit etwa 120,- zu Buche.
Auswahl treffen
Anhand der Angebote können Sie schließlich Ihre endgültige Wahl treffen. Wurden Ihre Informationen vollständig und schlüssig verarbeitet? Wie sollen Ihre Ziele erreicht werden? Welchen Eindruck macht die Korrespondenz (zur Korrespondenz Definition)?
Wenn Sie nach wie vor unschlüssig sind, empfiehlt es sich, zunächst ein einzelnes Projekt zu beauftragen. Der Ablauf der Zusammenarbeit und die Qualität der Leistungen lassen sich anschließend realistisch bewerten.
Interne PR-Mitarbeiter
In größeren Unternehmen kann auch die Einstellung eines internen PR- Mitarbeiters oder sogar die Einrichtung einer kompletten PR-Abteilung sinnvoll sein. Der Vorteil liegt hier ganz klar darin, dass diese inhaltlich in das Unternehmen integriert sind und es gut kennen. Es besteht jedoch die Gefahr, dass eben dieser Umstand zu einer zu großen Nähe führt, die den „kreativen Blick von Außen“ verhindern, zu festgefahrenen Vorgehensweisen und „Betriebsblindheit“ führen kann.
Frischer Wind von außen tut oftmals gut
Externe Fachleute haben einen kritischen, distanzierten Blick auf das Unternehmen und hinterfragen die aktuelle Unternehmenssituation. Sie sind zeitlich flexibel und genau dann einsetzbar, wenn Ihre Arbeit auch benötigt wird. Daher ist auch bei vorhandenen internen PR- Kapazitäten eine Zusammenarbeit mit externen Kräften bei vorübergehenden Spitzenbelastungen sinnvoll und möglich. Externe PR- Fachleute verfügen zudem häufig über eine große Bandbreite an Erfahrungen, da sie durch ihre unterschiedlichen Kunden ein breites Spektrum an Themen und Instrumenten bearbeiten.
Mit welchen Themen beschäftigen sich die Redaktionen in den nächsten Monaten? Themenpläne geben Auskunft. Die eigene Pressearbeit lässt sich so zielgerichtet und langfristig planen. Wenn auch Sie wissen wollen, wann der beste Zeitpunkt für die Veröffentlichung der nächsten Pressemitteilung ist, sollten Sie den kommenden Beitrag nicht verpassen!
Katrin van Herck