Elektronische Signatur als Lösung für die Personalabteilung
Die Personalverwaltung ist häufig einer der größten Verwaltungsapparate eines Unternehmens. Bis ein Mitarbeiter eingestellt ist, bedarf es vieler kleiner Schritte, die gegangen werden müssen. Wenn die Einstellung eines neuen Mitarbeiters ansteht, muss der Arbeitsvertrag unterschrieben werden. Am besten geschieht dies in mehrfacher Ausführung, um allen Beteiligten ein Originaldokument mitgeben zu können. Des Weiteren muss der Arbeitnehmer bei einer Krankenkasse angemeldet werden, aller Wahrscheinlichkeit nach eine Verschwiegenheitserklärung unterschreiben und einen Personalfragebogen ausfüllen. Mit anderen Worten also: ziemlich viel Papierkram. Auf der Suche nach effizienteren und sicheren Lösungen entstand das Unternehmen Yousign. Yousign bietet elektronische Unterschriften, um mehrere Arbeitsschritte auf einmal zu erledigen.
Die großen Vorteile der eSignatur durch Yousign
Oft kommt die Sorge auf, dass der digitale Weg zu undurchsichtig und unkontrollierbar sei. Als Argument wird genannt, dass es unsicher sei, wichtige Dokumente digital abzuspeichern und zu verwalten. Die Realität sieht allerdings folgendermaßen aus: Die Dokumente werden bei Yousign hochgeladen und dort sicher verwahrt. Die Dokumente können nach der elektronischen Unterschrift nicht mehr bearbeitet werden, während ein Blatt Papier auch danach noch nach Belieben verändert werden kann. Zugriff hat nur, wer sich für den jeweiligen Verwaltungsprozess authentifiziert hat. Dies ist nur denjenigen vorbehalten, die auch wirklich Zugriff auf ein Dokument haben dürfen. Dabei wird eine Zwei-Faktor-Authentifizierung genutzt, um die Sicherheit noch weiter zu erhöhen. Zu guter Letzt verschwinden die Dokumente nicht in einem Ordner, der leicht vergessen werden kann, sondern werden digital so abgelegt, dass bei Bedarf sogar automatisch an Fristen erinnert werden kann. Damit bietet Yousign neben der elektronischen Unterschrift eine weitere Funktion, die vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen sehr zugutekommt, deren Unterlagen an die Fristen des Steuerrechts gebunden sind. Es wird nicht länger etwas vergessen, Abonnements werden nicht mehr automatisch verlängert, die eigentlich hätten gekündigt werden sollen und Dokumente müssen nicht erst herausgesucht werden, sondern sind sofort zugänglich.
Yousign – die europäische Lösung
Yousign wurde in Frankreich gegründet und hat von Beginn an den Fokus voll und ganz auf die rechtliche Sicherheit im europäischen Raum gesetzt. Die eIDAS-Verordnung ist die europäische Verordnung für die sichere Form elektronischer Unterschriften. Somit ist Yousign nicht bloß für Unternehmen aus Frankreich, sondern aus ganz Europa die beste Lösung, um zukünftig nicht mehr Papierberge zu verschieben und Personalkapazitäten zu verschwenden. Yousign ermöglicht Unternehmen durch effiziente Prozesse, dass sie sich mehr auf die tatsächliche Entwicklung und den Fortschritt des Unternehmens konzentrieren können. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen sollten den größten Fokus darauf legen, sich weiterzuentwickeln, statt wertvolle Ressourcen für die Verwaltung von Dokumenten zu nutzen. Die Lösung dafür heißt elektronische Unterschrift.
Der übliche Ablauf eines Vertragsabschlusses – eSignatur vs. Kugelschreiber
Normalerweise werden erst einige Versionen eines Vertrages erstellt und per Mail ausgetauscht, ehe eine Version als final anerkannt wird. Anschließend wird der Vertrag ausgedruckt, unterschrieben, wieder eingescannt und per Mail versendet oder gar in ausgedruckter Form per Post verschickt. Dieser Weg ist extrem ineffizient und bietet zudem großes Fehlerpotenzial. Yousign hingegen ermöglicht Vertragserstellung und Unterzeichnung in sehr kurzem Zeitfenster inklusive Reminderfunktion und rechtlich einwandfrei anerkannter Unterschrift.
Warum ist Yousign der Spezialist für kleine und mittelständische Unternehmen?
Yousign ist selbst ein Start-up und hat schnell verstanden, worum es bei der Gründung eines Unternehmens geht. Man muss schnell vorankommen, um das Unternehmen auf einem soliden Fundament aufbauen zu können. Fließen zu viele Ressourcen in unnötigen Papierkram, verlangsamt das alle anderen Prozesse, wodurch die Firma insgesamt weniger gut vorankommt. Die moderne, sichere, rechtlich abgesegnete und schnelle Lösung der elektronischen Signatur ist für alle Unternehmen sinnvoll, die effizienter wirtschaften möchten und Prozesse optimieren wollen. Yousign nutzt unter anderem dies als Antrieb, um neue Innovationen in die App einfließen zu lassen.
ExpertentalkWohnanlagen und Gewerbeobjekte sind anspruchsvolle Immobilien: Treppenhäuser sollen sauber bleiben, Grünflächen gepflegt aussehen und technische Anlagen zuverlässig laufen. Für Hausverwaltungen und Eigentümer heißt das im Alltag oft, mehrere Dienstleister gleichzeitig zu koordinieren. Wie sich diese Aufgaben sinnvoll bündeln lassen und worauf es bei der Auswahl eines Dienstleisters ankommt, erklärt Nenad Tomic, Inhaber von N.D Service aus Neufahrn bei Freising, im Gespräch. Seine Kernthese: Wer Reinigung, Grünpflege und die Betreuung der Haustechnik aus einer Hand vergibt, reduziert den Abstimmungsaufwand und weiß im Zweifel immer, wer für das Gesamtbild der Immobilie verantwortlich ist. Im Gespräch mit Nenad Tomic von N.D Service N.D Service ist ein Hausmeister- und Reinigungsdienstleister mit Sitz in der Thomastraße 19 in Neufahrn bei Freising, unweit der Kreisstadt Freising und des Flughafens München. Das Unternehmen betreut nach eigenen Angaben Wohnanlagen und gewerbliche Objekte in der Region und bündelt dabei Leistungen, die sonst häufig auf mehrere Firmen verteilt sind: von der Gebäudereinigung über die Treppenhaus- und Fensterreinigung bis hin zur Pflege von Grün- und Außenanlagen und der Betreuung haustechnischer Anlagen. Immobilieneigentümer und Hausverwaltungen, die einen Hausmeisterservice in Freising und Umgebung suchen, finden in dem Betrieb einen Ansprechpartner für die laufende Pflege ihrer Objekte. Im Interview beschreibt Inhaber Nenad Tomic, wie die einzelnen Leistungsbausteine zusammenhängen und was Auftraggeber bei der Vergabe beachten sollten.
ExpertentalkWer heute über eine neue Heizung nachdenkt, kommt an der Wärmepumpe kaum vorbei. Steigende Energiekosten, staatliche Förderprogramme und der Wunsch nach klimafreundlichem Wohnen machen die Technik für Eigentümer von Bestandsgebäuden und Neubauten gleichermaßen interessant. Doch wie läuft der Umstieg von der alten Öl- oder Gasheizung in der Praxis tatsächlich ab und worauf sollten Hausbesitzer achten? Die kurze Antwort: in klar geordneten Schritten von der Gebäudeanalyse über Planung und Förderantrag bis zur Montage, die erfahrungsgemäß nur wenige Tage dauert. Antworten aus dem Handwerksalltag liefert Okan Bal, Inhaber eines Heizungs- und Sanitärbetriebs in Bad Salzuflen, der seit über 15 Jahren Wärmepumpen plant und installiert und bei der Handwerkskammer Ostwestfalen-Lippe zu Bielefeld eingetragen ist. Im Gespräch erklärt er, wie eine Modernisierung Schritt für Schritt gelingt, welche Förderung möglich ist und warum Sanitär und Heizung oft zusammengehören. Wer steht hinter Bal Heizung & Sanitär? business-on.de: Herr Bal, stellen Sie sich und Ihren Betrieb kurz vor. Wer steht hinter Bal Heizung & Sanitär, und welche Leistungen bieten Sie an?
ArbeitslebenDas Malerhandwerk hat sich in den vergangenen Jahren deutlich verändert. War früher vor allem der klassische Anstrich gefragt, reicht das Spektrum heute von der energetischen Fassadensanierung über die Restaurierung historischer Gebäude bis hin zur Werbetechnik. Gleichzeitig steigen die Anforderungen: Eigentümer erwarten langlebige Ergebnisse und öffentliche Auftraggeber strukturierte Abläufe; bei vielen Sanierungen spielen zudem energetische Fragen eine zentrale Rolle. Parallel dazu sucht die Branche händeringend qualifizierte Fachkräfte. Wie sich diese doppelte Herausforderung meistern lässt, zeigt ein Beispiel aus Sachsen: Die SPEKTRUM Malerwerkstätten GmbH, ein Malerbetrieb aus Chemnitz mit Niederlassung in Dresden, verbindet ein breites Leistungsangebot mit konsequenter Nachwuchsarbeit und steht damit beispielhaft für ein Handwerk im Wandel. Ein Malerbetrieb mit breitem Leistungsspektrum Der Betrieb ist für Kunden in Dresden und Umgebung tätig und beschäftigt nach Unternehmensangaben rund 60 qualifizierte Mitarbeitende. Betreut werden Privatkunden ebenso wie Unternehmen und öffentliche Auftraggeber. Sechs Leistungsfelder bilden das Angebot: Maler- und Tapezierarbeiten, Fassadenarbeiten, Bodenbeläge, Fallschutzbeschichtungen, Objektrestaurierung und Werbebeschriftung. Damit deckt das Unternehmen ein Spektrum ab, das deutlich über das Angebot eines klassischen Malerbetriebs hinausgeht. Wer für ein Bauvorhaben einen Maler mit Erfahrung in Dresden sucht, findet hier einen Ansprechpartner für all diese Gewerke von der einzelnen Renovierung bis zur umfassenden Sanierung.