Wenn Unternehmen Dokumentenmanagement-Systeme zur Archivierung nutzen, müssen sie eine Reihe gesetzlicher Vorgaben beachten. Die wichtigsten Regelungen zur elektronischen Archivierung erklärt eine Checkliste des Digitalverbands Bitkom.
Hauptsache die geschäftlichen Daten sind digital gespeichert? Ganz so einfach gestaltet sich die elektronische Archivierung im Alltag nicht. Auch hier gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wie Unveränderbarkeit, Ordnung, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit. Der Gesetzgeber gebe vor, was zu tun sei, beantwortet jedoch nicht die Frage, wie Unternehmen diese Anforderungen erfüllen können, so die Kritik des Digitalverbands.
Die neue „GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme“ des Bitkom erklärt deshalb in fünf Kapiteln, wie Unternehmen bei der elektronischen Aufbewahrung mit Dokumentenmanagement-Systemen die geltenden Vorschriften einhalten. Der erste Teil geht der Frage nach, welche gesetzlichen Anforderungen genau erfüllt sein müssen. Dann wird an Beispielen erläutert, wie diese Bestimmungen in der Unternehmenspraxis umzusetzen sind. Dabei werden auch Besonderheiten und Eigenschaften von Dokumentenmanagement-Systemen berücksichtigt. Die weiteren Kapitel widmen sich den Anforderungen an den IT-Betrieb, das Erfassen und Verarbeiten von Papierdokumenten – dazu zählen das Scanne von Dokumenten wie auch die Archivierung der Ausgangsdokumente, E-Mail und Rechnungen –, Anforderungen seitens der Steuervorschriften bzw. Finanzämter und Verfahrensdokumentation.
Die „GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme“ steht auf der Webseite des Digitalverbands zum kostenlosen Download bereit: www.bitkom.org/Publikationen/2015/Leitfaden/ECM-GoBD-Checkliste/150917_BIT_Checkliste_DIN_A4_2.pdf