Nach einem aktuellen Urteil des Bundesfinanzhofs liegt kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor, wenn der Kläger die unzureichenden Angaben im Fahrtenbuch selbst durch vom Arbeitgeber stammende Listen und Ausdrucke des Terminkalenders ergänzt und vervollständigt (Aktenzeichen VI R 3/12, NV).
Im verhandelten Fall war der Kläger als Versicherungskaufmann nichtselbständig tätig. Zur Ermittlung des geldwerten Vorteil aus der Pkw-Überlassung durch seinen Arbeitgeber wählte er die Fahrtenbuchmethode. Das Fahrtenbuch bestand dabei aus handschriftlich geführten Grundaufzeichnungen: fortlaufende Fahrten nach Datum, Uhrzeit, Kilometerständen und gefahrenen Kilometern.
Als Angabe zu der Reiseroute und dem Ziel war bei beruflich veranlassten Fahrten jeweils nur „Außendienst” vermerkt. Die besuchten Personen, Firmen oder Behörden waren einer vom Arbeitgeber erstellten und durch den Kläger nicht abänderbaren Anlage zu entnehmen – in einem elektronisch geführten Kalender der Kundentermine. Das Finanzamt erkannte das Fahrtenbuch nicht an, das Finanzgericht dagegen schon. Hiergegen legte das Finanzamt Revision ein und hatte Erfolg.
Hierzu führte das Gericht weiter in der Urteilsbegründung aus:
- Es genügt nicht, wenn nur allgemein und pauschal die betreffenden Fahrten im Fahrtenbuch als „Dienstfahrten” bezeichnet werden.
- Die erforderlichen Mindestangaben können auch nicht durch anderweitige nicht im Fahrtenbuch selbst enthaltene Auflistungen (etwa vom Arbeitgeber erstellte Listen und Ausdrucke des Terminkalenders) ersetzt werden.
- Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen.
- Neben Datum und Fahrtzielen ist jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuführen; ebenso die jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder die konkreten Gegenstände der dienstlichen Verrichtung.
Auch im Rahmen einer zusammenfassenden Eintragung bei einer einheitlichen beruflichen Reise sind die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufzuführen, in der sie aufgesucht worden sind.
Quelle: Bundesfinanzhof, Steuer -Fachschule Dr. Endriss