„Ein Umzug ist Vertrauenssache" – Was Unternehmer aus fast 30 Jahren Umzugspraxis für ihren nächsten Bürowechsel lernen können

Cornelia Haufe-Zierden führt seit 1996 einen etablierten Umzugsbetrieb in Wuppertal und Umgebung. Im Gespräch erklärt die Geschäftsführerin, warum Büroumzüge heute anders geplant werden müssen als früher, welche Fehler kleine und mittlere Unternehmen immer wieder machen und warum der Faktor Zeit oft unterschätzt wird.

business-on.de: Frau Haufe-Zierden , viele Unternehmer schieben den Büroumzug so lange wie möglich hinaus. Warum eigentlich?

Cornelia Haufe-Zierden: Weil ein Umzug im laufenden Betrieb nach Aufwand aussieht, den niemand haben will. Verträge kündigen, Technik abbauen, Mitarbeiter mitnehmen, Kunden informieren das läuft alles parallel zum Tagesgeschäft. Was viele unterschätzen: Je später Sie planen, desto enger wird es meist auch beim Preis. Wer mehrere Monate Vorlauf hat, kann Termine, Fuhrpark und Personal in Ruhe koordinieren. Wer erst wenige Wochen vorher anruft, muss oft Kompromisse bei Terminen und Ablauf machen.

business-on.de: Sie sind seit 1996 im Geschäft. Was hat sich aus Ihrer Sicht am stärksten verändert?

Cornelia Haufe-Zierden: Die IT-Infrastruktur. Früher war ein Büroumzug vor allem eine Frage von Schreibtischen, Aktenschränken und Rollcontainern. Heute steht und fällt der Umzug mit Servern, Netzwerktechnik und der Frage, wann die Telefonanlage am neuen Standort einsatzbereit ist. Wir arbeiten deshalb bei Büroumzügen in der Regel eng mit dem IT-Dienstleister unserer Kunden zusammen. Als erfahrenes Umzugsunternehmen in Wuppertal haben wir über die Jahre feste Abläufe entwickelt, gerade für Kunden, bei denen ein längerer Ausfall nicht in Frage kommt.

business-on.de: Welche Fehler sehen Sie bei kleinen und mittleren Unternehmen am häufigsten?

Cornelia Haufe-Zierden: Drei Klassiker. Erstens: Der Bestand wird nicht ausgemistet. Firmen ziehen mit Aktenordnern um, die sie am neuen Standort direkt entsorgen. Das kostet unnötig Transportzeit. Zweitens: Die Mitarbeiter werden zu spät eingebunden. Wer erst kurz vorher erfährt, dass er umzieht, packt schlecht und ist frustriert. Drittens: Die Endreinigung des alten Objekts wird vergessen. Der Vermieter besteht in der Regel auf einer Besenreinen Übergabe wenn das im Chaos untergeht, gibt es schnell Ärger mit der Kaution. Die Endreinigung übernehmen wir auf Wunsch mit, damit dieser Punkt nicht liegen bleibt.

business-on.de: Wie viel Vorlauf empfehlen Sie konkret?

Cornelia Haufe-Zierden: Bei einem Büro mit rund 20 bis 50 Arbeitsplätzen aus unserer Erfahrung mindestens drei Monate. Bei größeren Einheiten oder sensiblen Branchen zum Beispiel Kanzleien oder Arztpraxen eher sechs Monate. In dieser Zeit lassen sich Möbelbestand, IT, Aktenlogistik und die Frage der Zwischenlagerung sauber klären. Wir bieten selbst Lagerflächen an, weil es oft eine Übergangsphase gibt, in der das alte Objekt schon geräumt, das neue aber noch nicht bezugsfertig ist.

business-on.de: Stichwort Mitarbeiter: Wie halten Sie die Belastung im Team gering?

Cornelia Haufe-Zierden: Indem klar geregelt wird, was der Umzugsdienstleister übernimmt und was die Mitarbeiter selbst tun. Wir packen auf Wunsch komplett vom Schreibtischinhalt bis zum Bücherregal und bauen am neuen Standort wieder auf. Auch die Möbelmontage übernehmen wir. Wenn Mitarbeiter nur ihre persönlichen Unterlagen in eine Kiste räumen müssen, bleibt der produktive Ausfall überschaubar. Ein gut geplanter Büroumzug findet nach Möglichkeit am Wochenende statt, sodass am Montagmorgen wieder gearbeitet werden kann.

business-on.de: Was ist bei Fernumzügen anders?

Cornelia Haufe-Zierden: Die Logistik. Wir fahren regelmäßig aus Wuppertal und dem regionalen Umfeld in andere Bundesländer. Da geht es um Fahrzeiten, um gesetzlich vorgeschriebene Pausen der Fahrer, um die Frage, ob eine Tour an einem Tag machbar ist oder ob umgeladen werden muss. Für Sie als Kunde bedeutet das: Sie brauchen einen Ansprechpartner, der die gesamte Kette verantwortet, nicht mehrere verschiedene Subunternehmer.

business-on.de: Was zeichnet aus Ihrer Sicht einen guten Umzugspartner aus?

Cornelia Haufe-Zierden: Erreichbarkeit, klare Kommunikation und ein Festpreis, der hält. Nachträgliche Rechnungen, mit denen niemand gerechnet hat, sind aus unserer Erfahrung ein häufiger Grund für Unzufriedenheit. Wir schauen uns jedes Objekt vorher an und erstellen ein verbindliches Angebot und halten uns daran. Und wir setzen auf ein eingespieltes eigenes Team, weil die Qualität sonst schwerer stabil zu halten ist. Als Familienbetrieb ist uns die persönliche Betreuung wichtig vom ersten Anruf bis zur Schlüsselübergabe.

business-on.de: Ein Rat an Unternehmer, die einen Umzug planen?

Cornelia Haufe-Zierden: Fangen Sie früh an, holen Sie mehrere Angebote ein und achten Sie nicht nur auf den Preis, sondern darauf, wer die richtigen Fragen stellt. Ein Anbieter, der beim Ortstermin nur einen pauschalen Kubikmeter-Preis nennt, hat den Auftrag noch nicht wirklich verstanden. Ein Anbieter, der nach IT, Aktenlogistik, Aufzugsgrößen und Anfahrtswegen fragt, ist meist der richtige.