Zeitmanagement – Was Führungskräfte von Rettungskräften lernen können

Fragen Sie sich auch manchmal, wie Sie alle beruflichen Anforderungen erfüllen können? Kollegen, mit denen Sie sich zu den neuesten Projekten austauschen, Mitarbeiter, die Klärungsbedarf bei einem Projekt haben oder eine übervolle To-Do-Liste – die Herausforderung ist es, all diese Ansprüche mit den eigenen Prozessen, Interessen und Bedürfnissen zu vereinbaren.

Techniken zur Priorisierung sind sehr hilfreich, wenn Sie Aufgaben in einem beschränkten Zeitfenster erledigen wollen. Mit Methoden wie Pareto oder dem Eisenhower-Prinzip können Sie Arbeitsaufträge und Tätigkeiten nach ihrer Wichtigkeit ordnen. Das ist zum größten Teil eine unkomplizierte kognitive Aufgabe und beim Betrachten einer Anfrage, einer To-Do-Liste oder einer E-Mail wissen Sie oft intuitiv, wie wichtig die einzelnen Aspekte sind und können sie leicht vergleichen und ordnen.

Priorisierung ist notwendig, aber unzureichend

Ihre Zeit und Aufmerksamkeit sind endlich. Sobald Sie ein gewisses Maß an Verantwortung in Ihrem Berufsleben erreichen, werden Sie nie alle Forderungen erfüllen können. Egal wie lange und hart Sie arbeiten, Ihr Posteingang ist nie aufgeräumt, der Terminkalender nie leer und Ihre To-Do-Liste nie vollständig abgehakt. In der vergeblichen Hoffnung, dass Sie nur härter, länger oder smarter arbeiten müssten, scheuen Sie sich, eine klare Trennlinie zwischen „mach ich“ und „lass ich“ zu ziehen.

So teilen Ärzte und Sanitäter ihre Ressourcen ein

In Krisensituationen trifft eine unerwartet hohe Anzahl an medizinischen Notfällen auf eine begrenzte Anzahl an Ressourcen. Trotz gebundener Kapazitäten soll eine maximale Anzahl an Betroffenen mit so wenig Schaden wie möglich das Ereignis überstehen. Ärzte sind bei der Behandlung Gleichheitsgrundsätzen verpflichtet. In Notsituationen gilt es aber zu verhindern, dass medizinische Kapazitäten bei wenigen schweren Verletzungen gebunden werden und viele Geringverletzte unversorgt bleiben. Medizinische Hilfeleistungen werden deshalb nach medizinisch sachgerechten Kriterien wie Atmung, Durchblutung oder Mobilisierungsgrad des Betroffenen eingeteilt. Dieses Verfahren wird Triage genannt: Welche Betroffenen müssen sofort versorgt werden, welche Personen können zu einem späteren Zeitpunkt medizinisch betreut werden und welche Fälle werden zurückgestellt, weil eine Versorgung zum aktuellen Zeitpunkt nur unter höchster Anstrengung Erfolg versprechen würde?

Perspektive wechseln und rote Linien setzen

Wenn Führungskräfte die eigenen Ressourcen effektiv einsetzen wollen, kommen sie an der Quintessenz des Triage-Modells nicht vorbei: Ignorieren Sie die Anzahl von Elementen, deren Bedeutung unter einer bestimmten Prioritätenschwelle liegt. Konzentrieren sie sich auf Elemente, die am wesentlichsten sind. Verschieben Sie diejenigen, die weniger akut sind auf einen späteren Zeitpunkt.

Der erste Schritt für ein wirksames Prioritätenmanagement liegt in einem Perspektivwechsel. Ein überfüllter Posteingang oder eine nicht abgearbeitete To-Do-Liste sind keine Zeichen persönlichen Versagens. Diese Perspektive motiviert viele von uns, noch härter zu arbeiten, kommt aber der sprichwörtlichen Sisyphusarbeit sehr nahe. Betrachten wir den Sachverhalt von der anderen Seite, ist dieser Erwartungsdruck ein Erfolg. Die Menschen, mit denen Sie zusammenarbeiten, schätzen Ihre Meinung und suchen Ihre Zeit und Aufmerksamkeit.

Der nächste Schritt besteht darin, Ihre persönliche Energie so einzusetzen, dass Aufwand und Ertrag in einem für Sie passenden Verhältnis stehen. Auf operativer Ebene helfen Ihnen dabei die Methoden des Zeitmanagements. Eine langfristige strategische Ausrichtung kann aber nur gelingen, wenn Sie bei der Bewertung von Aufgaben so vorgehen wie Rettungskräfte bei der Triage.

Reiben Sie sich nicht in Detailfragen auf. Legen Sie Kriterien für Aufgaben fest, die Sie bearbeiten werden. Das kann schmerzhaft sein, weil Sie zwangsläufig an sie gerichtete Erwartungen nicht erfüllen werden. Ein Nein zu bestimmten Aufgaben muss aber manchmal sein. An dieser roten Linie müssen sie festhalten.

Ziel ist

• ein Posteingang, in dem die wirklich wichtigen Anfragen beantwortet sind.
• eine To-Do-Liste, auf der die wesentlichsten Aufgaben als erledigt markiert sind.
• ein Kalender, in dem die wertvollen und entscheidenden Meetings terminiert sind.

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