Definition: Korrespondenz – Schriftverkehr im Unternehmen
Die Aufbewahrungspflicht für die Geschäfts- Korrespondenz
Als selbstständiger Unternehmer hat man die Pflicht, geschäftliche Unterlagen über einen gesetzlich festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Relevant für die Festlegung der Fristen und dafür, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen, sind das Handelsrecht und das Steuerrecht. Neben steuerlichen Unterlagen wie Jahresabschlüsse, Buchungsbelege oder Inventarlisten müssen auch empfangene Handels- und Geschäftsbriefe aufbewahrt werden. Laut § 257 IV HGB muss ein Kaufmann (Kaufmann Definition) diese Unterlagen sechs Jahre aufbewahren, Jahresabschlüsse und andere steuerliche relevante Dokumente und Unterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Das Korrespondenz-Prinzip
Das Korrespondenzprinzip soll sicherstellen, dass Einkommen nur einmal steuerlich erfasst wird. Im deutschen Einkommenssteuerrecht wird dieses Prinzip zum Beispiel im Rahmen des Real-Splittings bei Einkommensübertragungen zwischen zwei Personen angewandt. Bei der Besteuerung von Alterseinkünften wird mit dem Korrespondenz-Prinzip geklärt, ob die Beiträge oder die späteren Rentenzahlungen besteuert werden.
Eine Korrespondenz muss zum Zeitpunkt des Eingangs in der Buchhaltung erfasst werden. Dies ist eine gesetzliche Vorgabe.
Die Schwelle für die Aufbewahrung von Korrespondenz ist nicht immer einfach zu setzen: Jedes Dokument könnte später für die Besteuerung und/oder die Steuerkontrolle relevant sein. In der Praxis ist es ratsam, nur solche Dokumente aufzubewahren, die selbsterklärend sind oder deren Bedeutung durch andere Dokumente geklärt werden kann. Außerdem ist es ratsam, die Aufbewahrung der Geschäftskorrespondenz als Chance zur Optimierung der buchhalterischen Abläufe zu nutzen, indem Briefe und deren Anlagen in einer Datei mit Indexblatt zusammengefasst werden.
Das Korrespondenzprinzip bezieht sich auf die Übertragung von Betriebseinnahmen. Es gilt daher auch für alle erwerbswirtschaftlichen Tätigkeiten oder Rechtsträger, die in einem steuerlich relevanten Vorgang übertragen werden. Die Korrespondenzpflicht ist nur relevant, wenn die Zahlung im Namen der Gesellschaft erfolgt. Angenommen, Sie erhalten eine Dividendenausschüttung von einem verbundenen Unternehmen oder eine Gewinnausschüttung nach der Einbringung von einem neuen Rechtsträger. In diesem Fall ist sie als Korrespondenz zu erfassen und entsprechend zu behandeln.
Das Korrespondenzprinzip gilt auch für die Erfassung von Renten und Pensionen als grunderwerbsteuerlich abzugsfähige Aufwendungen. Bei verdeckten Einlagen in eine Gesellschaft muss der Abwicklungsvertrag mit ergänzenden Angaben beim Gesellschaftsregister hinterlegt werden, um die Übertragung der zugehörigen Wertpapiere zu ermöglichen. Denn für die steuerliche Bilanzierung ist es von entscheidender Bedeutung, dass der Kassenbestand einer Gesellschaft nach den gesetzlichen Vorschriften ausgewiesen wird.
Korrespondenz von Privatpersonen, wie z. B. Geschäftspartnern und Verwandten, muss nicht zentral und dauerhaft erfasst werden. Bei Briefen, die an Unternehmen gerichtet sind, ist es ratsam, diese zwischen sechs und zehn Jahren als Korrespondenz aufzubewahren. In Korrespondenzakten können wichtige Termine oder Entscheidungen festgehalten werden, die einer langfristigen Aufbewahrung bedürfen, wie z. B. Verträge mit Kunden oder Lieferanten oder Vorgaben für die Produktgestaltung.
Eine Bürgschaftsurkunde ist ein physisches Dokument, in dem eine an der Leistung des Unternehmens interessierte Person (d. h. ein Gläubiger, Kreditgeber oder Investor) die Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung bestätigt. Daher müssen die Garantieerklärungen mindestens sechs Monate lang aufbewahrt werden. Darüber hinaus ist auch die Korrespondenz über Kapitalanlagen steuerlich aufzuzeichnen, solange sie nicht der Öffentlichkeit zugänglich gemacht oder den beteiligten Gesellschaftern auf andere Weise zur Verfügung gestellt wurden. Dies gilt für Aktienoptionen, insbesondere wenn Aktien zwischen zwei Personen mit einem bestehenden Optionsvertrag übertragen werden.
Gleiches gilt für Wertpapiere einer Aktiengesellschaft, die aufgelöst wird, um die Übertragung auf andere Beteiligte bei Beendigung der Liquidation der Gesellschaft durchzuführen.
Fazit
Die Dokumentation der Korrespondenz spricht für sich selbst. Es ist unerlässlich, diese Unterlagen und Akten lange aufzubewahren, nicht nur für steuerliche Kontrollzwecke, sondern auch, um auf Behauptungen über die Tätigkeit des Unternehmens oder bestimmter Mitarbeiter durch ihren ehemaligen Arbeitgeber reagieren zu können.
Sicherlich auch interessant:
- Definition: Wirtschaft
- Definition: Steuer
- Definition: Recht
Guide'sWenn Räume im Sommer zu warm werden, Waren definierte Lagerbedingungen brauchen oder Technik zuverlässig laufen muss, rückt eine neue Kühl- oder Klimaanlage auf die Investitionsliste. Vor der Geräteauswahl steht jedoch eine andere Aufgabe: Unternehmen müssen beschreiben, welche Bereiche unter welchen Bedingungen gekühlt werden sollen. Erst daraus lassen sich Anforderungen an Leistung, Regelung und späteren Betrieb ableiten. Erst den betrieblichen Bedarf beschreiben Ein Anforderungsprofil hält fest, welches Ergebnis die Anlage im jeweiligen Bereich erreichen soll. Dazu gehören gewünschte Temperatur- und Feuchtebereiche ebenso wie die Frage, wie stark die Bedingungen schwanken dürfen. In einem Büro kann es vor allem um angenehme Arbeitsbedingungen während der Nutzungszeit gehen. Bei empfindlichem Lagergut oder einem technischen Prozess können engere Vorgaben entscheidend sein. Solche Unterschiede sollten vor der Dimensionierung sichtbar werden, statt später durch nachträgliche Einstellungen ausgeglichen werden zu müssen.
BusinessEin Handelsregisterauszug für eine Auslandsniederlassung, ein Zeugnis für eine neue Fachkraft oder eine Vollmacht für einen Geschäftspartner: Sobald Dokumente Grenzen überschreiten, reicht die sprachliche Verständlichkeit allein nicht immer aus. Die empfangende Stelle kann eine beglaubigte Übersetzung verlangen; bei öffentlichen Urkunden kommen mitunter weitere Formalitäten hinzu. Unternehmen sparen Nacharbeit, wenn sie vor der Übersetzung klären, welche Unterlagen in welcher Form tatsächlich einzureichen sind. Wann eine beglaubigte Übersetzung im Geschäftsalltag relevant wird Für die interne Prüfung eines Vertrags oder die Abstimmung mit einem ausländischen Partner genügt häufig eine fachlich sorgfältige, aber nicht beglaubigte Übersetzung. Anders kann es aussehen, wenn ein Dokument bei einer Behörde, einem Gericht oder einer anderen Institution vorgelegt werden soll. Bei Gründungen und Niederlassungen betrifft das beispielsweise Registerauszüge oder Gesellschaftsunterlagen. Im Personalbereich können Abschlusszeugnisse und Qualifikationsnachweise relevant werden. Auch Vollmachten und Zertifikate können je nach Verfahren besondere Formanforderungen auslösen.
BusinessEin Firmenfahrzeug wird schnell über den Kaufpreis, die Leasingrate oder die Fahrzeugklasse diskutiert. Im Arbeitsalltag zählen jedoch andere Fragen: Welche Wege fährt es regelmäßig? Was muss hineinpassen? Wie gut lässt sich ein Werkstatttermin mit den betrieblichen Abläufen vereinbaren? Wer solche Anforderungen vor der Suche festhält, kann Fahrzeuge und Angebote gezielter vergleichen. Das gilt für den einzelnen Wagen eines Selbstständigen ebenso wie für mehrere Fahrzeuge eines kleinen Betriebs. Vom Arbeitsalltag zum Anforderungsprofil Am Anfang steht keine Modellliste, sondern ein Blick auf die tatsächlichen Fahrten. Ein Fahrzeug für Kundentermine muss andere Aufgaben erfüllen als eines, das morgens Werkzeug zur Baustelle bringt oder tagsüber zwischen mehreren Standorten pendelt. Hilfreich ist es, typische Arbeitstage zu beschreiben: Wie viele Personen fahren mit? Welche Gegenstände werden transportiert? Gibt es feste Routen oder wechseln Ziele und Einsatzorte häufig? Auch die Frage, ob das Fahrzeug überwiegend kurz unterwegs ist oder regelmäßig längere Strecken zurücklegt, gehört in dieses Profil.