In dieser Woche werden wir uns ein wenig genauer mit der Priorisierung von Aufgaben beschäftigen. Hier gibt es natürlich unzählige Ansätze und Methoden und – ich kann es nicht oft genug wiederholen – nicht jede Methode funktioniert für jeden Menschen und bei jeder Aufgabenstellung gleichermaßen.
Dafür gibt es einfach zu viele, mögliche Konstellationen und nur der Praxis-Test über einen längeren Zeitraum (zum Beispiel ein Monat), kann zeigen, ob ein System in diesem einen, ganz speziellen Fall erfolgreich eingesetzt werden kann.
Grundsätzlich kann man jedoch sagen, dass die Vergabe von eindeutigen Prioritäten zu einer der größten Herausforderungen im Unternehmeralltag gehört und diejenigen, die bereits ein gutes System erfolgreich in ihren Arbeitsalltag integriert haben, deutlich produktiver und fokussierter arbeiten.
Das System, das ich hier vorstellen möchte, ist die sicherlich nicht ganz unumstrittene Eisenhower-Matrix, auch Eisenhower-Methode oder Eisenhower-Prinzip genannt. Ob es bei der Namensfindung tatsächlich einen Zusammenhang mit dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower gegeben hat, steht in den Sternen. Für die Anwendung der Methode ist es letztlich auch völlig unerheblich.
In der Eisenhower-Matrix wird die Gesamtheit der anstehenden Aufgaben entsprechend Wichtigkeit und Dringlichkeit den vier Quadranten der Matrix zugeordnet. Die Matrix ist dabei nicht anderes, als ein in vier gleiche Segmente unterteiltes Quadrat (es kann auch eine andere Form sein). Die zwei Achsen der Matrix sind „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“. Somit ergeben sich für die zu priorisierenden Aufgaben vier Möglichkeiten der Einordnung:
Kategorie A: wichtig und dringend
Kategorie B: wichtig, aber nicht dringend
Kategorie C: dringend, aber nicht wichtig
Kategorie D: nicht wichtig und nicht dringend
Kritiker des Eisenhower-Prinzips geben zu bedenken, dass wichtige Aufgaben selten dringend und dringende Aufgaben selten wichtig sind. Hinzu kommt das Wunschdenken vieler Zeitmanagement-Experten, dass Aufgaben ja dank gutem Zeitmanagement gar nicht erst dringend werden sollten. Die Praxis hat mir und vielen anderen, mit denen ich über dieses Thema gesprochen habe, jedoch gezeigt, dass dies im Tagesgeschäft oft nicht mehr als ein frommer Wunsch ist und bleibt.
Doch zurück zur Zuordnung der Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip.
Die vier Segmente der Eisenhower-Matrix
Kategorie A (wichtig und dringend)
Ihr sollten die Aufgaben zugeordnet werden, die Sie sofort/heute und (wegen der hohen Wichtigkeit) auch selbst erledigen müssen oder wollen. in diese Kategorie fallen generell auch zeitkritische Dinge, unerwartet auftretende Probleme mit hoher Wichtigkeit, einige Telefonate, einige E-Mails und Meetings. Aber eben nicht alle, sondern nur diejenigen die „wichtig und dringend“ sind.
Ich selbst lege mir in der Regel nicht mehr als zwei Aufgaben der Kategorie A auf einen Tag, aber was letztlich machbar ist und was nicht, hängt auch immer ein wenig von jeweiligen Tätigkeit, deren Zeitbedarf und Intensität ab.
Kategorie B (wichtig, aber nicht dringend)
Sie ist die für das persönliche Vorankommen, aber auch für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten die wohl wichtigste Kategorie. Alle ihr zugeordneten Aufgaben sind ausnahmslos wichtig, aber in keiner Weise dringend, was natürlich nicht bedeutet, dass eine termingebundene Aufgabe, wenn man sie nur lange genug vor sich herschiebt, nicht irgendwann auch dringend werden kann und dann der Kategorie A zugeordnet werden muss.
Typische Aufgaben in der Kategorie B sind Gesundheit und Fitness, Planung und Vorbereitung, Selbstentwicklung oder auch die regelmäßigen Reviews Ihrer Aufgaben, Idee und Projekte. Aufgaben in der Kategorie B sollten von Ihnen persönlich, aber nicht zwingend sofort erledigt werden. Terminieren Sie diese Dinge einfach entsprechend.
Kategorie C (dringend, aber nicht wichtig).
Aufgaben in dieser Kategorie können einem manchmal den ganzen Tag verderben und am Ende des Tages hat man dann meist nicht mehr erreicht, als Schlimmeres zu verhindern, ist aber weder persönlich noch beruflich auch nur einen Schritt weitergekommen. Das sind also die typischen Zeitfresser, die – um Zeit für die Aufgaben der Kategorie A und B zu schaffen – wenn möglich sofort delegiert werden sollten. Also mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.
Typisch für diese Kategorie sind wieder einmal einige Telefonate, einige E-Mails und Meetings, aber eben nicht die, die Sie der Kategorie A zugeordnet hatten und die sie persönlich erledigen mussten. Hinzu kommt die Arbeit anderer mit Anfragen wie „Kannst du mal eben …“ oder „Ich hab das mal eine Frage …“. Nicht, dass Sie darauf generell nicht eingehen sollten, aber viele dieser Dinge sind (für Sie) wirklich nicht wichtig und dringend letztlich nur für denjenigen, der Sie um diesem Gefallen bittet. Pauschal ist das leider nicht zu lösen, aber die Wahrscheinlichkeit, dass Sie hiermit richtig liegen, ist relativ groß. Im Zweifelsfall gilt: Können Sie es delegieren, dann weg damit.
Kategorie D (nicht wichtig und nicht dringend)
Kann das nicht einfach weg? Auf den ersten Blick mag man in der Tat keinen Sinn in dieser Kategorie entdecken, aber es gibt verschiedene Gründe, sie bei der Verteilung der Aufgaben dennoch zu berücksichtigen. Hier hinein gehören in jedem Falle Dinge wie Videos, die nicht unmittelbar mit der aktuellen Aufgabenstellung zu tun haben, Social Media (damit ist nicht der professionelle Einsatz gemeint, sondern eher das Nachsehen, wer heute was zum Frühstück hatte (Instagram, Facebook, etc. ) oder die permanente Unterbrechung durch den im Hintergrund laufenden Twitter.Stream). Möchten Sie neue Apps testen, gehört das in der Regel ebenfalls hier hinein, genauso wie die Reorganisation Ihrer Aufgabenliste in den Tageszeiten hoher Produktivität.
In diese Kategorie können aber auch Ideen fallen, die Sie noch nicht so recht zuordnen können oder Dinge, die hach der Getting Things Done-Methode von David Allen im Folder „Vielleicht/Irgendwann“ landen würden. Somit erfüllt auch diese, auf den ersten Blick doch recht überflüssige Kategorie, durchaus ihren Zweck.
Die Eisenhower-Matrix in der Praxis
Ganz gleich, ob Sie mit einem Taskmanager (Todoist, Things 3, Any.Do oder MeisterTask, etc.), einer Note-Taking App wie OneNote, Evernote oder Google Keep arbeiten oder klassisch das handschriftliche Aufgabenmanagement praktizieren: In jedem dieser Fälle haben Sie die Möglichkeit, Aufgaben mit Flags, Labels, Farben oder anderen Kennzeichen zu kategorisieren. In Bild 3 (Praxisbeispiel) habe ich das einmal beispielhaft in Todoist gemacht, wobei ich mich hier für Flags/Farben zur Priorisierung entschieden habe. Wie Sie die vier Kategorien der Eisenhower-Matrix im Tool Ihrer Wahl kennzeichnen, bleibt Ihrem Geschmack und den technischen Möglichkeiten vorbehalten. Sinnvoll ist es jedoch, alle Aufgaben in der Reihenfolge A, B, C, D in Ihre Aufgabenliste zu übernehmen. Damit stellen Sie sicher, dass wichtige Dinge in jedem Falle und als erstes erledigt werden.
Als ich die Kategorie A beschrieb, erwähnte ich, dass ich mir selbst in der Regel nicht mehr als zwei Aufgaben der Kategorie A auf einen Tag lege. Hinzu kommen maximal 8 weitere Aufgaben der anderen Kategorien. Das hat einen guten Grund, denn als ich vor einigen Jahren anfing, mit digitalen Task-Managern zu arbeiten, wurde ich jeden Morgen in alle Regelmäßigkeit von von einer gar nicht zu bewältigenden Menge an Aufgaben erschlagen. Eine Aufgabenliste zu füllen ist die eine Sache, diese auch wirklich abzuarbeiten eine ganz andere. Nach allgemeiner Erfahrung werden über 40% aller in Task-Managern angelegten Aufgaben tatsächlich nie erledigt oder irgendwann gelöscht.
Deshalb: Finden Sie Ihre persönliche Grenze und arbeiten Sie alles Aufgaben immer von oben nach unten ab. Und zwar auch dann, wenn ein paar unangenehme oder lästige Dinge „ganz oben“ auf Sie warten. Spätestens, wenn Sie diese Dinge erledigt haben, geht Ihnen alles Weitere ganz leicht von der Hand.
Jens Schlüter
