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Elektronische Signatur als Lösung für die Personalabteilung

Die Yousign-Gründer Luc Pallavidino und Antoine Louiset – ihre elektronische Signatur verhilft Personalabteilungen zu Effizienzgewinnen
Die Yousign-Gründer Luc Pallavidino und Antoine Louiset – ihre elektronische Signatur verhilft Personalabteilungen zu Effizienzgewinnen

Die Personalverwaltung ist häufig einer der größten Verwaltungsapparate eines Unternehmens. Bis ein Mitarbeiter eingestellt ist, bedarf es vieler kleiner Schritte, die gegangen werden müssen. Wenn die Einstellung eines neuen Mitarbeiters ansteht, muss der Arbeitsvertrag unterschrieben werden. Am besten geschieht dies in mehrfacher Ausführung, um allen Beteiligten ein Originaldokument mitgeben zu können. Des Weiteren muss der Arbeitnehmer bei einer Krankenkasse angemeldet werden, aller Wahrscheinlichkeit nach eine Verschwiegenheitserklärung unterschreiben und einen Personalfragebogen ausfüllen. Mit anderen Worten also: ziemlich viel Papierkram. Auf der Suche nach effizienteren und sicheren Lösungen entstand das Unternehmen Yousign. Yousign bietet elektronische Unterschriften, um mehrere Arbeitsschritte auf einmal zu erledigen.

Die großen Vorteile der eSignatur durch Yousign

Oft kommt die Sorge auf, dass der digitale Weg zu undurchsichtig und unkontrollierbar sei. Als Argument wird genannt, dass es unsicher sei, wichtige Dokumente digital abzuspeichern und zu verwalten. Die Realität sieht allerdings folgendermaßen aus: Die Dokumente werden bei Yousign hochgeladen und dort sicher verwahrt. Die Dokumente können nach der elektronischen Unterschrift nicht mehr bearbeitet werden, während ein Blatt Papier auch danach noch nach Belieben verändert werden kann. Zugriff hat nur, wer sich für den jeweiligen Verwaltungsprozess authentifiziert hat. Dies ist nur denjenigen vorbehalten, die auch wirklich Zugriff auf ein Dokument haben dürfen. Dabei wird eine Zwei-Faktor-Authentifizierung genutzt, um die Sicherheit noch weiter zu erhöhen. Zu guter Letzt verschwinden die Dokumente nicht in einem Ordner, der leicht vergessen werden kann, sondern werden digital so abgelegt, dass bei Bedarf sogar automatisch an Fristen erinnert werden kann. Damit bietet Yousign neben der elektronischen Unterschrift eine weitere Funktion, die vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen sehr zugutekommt, deren Unterlagen an die Fristen des Steuerrechts gebunden sind. Es wird nicht länger etwas vergessen, Abonnements werden nicht mehr automatisch verlängert, die eigentlich hätten gekündigt werden sollen und Dokumente müssen nicht erst herausgesucht werden, sondern sind sofort zugänglich.

Yousign – die europäische Lösung

Yousign wurde in Frankreich gegründet und hat von Beginn an den Fokus voll und ganz auf die rechtliche Sicherheit im europäischen Raum gesetzt. Die eIDAS-Verordnung ist die europäische Verordnung für die sichere Form elektronischer Unterschriften. Somit ist Yousign nicht bloß für Unternehmen aus Frankreich, sondern aus ganz Europa die beste Lösung, um zukünftig nicht mehr Papierberge zu verschieben und Personalkapazitäten zu verschwenden. Yousign ermöglicht Unternehmen durch effiziente Prozesse, dass sie sich mehr auf die tatsächliche Entwicklung und den Fortschritt des Unternehmens konzentrieren können. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen sollten den größten Fokus darauf legen, sich weiterzuentwickeln, statt wertvolle Ressourcen für die Verwaltung von Dokumenten zu nutzen. Die Lösung dafür heißt elektronische Unterschrift.

Der übliche Ablauf eines Vertragsabschlusses – eSignatur vs. Kugelschreiber

Normalerweise werden erst einige Versionen eines Vertrages erstellt und per Mail ausgetauscht, ehe eine Version als final anerkannt wird. Anschließend wird der Vertrag ausgedruckt, unterschrieben, wieder eingescannt und per Mail versendet oder gar in ausgedruckter Form per Post verschickt. Dieser Weg ist extrem ineffizient und bietet zudem großes Fehlerpotenzial. Yousign hingegen ermöglicht Vertragserstellung und Unterzeichnung in sehr kurzem Zeitfenster inklusive Reminderfunktion und rechtlich einwandfrei anerkannter Unterschrift.

Warum ist Yousign der Spezialist für kleine und mittelständische Unternehmen?

Yousign ist selbst ein Start-up und hat schnell verstanden, worum es bei der Gründung eines Unternehmens geht. Man muss schnell vorankommen, um das Unternehmen auf einem soliden Fundament aufbauen zu können. Fließen zu viele Ressourcen in unnötigen Papierkram, verlangsamt das alle anderen Prozesse, wodurch die Firma insgesamt weniger gut vorankommt. Die moderne, sichere, rechtlich abgesegnete und schnelle Lösung der elektronischen Signatur ist für alle Unternehmen sinnvoll, die effizienter wirtschaften möchten und Prozesse optimieren wollen. Yousign nutzt unter anderem dies als Antrieb, um neue Innovationen in die App einfließen zu lassen.

Bildquellen

  • The founders- Luc & Antoine: Yousign
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