Kündigungsbestätigung durch den Arbeitgeber: Muster richtig nutzen

Eine Kündigungsbestätigung durch den Arbeitgeber ist ein Schreiben, das in der Regel den Erhalt einer Arbeitnehmerkündigung bestätigt und die wichtigsten Eckdaten wie das Beendigungsdatum festhält. Sie hat meist rein informatorischen Charakter, denn einen gesetzlichen Zwang zur Ausstellung gibt es nicht. Trotzdem schafft eine solche Bestätigung der Kündigung Klarheit für beide Seiten. Wer als Personalverantwortlicher, Geschäftsführer oder Arbeitnehmer ein rechtssicheres Muster für eine Kündigungsbestätigung durch den Arbeitgeber sucht, findet weiter unten ein konkretes Musterschreiben mit allen relevanten Pflichtangaben.

Die Kernbotschaften

• Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch auf eine Kündigungsbestätigung durch den Arbeitgeber.
• Eine Bestätigung der Kündigung wirkt rein deklaratorisch und ersetzt weder das Kündigungsschreiben noch einen Aufhebungsvertrag.
• Die Beendigung selbst braucht laut § 623 BGB die Schriftform, die Bestätigung dagegen nicht zwingend.
• Die Beweislast für den Kündigungszugang trägt derjenige, der sich darauf beruft.
• Pflichtangaben im Muster sind das Datum der Kündigung, der letzte Arbeitstag, die Kündigungsfrist und der Resturlaub.

Was eine Kündigungsbestätigung des Arbeitgebers bedeutet

Die Kündigungsbestätigung durch den Arbeitgeber ist die schriftliche Reaktion auf eine eingegangene Arbeitnehmerkündigung. Sie hält fest, dass das Schreiben zugegangen ist, und benennt das Beendigungsdatum sowie weitere Eckdaten. Rechtlich handelt es sich nicht um eine eigene rechtsgestaltende Erklärung, sondern um eine deklaratorische Bestätigung, die lediglich klarstellt, was ohnehin gilt. Maßgeblich für die Wirksamkeit der Kündigung ist ihr Zugang beim Empfänger. Nach § 130 BGB wird eine einseitige, empfangsbedürftige Willenserklärung wirksam, sobald sie dem anderen zugeht. Der Kündigungszugang wird durch die Bestätigung nicht ausgelöst, sondern nur dokumentiert.

Kündigungsbestätigung, Empfangsbestätigung und Aufhebungsvertrag im Vergleich

Drei Dokumente werden im Alltag häufig verwechselt, obwohl sie völlig unterschiedliche Rechtswirkungen entfalten. Der wesentliche Trennstrich verläuft zwischen den beiden rein deklaratorischen Bestätigungen und dem rechtsgestaltenden Aufhebungsvertrag. Bestätigung der Kündigung und Empfangsbestätigung dokumentieren eine bereits ausgesprochene Beendigung, während der Aufhebungsvertrag unmittelbar in den Bestand des Arbeitsverhältnisses eingreift.

Ob im Einzelfall ein Aufhebungsvertrag oder eine Kündigung sinnvoller ist, hängt von der Situation ab. Wer eine Bestätigung als „einvernehmliche Beendigung" formuliert, riskiert, dass daraus fälschlich ein Aufhebungsvertrag konstruiert wird. Das kann Nachteile beim Arbeitslosengeld nach sich ziehen.

Besteht ein Anspruch auf die Bestätigung – und wer trägt die Beweislast?

Einen gesetzlichen Anspruch auf eine Kündigungsbestätigung gibt es nicht. In der Praxis ist sie dennoch üblich, weil sie Missverständnisse über das Beendigungsdatum verhindert und dem Arbeitnehmer einen Nachweis für die Agentur für Arbeit liefert. Wichtiger als die Bestätigung ist die Frage des Kündigungszugangs. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts trägt derjenige die Beweislast, der sich auf den Zugang beruft. Kündigt der Arbeitnehmer, muss also er im Streitfall beweisen, dass sein Schreiben den Arbeitgeber erreicht hat. Genau hier hilft eine schriftliche Bestätigung, denn sie ist ein starkes Indiz für den ordnungsgemäßen Zugang. Bestreitet der Arbeitgeber den Erhalt Ihrer Kündigung, sollte der Arbeitnehmer den Zugang absichern, etwa per Einwurf-Einschreiben, per Einschreiben mit Rückschein oder durch persönliche Übergabe mit einem Boten als Zeugen.

Diese Pflichtangaben gehören in die Kündigungsbestätigung

Eine belastbare Bestätigung enthält mehr als nur den Satz, dass der Erhalt Ihrer Kündigung vermerkt wurde. Damit später keine Unklarheiten über die Abwicklung entstehen, sollten die folgenden sieben Angaben in keinem Schreiben fehlen:

• Datum der Kündigung: das Datum, an dem sie zugegangen ist, denn es ist der Ausgangspunkt für die Fristberechnung.
• Letzter Arbeitstag und Beendigungsdatum: der Tag, an dem das Arbeitsverhältnis rechtlich endet.
• Kündigungsfrist: die konkret geltende Frist aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Gesetz.
• Resturlaub: noch offene Urlaubstage und deren Gewährung oder Abgeltung. Wie sich der Urlaubsanspruch berechnet, ist oft komplexer als gedacht.
• Überstunden: Abbau während der Restlaufzeit oder Auszahlung mit der letzten Gehaltsabrechnung.
• Rückgabe von Firmeneigentum: Laptop, Diensthandy, Schlüssel und Zugangskarten mit Termin.
• Arbeitszeugnis und Arbeitsbescheinigung: Hinweis auf das Zeugnis nach § 109 GewO und die Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III für die Agentur für Arbeit.

Vor allem die letzten beiden Punkte werden gern vergessen. Das Arbeitszeugnis ist ein durchsetzbarer Anspruch, und die Arbeitsbescheinigung braucht der Arbeitnehmer, um überhaupt Arbeitslosengeld beantragen zu können.

Kündigungsbestätigung durch den Arbeitgeber: Muster zum Anpassen

Das folgende Musterschreiben setzt die Pflichtangaben in eine kopierbare Vorlage um. Ort, Datum, Namen und die konkreten Angaben zu Frist und Restansprüchen sind an den Einzelfall anzupassen. Bewusst vermieden wird die Formulierung „einvernehmlich", denn bestätigt wird ausschließlich der Erhalt einer Arbeitnehmerkündigung.

[Absender: Firma, Anschrift] [Ort, Datum] Betreff: Bestätigung Ihrer Kündigung vom [Datum] [Anrede] Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name], hiermit bestätigen wir den Erhalt Ihrer Kündigung, die uns am [Zugangsdatum] zugegangen ist. Ihr Arbeitsverhältnis endet damit fristgerecht zum [Beendigungsdatum]. Der letzte Arbeitstag ist der [letzter Arbeitstag]. Ihr Resturlaub von [Anzahl] Tagen wird bis zum Austritt gewährt. Bestehende Überstunden werden mit der letzten Gehaltsabrechnung ausgeglichen. Wir bitten Sie um die fristgerechte Rückgabe von Firmeneigentum bis zum [Datum]. Ihr qualifiziertes Arbeitszeugnis sowie die Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit erhalten Sie zum Ende des Arbeitsverhältnisses. Mit freundlichen Grüßen [Unterschrift] [Name, Personalabteilung]

Praxisfallen und seriöse Vorlagen erkennen

Der häufigste Fehler ist ein falsch berechneter letzter Arbeitstag. Wird die Kündigungsfrist falsch angesetzt, weicht das genannte Beendigungsdatum vom tatsächlichen Ende ab, und das steht später schwarz auf weiß in der Personalakte. Heikel wird es beim Arbeitslosengeld. Die Formulierung einer „einvernehmlichen" Beendigung kann eine Sperrzeit auslösen. Die Behörde prüft anhand der Formulierung, ob das Arbeitsverhältnis durch Arbeitnehmerkündigung oder durch Mitwirkung des Arbeitnehmers endete. Die Bestätigung sollte deshalb immer klar als Reaktion auf eine Arbeitnehmerkündigung erkennbar sein. Vorsicht ist auch bei generischen Downloads geboten. Viele Vorlagen tragen fremde Firmennamen oder erklären eine schriftliche Bestätigung fälschlich für „verpflichtend". Bei komplexen Fällen bleibt der Gang zum Fachanwalt für Arbeitsrecht die sicherste Wahl.

Häufige Fragen zur Kündigungsbestätigung

Kann die Bestätigung der Kündigung per E-Mail erfolgen?

Ja. Anders als die Beendigung selbst, die nach § 623 BGB der Schriftform bedarf, ist die Bestätigung an keine Form gebunden. Eine E-Mail genügt. Ein Schreiben mit Unterschrift hat als Nachweis aber mehr Gewicht, besonders wenn es als PDF archiviert wird.

Innerhalb welcher Frist sollte sie ausgestellt werden?

Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Üblich und empfehlenswert ist die Ausstellung zeitnah nach dem Erhalt Ihrer Kündigung, damit das Datum der Kündigung sauber dokumentiert ist.

Was tun, wenn der Arbeitgeber die Bestätigung verweigert?

Da kein durchsetzbarer Anspruch besteht, lässt sich die Ausstellung nicht erzwingen. Der Arbeitnehmer sollte in diesem Fall den Zugang seiner Kündigung eigenständig sichern, etwa per Einwurf-Einschreiben, per Einschreiben mit Rückschein oder durch Übergabe mit einem Boten als Zeugen.

Quellen

• § 130 BGB - Wirksamwerden der Willenserklärung gegenüber Abwesenden
• § 109 GewO - Zeugnis
• Fachliche Weisungen Arbeitslosengeld SGB III Anhang 2 § 312 - Arbeitsbescheinigung
• Anspruchsvoraussetzungen - BMAS
• § 312 SGB III - Arbeitsbescheinigung