Die Bewirtung von Geschäftsfreunden fördert den Geschäftsabschluss und ist zudem steuerlich abzugsfähig. Der Gesetzgeber stellt jedoch für diese Betriebsausgaben hohe Anforderungen an Belege und Nachweise.
Um die Bewirtung von Geschäftsfreunden steuerlich geltend zu machen, muss der Gastgeber einige Regeln beachten, die der Gesetzgeber aufgestellt hat. So muss das gemeinsame Essen in einem Restaurant oder in den Geschäftsräumen stattfinden, ein Abzug in der Privatwohnung des Unternehmers lehnen die Finanzämter stets ab.
Der Steuerpflichtige muss die betriebliche Veranlassung des Geschäftsessens nachweisen. Hierzu hat er einen vollständigen Beleg vorzulegen. Dieser Beleg muss den Ort und Tag der Bewirtung, die Namen aller Teilnehmer und den genauen Anlass des Essens, eine Einzelaufstellung aller verzehrten Speisen und Getränke sowie die Höhe der Bewirtungskosten enthalten. Bei einer Bewirtung im Restaurant erkennt der Betriebsprüfer nur einen maschinellen Beleg an. Handgeschriebene Quittungen lehnt er dagegen ab.
Will der Steuerpflichtige Vorsteuer aus der Bewirtungsrechnung geltend machen, muss der Bewirtungsbeleg darüber hinaus sämtliche Angaben einer ordnungsgemäßen Rechnung enthalten. Bei einem Gesamtbetrag von über 150 Euro müssen beispielsweise Name und Adresse des Rechnungsempfängers enthalten sein.
Zu den Bewirtungsaufwendungen zählt übrigens auch das Trinkgeld, dass die Servicekraft auf dem Beleg bestätigt oder für das der Gastgeber einen Ersatzbeleg erstellt.
Wenn die Bewirtung betrieblich veranlasst ist und der Beleg sämtliche Angaben enthält, wird die enthaltene Vorsteuer vollständig erstattet. Die Bewirtungsaufwendungen sind beschränkt abzugsfähig und fließen zu 70 Prozent in die Buchhaltung ein.Kaffee, Softdrinks und Kekse, die bei Geschäftsbesprechungen auf dem Tisch stehen, unterliegen nicht diesen strengen Regeln. Das Finanzamt erkennt diese Form der Bewirtung als normale Geste der Höflichkeit an; sie ist zu 100 Prozent Betriebsausgabe.
Das Finanzamt achtet bei der Beurteilung natürlich auf die Angemessenheit der Aufwendungen. Sie sollten in einem vernünftigen Verhältnis zum Betrieb und der gepflegten Geschäftsverbindung stehen. Hierfür gibt es jedoch keine strengen Regeln.
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